Dir. 1989:46

Organisationskommitté för statliga arkivdepåer

Innehåll

Beslut vid regeringssammanträde 1989-10-05

Mitt förslag

Bakgrund

Uppdraget

Hemställan

Vidare hemställer jag att regeringen beslutar

Beslut

Dir. 1989:46

Beslut vid regeringssammanträde 1989-10-05

Chefen för utbildningsdepartementet, statsrådet Bengt Göransson anför.

Mitt förslag

Jag föreslår att en organisationskommitté tillkallas för att upprätta en

plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.

Bakgrund

Arkivutredningen har i sitt betänkande (SOU 1988:11) Öppenhet och minne,

redovisat beräkningar av de statliga arkivens omfattning fram till år

2000. Enligt utredningen kan handlingar på papper antas öka med omkring

20 000 hyllmeter per år efter genomförd gallring. Därtill kommer

information som lagras på annat medium såsom mikrofilm eller magnetband.

Riksarkivet har i sin anslagsframställning till regeringen för

budgetåret 1989/90 uppskattat de arkivvolymer, som statsförvaltningens

myndigheter för närvarande önskar lämna till riksarkivet och

landsarkiven. Riksarkivet har räknat med att dessa behov av leveranser

uppgår till ungefär 18 000 hyllmeter pappershandlingar som myndigheterna

önskar att riksarkivet skall ta emot och uppskattningsvis 54 000

hyllmeter för landsarkiven. Därtill kommer leveranser av information på

andra lagringsmedier.

Utrymmet i arkivmyndigheternas depåer för att ta emot leveranser är

mycket begränsat. Om de statliga arkivmyndigheterna skall svara för den

långsiktiga förvaringen av den staliga förvaltningens arkiv, är enligt

arkivutredningen en utbyggnad av arkivmyndigheternas förvaringskapacitet

ofrånkomlig. Med en sådan utbyggnad kommer trycket på myndigheternas

egna lokaler att minska i motsvarande grad.

Arkivutredningen har föreslagit, att den utbyggnad av de statliga

arkivdepåerna, som utredningen ansett nödvändig, länkas till en

etablering av nya landsarkiv. Utbyggnaden borde enligt utredningens

mening finansieras genom omprioriteringar inom den samlade statliga

verksamheten.

Utredningen ansåg det vidare lämpligt att -- om de nödvändiga resurserna

kunde överföras till arkivmyndigheterna -- i så fall inrätta nya

landsarkiv i Karlstad och Umeå. Samtidigt borde emellertid

lokaliseringen av landsarkiv bl.a. styras av regionala initiativ som tas

i denna fråga. Enligt utredningen borde sålunda en utbyggnad av de

statliga arkivdepåerna beakta möjligheterna att samverka med bl.a de

kommunala arkiven.

Utredningen har därutöver föreslagit att Stockholms stadsarkiv omvandlas

till ett landsarkiv för Stockholms län och att förhållandet mellan

staten och stadsarkivet i Malmö omregleras.

Arkivutredningen har också behandlat frågan om mikrofilmning av

arkivhandlingar dels som ersättning för bevarande av handlingar på

papper, dels för skyddskopiering av pappershandlingar som är utsatta för

stark förslitning. Utredningen har funnit att mikrofilm är

underutnyttjat inom statsförvaltningen, inte minst när det gäller att

ersätta handlingar på papper. Mikrofilm borde sålunda i väsentligt

större omfattning kunna utnyttjas för att minska arkivens volymtillväxt.

Organisationskommittén för folkbokföringen (Fi 1988:2) har i en

skrivelse till regeringen den 10 maj 1989 föreslagit, att

kyrkobokföringsarkiven överförs från pastorsmyndigheterna till de

statliga arkivmyndigheterna. Det borde i så fall ske i samband med att

huvudmannaskapet för folkbokföringen ändras. Överföringen bör enligt

kommittén ske under en tioårsperiod. Som allmän förutsättning för att

förslaget skall kunna realiseras gäller att landsarkiven under denna tid

förses med de depåer och den personal som behövs.

Uppdraget

Mot bakgrund av de bedömningar om utvecklingen av de offentliga arkiven

som har redovisats av dessa båda utredningar bör en

organisationskommitté nu tillkallas. Den skall utarbeta en plan för

försörjningen av statliga arkivdepåer.

Kommitténs uppgift bör vara att beräkna omfattningen av de nya

arkivdepåer och övriga resurser som krävs för att arkivmyndigheterna

skall kunna ta emot de leveranser som statsförvaltningens myndigheter nu

och under i första hand den närmaste tioårsperioden behöver göra.

Kommittén bör lägga fram förslag om de nya depåernas lokalisering,

organisatoriska ram, nödvändiga tidpunkter för färdigställande samt

beräkna kostnaderna för statsförvaltningen.

Uppdraget bör utföras med följande utgångspunkter:

-- Kommittén bör utgå från de uppskattningar av leveranser och framtida

arkivtillväxt som gjorts av arkivutredningen och riksarkivet. Underlaget

bör dock med biträdande av riksarkivet fördjupas i den mån det behövs

med hänsyn till kommitténs uppgifter. Kommittén bör beakta aktuella

organisatonsförändringar inom statsförvaltningen avseende myndigheter

vars verksamhet skall upphöra. Arkiv från sådana myndigheter skall

enligt 28 paragrafen allmänna arkivstadgan (1961:590) inom tre månader

lämnas till en arkivmyndighet.

Kommittén bör också beakta behovet av depåer och övriga resurser för

kyrkobokföringsarkiven utifrån de beslut regeringen kan komma att fatta

med anledning av det nämnda förslaget från organiationskommittén för

folkbokföringen.

-- Omfattningen av myndigheternas leveranser skall uppskattas utifrån

förutsättningen att myndigheternas egna arkivlokaler skall vara väl

utnyttjade innan leveranser till arkivmyndigheterna kommer ifråga.

Leveranser skall sålunda normalt inte göras för att allmänt frigöra

lokalytor hos myndigheterna, såvitt detta totalt sett inte kan innebära

besparingar för statsförvaltningen.

-- Depåbehoven skall beräknas med avseende på riksarkivets och

landsarkivens olika ansvarsområden som arkivmyndigheter enligt

förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och

landsarkiven. Kommittén får dock föreslå förändringar mellan

riksarkivets och landsarkivens depåansvar, om det är motiverat med

hänsyn till en rationell organisation hos statsförvaltningen och

kommitténs förslag i övrigt.

-- Beräkningarna av depåbehoven bör också utgå från bedömningar av

möjligheterna att minska behoven av arkivlokaler genom systematisk

användning av mikrofilmning som ersättning för handlingar som bevaras på

papper. Kostnaderna för sådan mikrofilmning skall vägas mot de ökade

lokalkostnader som bevarande av pappershandlingar medför.

-- Den byggnadsstandard som nu gäller för statsförvaltningens

arkivdepåer bör utgöra riktmärke också för standarden i fråga om nya

depåer. Både nybyggnader och ianspråktagande av befintliga byggnader bör

kunna komma ifråga. Kommitténs förslag i detta avseende skall utgå från

behovet av att hålla statens lokalkostnader nere liksom behovet av att

ge arkiven en nödvändig trygg och säker förvaring under rimlig

tillgänglighet.

-- Kommittén skall pröva lämpligheten av att utbyggnaden av

landsarkivens depåbehov tillgodoses genom etableringen av nya

landsarkiv. Förslagen om lokaliseringen av nya depåer skall sammanväga

a) behoven hos dem som använder arkiven,

b) möjligheterna att samverka med andra arkivhuvudmän, särskilt primär-

eller landstingskommuner och

c) kostnaderna för etableringar på de orter som aktualiseras för

kommittén.

-- Kommittén bör -- med hänsyn till punkt b -- överläggga med de

intressenter med vilka staten kan samverka i depålösningar.

Förutsättningarna för samfinansiering med andra intressenter bör så

långt möjligt redovisas i kommitténs förslag.

-- Kommittén bör studera behovet av de specialutrustningar och särskilda

lokaler vid arkivdepåerna som behövs för vården och förvaringen av s.k.

nya medier (ADB-band, mikrofilm m.m.) och lämna förslag om sådan

utrustning som behöver finnas i arkivorgansationen.

Kommitténs uppdrag bör redovisas i form av ett förslag till

utbyggnadsplan för arkivdepåer fram till år 2000. Förslagen skall vara

kostnadsberäknade med avseende på såväl investeringar som

driftskostnader och personal.

Kommittén skall i arbetet samråda med riksarkivet och byggnadsstyrelsen

samt de myndigheter och statliga kommittéer som har uppgifter av

betydelse för uppdraget.

Förutom vad som här anförts rörande förslagens finansiering bör

kommittén beakta vad som sägs i direktiven till samtliga kommittéer och

särskilda utredare angående utredningsförslagens inriktning (dir.

1984:5) samt angående beaktande av EG-aspekter (dir. 1988:43).

Kommitténs uppdrag bör redovisas före utgången av oktober månad år 1990.

Hemställan

Med hänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att regeringen

bemyndigar chefen för utbildningsdepartementet att tillkalla en

organisationskommitté -- omfattad av kommittéförordningen (1976:119) --

med högst fem ledamöter med uppdrag att upprätta en plan för

försörjningen av statliga arkivdepåer,

att utse en av ledamöterna att vara ordförande,

att besluta om sakkunniga, experter, sekreterare och annat biträde åt

kommittén.

Vidare hemställer jag att regeringen beslutar

att kostnaderna skall belasta åttonde huvudtitelns uppförda anslag

Utredningar m.m.

Beslut

Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bifaller

hans framställan.

(Utbildningsdepartementet)