Dir. 1992:44

Översyn av internadministrationen i regeringskansliet

Innehåll

Beslut vid regeringssammanträde 1992-04-09

Mitt förslag

Bakgrund

Hemställan

Beslut

Dir. 1992:44

Beslut vid regeringssammanträde 1992-04-09

Chefen för finansdepartementet, statsrådet Wibble, anför.

Mitt förslag

Jag föreslår att en särskild utredare tillkallas med uppdrag att göra en

översyn av internadministrationen i regeringskansliet.

Bakgrund

I kompletteringspropositionen 1991 (prop. 1990/91:150 bil. II:12, FIU37,

rskr.390) konstateras att förändringsarbetet inom den statliga

verksamheten ställer ökade krav på regeringskansliet, vars

internadministration behöver rationaliseras och göras effektivare.

Förändringar bör genomföras som möjliggör ökad efterfrågestyrning och

ökat kostnadsansvar för den egna basservicen i departementen och

ansvarsfördelningen mellan departementen och förvaltningskontoret måste

samtidigt klargöras. Regeringen har sedermera återkommit till frågan i

budgetpropositionen 1992 (prop. 1991/92:100 bil. 8) och därvid

understrukit vikten av att möjligheterna till större efterfrågestyrning

av förvaltningskontorets verksamhet beaktas.

De internadministrativa uppgifterna i regeringskansliet handhas dels av

regeringskansliets förvaltningskontor, dels av de olika departementens

administrativa funktioner.

Regeringen beslutade efter ett omfattande utredningsarbete i juni 1983

att ett förvaltningskontor skulle inrättas med den övergripande

uppgiften att främja effektiviteten inom departementen och kommittéerna,

uppnå en förbättrad administrativ samordning och svara för den

övergripande arbetsgivarfunktionen.

Förvaltningskontorets uppgifter regleras i förordningen (1983:688) med

instruktion för regeringskansliets förvaltningskontor (omtryckt

1988:1147 och senast ändrad 1991:1403).

Förvaltningskontoret är en myndighet som leds av en styrelse bestående

av f.n. högst åtta ledamöter. I alla ärenden av större vikt skall

styrelsen före beslut inhämta yttrande från regeringskansliets

förvaltningsdelegation, som består av företrädare för varje departement

och Statsrådsberedningen. Administrativa föreskrifter för förvaltnings kontorets verksamhet finns i dess arbetsordning.

Departementen har egna administrativa funktioner för att tillgodose

behovet av intern administrativ service inom den egna myndigheten.

Utredningen

En utredare bör tillkallas med uppdrag att göra en översyn av intern administrationen i regeringskansliet.

Under årens lopp har ett flertal projekt genomförts i avsikt att

rationalisera internadministrationen inom regeringskansliet, att minska

dubbelarbete och kostnader och att ta tillvara möjliga samordningsför delar. Stora ansträngningar har också gjorts för att få till stånd och

utöva en samordnad arbetsgivarfunktion. Dock kan konstateras att

ytterligare förändringar måste övervägas för att åstadkomma en rationell

och effektiv internadministration.

Utredningsuppdraget innebär att ett heltäckande förslag till

organisation och arbetsformer för internadministrationen i

regeringskansliet tas fram. Det är därvid av stor vikt att

förutsättningar skapas för ett fungerande samarbete mellan de olika

delarna av regeringskansliet.

Översynsarbetet bör inledas med en kartläggning av ansvarsfördelningen -

såväl den formellt gällande som vedertagen praxis - mellan

förvaltningskontoret och regeringskansliet i övrigt och inom departe menten, när det gäller de administrativa verksamheterna inom regerings kansliet. Fördelningen av kostnadsansvaret är också av stort intresse

liksom behoven av samordning.

Kartläggningen skall således omfatta t.ex. arkiv- och biblioteksfrågor,

informationsverksamhet inkl. pressklippsservice, internutbildning, ADB-

verksamhet, personal-, kommitté-, löne- och ekonomiadministration,

arbetsgivarfrågor och förhandlingsarbete, administration av rese verksamhet, lokalfrågor, inköps-och förrådsverksamhet, lokalvård,

tryckerifunktion, telefontjänster, person- och godstransporter,

post- och budhantering, bevaknings- och säkerhetsfrågor m. fl. verksam heter.

I översynen skall också ingå en kartläggning av efterfrågan på tjänster

från förvaltningskontoret, liksom en redovisning av i vilken

utsträckning och på vilka områden hithörande tjänster köps in från andra

leverantörer.

Mot bakgrund av det genomförda kartläggningsarbetet skall utredaren

belysa effekterna av att lägga en större del av ansvaret på

departementen, att centralisera verksamheten i ökad omfattning till

förvaltningskontoret eller att bibehålla nuvarande ansvarsfördelning i

huvudsak oförändrad.

Av stor vikt är att inledningsvis konstatera vilka verksamheter inom

internadministrationen som inte lämpar sig för efterfrågestyrning,

d.v.s. sådan verksamhet där en central beslutsfunktion är nödvändig

eller i verksamheter där klara stordriftsfördelar finns.

Därefter skall utredaren ta reda på om det finns förutsättningar att

införa ett interndebiteringssystem inom vissa delar av intern administrationen i regeringskansliet. Frågan om departementen och

Statsrådsberedningen fritt skall kunna köpa tjänster utanför regerings kansliet skall också belysas.

Utredaren skall också bedöma om delar av internadministrationen kan

organiseras som samarbete i olika former mellan två eller flera departe ment.

En viktig fråga som utredaren skall ta ställning till är arbetsgivar funktionen inom regeringskansliet. Ansvars-och arbetsfördelningen mellan

förvaltningskontoret och departementen liksom frågan om hur en gemensam

arbetsgivarpolicy i regeringskansliet kan förankras och genomföras är

härvid av särskild betydelse.

Beroende på hur ansvaret för internadministrationen föreslås fördelas,

är det vidare viktigt att definiera förvaltningskontorets och departe mentens roll i det administrativa arbetet och också deras ställning

sinsemellan.

Förvaltningskontorets ledningsorganisation skall ägnas särskilt intresse

i utredningsarbetet. Utredaren skall lägga fram förslag om såväl

styrelsens ställning, sammansättning och mandat som den verkställande

ledningens organisation och roll.

Om översynen visar att förvaltningskontorets verksamhet helt eller

delvis skall efterfrågestyras, skall ett förslag till

interndebiteringssystem redovisas liksom en prissättningsmodell. Det är

i detta sammanhang också viktigt att departementens krav- och

beställarroll klargörs. Även ett förslag till omfördelning av

förvaltningskontorets och departementens förvaltningsanslag skall

presenteras av utredaren.

Förslaget skall innefatta en plan för genomförandet av en eventuell ny

organisation och övergång till nya arbetsformer, varvid särskild

uppmärksamhet skall ägnas åt sättet att förankra förändringarna i hela

regeringskansliet. Konsekvenserna - för förvaltningskontoret liksom för

departementen - i organisations- och personalhänseende liksom de

ekonomiska konsekvenserna skall också redovisas.

Även behovet av ändrade föreskrifter m.m. skall ses över.

Under utredningsarbetet skall utredaren beakta såväl tidigare genomförda

som pågående utredningar av den internadministrativa verksamheten inom

regeringskansliet. Som exempel kan nämnas utredningen om decentraliserad

löneadministration, ADB-utredningen och utredningen om

ekonomiadministrationen inom regeringskansliet. Även det ut redningsförslag som förts fram av en särskild arbetsgrupp inom

regeringskansliets förvaltningsdelegation med utgångspunkt i skriv ningarna i kompletteringspropositionen 1991 bör beaktas.

Utredningen skall redovisas senast den 1 oktober 1992 med målsättning

att eventuella förändringar - efter vederbörliga kontakter med

personalen och dess organisationer - skall kunna genomföras senast den 1

juli 1993.

Hemställan

Med hänvisning till vad jag anfört hemställer jag att regeringen bemyn digar chefen för Finansdepartementet

att tillkalla en särskild utredare - omfattad av kommitteförordningen

(1976:119) - med uppdrag att göra en översyn av internadministrationen i

regeringskansliet,

att besluta om sakkunniga, experter och annat biträde åt utredaren.

Vidare hemställer jag att regeringen beslutar att kostnaderna för

utredningen skall belasta sjunde huvudtitelns anslag Utredningar m.m.

Beslut

Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bifaller

hennes hemställan.

(Finansdepartementet)