Prop. 1989/90:72

Regeringens proposition 1989/90:72

om arkiv m.
m.

Prop. 1989/90:72

Regeringen
förelägger riksdagen vad som har tagits upp i bifogade utdrag ur
regeringsprotokollet den 8 februari 1990 för de åtgärder och de ändamål som
framgår av föredragandenas hemställan.

På
regeringens vägnar Ingvar Carlsson

Bengt Göransson

Propositionens huvudsakliga innehåll

Propositionen
innehåller förslag till en arkivlag som ger grundläggande regler om arkiv hos
såväl statliga som kommunala myndigheter. I den föreslagna lagen regleras bl.
a. vad som ingår i en myndighets arkiv, vården av arkivet och gallring av
arkiv. Frågor om gallring behandlas ingående eftersom effektiv gallring har
stor betydelse för arkivens tillgänglighet och värde.

Även
med den nya arkivlagen skall speciella gallringsregler kunna ges i särskilda
lagar, främst de som reglerar integritetskänsliga register. Vissa förenhetliganden
föreslås emellertid i gallringsbestämmelserna i de lagar som innehåller
särregler på det området. Dessa förslag syftar bl. a. till att göra det möjligt
att bevara vissa urval av arkivmaterial.

Arkivlagen
inrymmer också regler om arkivmyndigheter och deras tillsynsuppgifter när det
gäller myndigheternas arkivvård.

I
propositionen läggs vidare fram förslag om vilka insatser på arkivområdet som
bör prioriteras. I det sammanhanget behandlas bl. a. lokalfrågor samt arkivens
användning och tillgänglighet. Också arkivmyndigheternas uppgifter när det
gäller enskilda arkiv berörs. Arkivsektorn föreslås få ökade resurser för dessa
ändamål.

I
en särskild del läggs fram förslag till ändringar i socialtjänstlagen som hänger
samman med den föreslagna lagregleringen i övrigt av arkivfrågorna.
Ändringarna berör sålunda frågor om bevarande och gallring av handlingar i
socialtjänsten.

Den
föreslagna arkivlagen och de andra lagändringarna toreslås träda i kraft den Ijuli
1991.

Propositionens
lagförslag Pop. i989/90:72

1 Förslag till

Arkivlag

Härigenom
föreskrivs följande.

Lagens
tillämpningsområde

1 §
1 denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa

andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna.

Bestämmelserna
i 3 - 6 och 10 §§ skall tillämpas också på statliga, kommunala och
kyrkokommunala beslutande församlingar.

2 §
Vad som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters ar

kiv skall gälla även för arkiv hos

1.
kyrkokommunala myndigheter,

2.
sådana organ som avses i 1 kap.
8 § andra stycket sekretesslagen (1980:100) till den del arkivet härrör från
den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, och

3.
allmänna försäkringskassor.

Arkivbildningen
och dess syften

3
§ En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens
verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 §
tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för
arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för
flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda
arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som
svarar för huvuddelen av upptagningen.

Myndigheternas
arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Myndigheternas
arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

1.
rätten att ta del av allmänna
handlingar,

2.
behovet av information för
rättskipningen och förvaltningen, och

3.
forskningens behov.

Arkivvården

4
§ Varje myndighet skall svara
för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 § har
övertagit detta ansvar.

5
§ Som grund för arkivvården
skall myndigheterna

1.
vid registreringen av allmänna
handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig
arkivvård, och

2.
vid framställningen av
handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till
behovet av arkivbeständighet.

6 § 1 arkivvården ingår
att myndigheten skall Prop. 1989/90:72

1.
organisera arkivet på ett
sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas,

2.
upprätta dels en
arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas
i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk
arkivförteckning,

3.
skydda arkivet mot förstörelse,
skada, tillgrepp och obehörig åtkomst,

4.
avgränsa arkivet genom att
fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och

5.
verkställa föreskriven gallring
i arkivet.

Arkivmyndigheterna
och deras uppgifter

7 §
För tillsynen av att myndigheterna fullgör sina skyldigheter

enligt 3 - 6 §§ skall det finnas arkivmyndigheter såväl inom den

statliga som den kommunala förvaltningen.

Arkivmyndigheterna
skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter
inom regeringens kansli eller utrikesrepresentationen.

8 §
Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall fin

nas för tillsynen över de statliga myndigheterna. Tillsynen över att

sådana organ som avses i 2 § fullgör sina skyldigheter enligt 3 -

6 §§ ankommer på de statliga arkivmyndigheterna.

Kommunstyrelsen
är arkivmyndighet i kommunen och förvaltningsutskottet i landstingskommunen,
om inte kommunfullmäktige eller landstinget har utsett någon annan nämnd eller
styrelse till arkivmyndighet.

9 §
En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en

myndighet som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både

efter överenskommelse och på grund av ett ensidigt beslut från

arkivmyndigheten.

En
arkivmyndighet övertar också arkivmaterial i sådana tall som beskrivs i 11 och
14 §§.

När
en arkivmyndighet har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår
hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten.

Gallring

10
§ Allmänna handlingar får gallras.

Vid
gallring-skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och
att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges
i 3 § tredje stycket.

Om
det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i
annan lag eller i förordning gäller dessa bestämmelser, dock med undantag för
bestämmelserna i 12 § datalagen (1973:289).

Särskilt om statliga arkiv Prop. 1989/90:72

11
§ Om en statlig myndighet har
upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig
myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre
månader, såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer
föreskriver något annat.

12
§ Utöver vad som följer av
bestämmelserna i 9, 10 och 11 §§ får en statlig myndighet avhända sig allmänna
handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med
stöd av

1.
lag eller föreskrift som
meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer, eller

2.
särskilt beslut av regeringen.

Första
stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.

13 §
Statliga arkivmyndigheter får ta emot arkivmaterial också

från enskilda.

Särskilt
om kommunala arkiv

14
§ Om en kommunal myndighet har
upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal
myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre
månader, såvida inte kommunfullmäktige eller landstinget har beslutat något
annat.

15
§ Utöver vad som följer av
bestämmelserna i 9, 10 och 14 §§ får en kommunal myndighet avhända sig allmänna
handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med
stöd av

1.
lag, eller

2.
särskilt beslut av
kommunfullmäktige eller landstinget. Första stycket gäller inte handlingar som
en myndighet har fått

som
lån.

16 §
Kommunfullmäktige eller landstinget får meddela föreskrif

ter om arkivvärden inom kommunen, i den utsträckning något an

nat inte är särskilt föreskrivet.

1.
Denna lag träder i kraft den 1
juli 1991.

2.
Arkivbeskrivningar skall vara
upprättade senast vid utgången av år 1995.

För
kommunala myndigheter gäller vidare att arkivförteckningar skall vara
upprättade senast vid utgången av år 1995. Detsamma gäller statliga myndigheter
som har medgivits undantag från skyldigheten enligt äldre bestämmelser att
upprätta arkivförteckning.

3, Om det föreligger
särskilda skäl får regeringen medge längre Prop. 1989/90:72

anstånd med upprättande av arkivbeskrivning och arkivförteck

ning än som anges i 2 och 3 ovan, dock längst till utgången av år

2000.

4. Säkerhetspolisen
skall tills vidare inte slå under tillsyn av nå

gon arkivmyndighet.

2
Förslag till Prop. 1989/90:72

Lag om skydd för beteckningen svenskt arkiv

Härigenom
föreskrivs följande.

1 §
Skrivmateriel och förvaringsmedel får märkas med beteck

ningen svenskt arkiv endast om de är godkända för sådan märk

ning.

Föreskrifter
om vad som krävs för godkännande och om vem som får meddela godkännande
meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer.

2 §
Den som märker skrivmateriel eller förvaringsmedel med

orden svenskt arkiv antingen ensamma, i sammansättning eller i

förkortning trots att materielen eller förvaringsmedlen inte är god

kända skall dömas till böter, om inte gärningen är belagd med

straff i brottsbalken.

Detta
gäller också för den som saluför skrivmateriel eller förvaringsmedel trots att
han har kännedom om att märkningen inte är riktig.

3 §
Ett varuparti som varit föremål för brott enligt denna lag

eller värdet av ett sådant parti skall förklaras förverkat, om det

inte är uppenbart oskäligt.

Denna
lag träder i kraft den 1 juli 1991.

Genom
lagen upphävs 16 och 17 §§ kungörelsen (1964:504) om användning av
skrivmateriel i statlig verksamhet.

3 Förslag till Prop. 1989/90:72

Lag om ändring i lagen (1962:381) om allmän försäkring

Härigenom
föreskrivs att 18 kap. 5 § lagen (1962:381) om allmän försäkring' skall ha
följande lydelse.

Nuvarande
lydelse Föreslagen lydelse

18
kap. 5§

Allmän
försäkringskassa må ej utan stöd av särskilt lagstadgande bedriva annan
verksamhet än som angives i denna lag eller i bestämmelser, som utfärdats med
stöd av densamma.

1
den mån regeringen så förordnar, är allmän försäkringskassa pliktig att biträda
vid handhavandet av annan verksamhet.

Myndighet,
som handhar arbetslöshetsförsäkring, eller lokalt organ som i 1 kap. 2 § sägs
må ej av allmän försäkringskassa förvägras begärt biträde.

/
den mån regeringen så föreskriver gäller bestämmelserna om arkiv hos statlig
myndighet även arkiv hos allmänna försäkringskassor.

Denna
lag träder i kraft den 1 juli 1991.

' Lagen omtryckt 1482: 120.

4 Förslag till Prop. 1989/90:72

Lag om ändring i patientjournallagen (1985:562)

Härigenom
föreskrivs att 8 § patientjournallagen (1985:562) skall ha följande
lydelse.

Nuvarande
lydelse Föreslagen lydelse

8§
En journalhandling skall bevaras minst tre år efter det den sista uppgiften
fördes in i handlingen. Regeringen eller den myndighet som regeringen
bestämmer får föreskriva att vissa slags journalhandlingar skall
bevaras minst tio år.

Om
arkivvård av patient- För journalhandlingar som

journaler
i det allmännas verk- utgör allmän handling gäller,

samhet finns det särskilda be- med de undanlag som följer av

stämmelser. första stycket, arkivlagen

(1990:000) samt de bestämmelser som meddelas med stöd av arkivlagen.

Denna
lag träder i kraft den I juli 1991.

10

5 Förslag till Prop. 1989/90:72

Lag om ändring i utsökningsregisteriagen (1986:617)

Härigenom
föreskrivs att 11 § utsökningsregisteriagen (1986:617) skall ha
följande lydelse.

Nuvarande
lydelse Föreslagen lydelse

11
§ Uppgift om indrivningsuppdrag som avser böter får bevaras i utsökningsregistret
till utgången av det år då full betalning skedde. Andra uppgifter som avses i 6
§ 1-11 får bevaras under högst tre år. Denna tid räknas för uppgifter om
betalningssäkring, kvarstad, näringsförbud och förordnande av god man från
utgången av det år då åtgärden förföll eller förlorade sin verkan samt för
uppgifter om konkurs och ackord från utgången av det år då förfarandet
avslutades. För övriga uppgifter räknas tiden från utgången av det år under
vilket målet avslutades. Uppgifter enligt 4 och 5 §§ skall bevaras så länge
annan uppgift om personen förekommer i registret.

Uppgift
som inte längre får Uppgift som inte längre får

bevaras
skall gallras ur registret bevaras med stöd av beslänimel-

senast tre månader efter
beva- .serna i första stycket skall gall-

ringstidens
utgång. ras, om inte regeringen eller den

Regeringen
får föreskriva atl myndighet som regeringen be-

vi.ssa
av de uppgifter som avses i stämmer föreskriver något an-

6 § 1-11 får bevaras under högst nai.

fem år, om särskilda skäl före

ligger.

Denna
lag träder i kraft den 1 juli 1991.

11

6 Förslag till Prop. 1989/90:72

Lag om ändring i kommunallagen (1977:179)

Härigenom
föreskrivs att 2 kap. 27 § samt 3 kap. 1 och 10 §§ kommunallagen (1977: 179)
skall ha följande lydelse.

Nuvarande
lydelse Föreslagen lydelse

2 kap.

27
§

Fullmäktiges
protokoll och de I arkivlagen (1990:000) finns övriga handlingar som hör
tdl bestämmelser om fullmäktiges fullmäktiges arkiv skall vårdas
arkiv, och förtecknas. Föreskrifter härom och om arkivvården i
övrigt i kommunen eller landstingskommunen meddelas av fullmäktige, i
den mån ej annat är särskilt föreskrivet.

3 kap.

\V

Styrelsen
skall leda förvaltningen av kommunens eller landstingskommunens angelägenheter
och ha inseende över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen skall uppmärksamt
följa de frågor som kan inverka pä kommunens eller landstingskommunens utveckling
och ekonomiska ställning samt hos fullmäktige och övriga nämnder liksom hos
andra myndigheter göra de framställningar som styrelsen finner påkallade.

Det
åligger vidare styrelsen

1.
att bereda eller yttra sig i
ärenden som skall handläggas av fullmäktige,

2.
att handha den ekonomiska
förvaltningen och därvid själv förvalta kommunens eller landstingskommunens
egendom i den mån sådan egendomsförvaltning ej har uppdragits åt annan nämnd,

3.
att handha medelsförvaltningen
i den mån fullmäktige ej har medgivit annan nämnd att helt eller delvis handha
sin medelsförvaltning,

4.
att verkställa fullmäktiges
beslut i den mån verkställigheten ej har uppdragits åt annan,

5.
att själv eller genom ombud
föra kommunens eller landstingskommunens talan i alla mål och ärenden i den
mån detta ej på grund av lag eller annan författning eller fullmäktiges beslut
ankommer på annan,

6. att handha kommunens eller landstingskommunens
informationverksamhet i den mån fullmäktige ej har uppdragit denna åt annan
nämnd.

Senaste lydelse WHl: 165.

12

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse Prop. 1989/90:72

7.
att verka för sådana för- 7. att verka för sådana för-

enklingar
i verksamheten som enklingar i verksamheten som

kan underlätta enskildas kon- kan underlätta enskildas kon

takter med kommunen eller takter med kommunen eller

landstingskommunen, landstingskommunen, sann

S. att vårda och förteckna kommunens eller landsiingskom-niuncns arkiv
i den mån dessa för sådant ändamål har överlämnats tdl styrelsen samt

9.
att i övrigt fullgöra de 8. att i övrigt fullgöra de

uppdrag
som fullmäktige har uppdrag som fullmäktige har

överlämnat till styrelsen. överlämnat till styrelsen.

Styrelsen
skall handlägga de ärenden som enligt särskilda författningar ankommer på
styrelsen.

Styrelsen
får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder och från
beredningar och tjänstemän i kommunen eller landstingskommunen, när det behövs
för att styrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter.

10
§

När
styrelsen väljer avdelning som avses i 12 § eller organ bestående av ledamöter
eller suppleanter i styrelsen för beredning av ärende som styrelsen skall
handlägga tillämpas bestämmelserna iJ<ap. 23 § om proportionellt val på
motsvarande sätt.

I
fråga om förfarandet vid fattande av beslut, förande av protokoll, protokolls
innehåll, justering av protokoll, tillkännagivande om justering och reservation
tillämpas bestämmelserna i 2 kap. 22, 25 och 26 §§ om fullmäktige på
motsvarande sätt för styrelsen. Protokollet får dock justeras av ordföranden
och endast en ytterligare ledamot. Tillkännagivande om justering behöver ej
införas i tidning.

Styrelsens
protokoll och de I arkivlagen (1990:000) finns övriga handlingar
som hör tdl besiämnietser om styrelsens ar-styrelsens arkiv skall vårdas
och kiv. förtecknas enligi de föreskrifter som avses i 2 kap. 27 §.

Denna
lag träder i kraft den 1 juli 1991.

13

7 Förslag till Prop. 1989/90:72

Lag om ändring i församlingslagen (1988: 180)

Härigenom
föreskrivs i fråga om församlingslagen (1988: 180) dels att 2 kap. 27 §, 5 kap.
3 §, 6 kap. 23 §, 7 kap. 21 §, 8 kap.

2
§ och 9 kap. 7 § samt rubriken närmast före 7 kap. 21 § skall ha

följande
lydelse, dels att det i lagen skall införas närmast före 2 kap. 27 § en ny

rubrik
av följande lydelse.

Nuvarande
lydelse Föreslagen lydelse

2
kap.

Arkiv 21 §

Protokoll
och andra arkiv- I arkivlagen (1990:000) finns

handlingar skall
förvaras i kyr- bestämmelser om kyrkofullniäk-

koarkiv. Om kyrkoarkiv finns liges arkiv,

särskilda bestämmelser.

5 kap.

3§
Beträffande kyrkofullmäktige i kyrklig samfällighet tillämpas bestämmelserna i
2 kap. 4-30 §§ om kyrkofullmäktige i församling. Därvid skall följande gälla.

1.
Bestämmelserna om kyrkoråd
skall avse samfallighetens kyrkoråd.

2.
Bestämmelserna i 2 kap. 5 §
andra stycket om kyrkoherde skall avse den kyrkoherde som är ledamot och hans
ersättare i samfallighetens kyrkoråd.

3.
Kungörelser och
tillkännagivanden skall anslås på samfallighetens anslagstavla.

4.
När sammanträde med fullmäktige
skall hållas första gången, utfärdas kungörelse om sammanträdet av den
ordförande som anges i 4 kap. 6 § 3.

5.
Om samtliga suppleanter för en
ledamot i fullmäktige är förhindrade att inställa sig till etl sammaniräde
eller all vidare delta i ett sammanträde inträder i ledamotens ställe den
suppleant som enligt den för suppleanterna bestämda ordningen står i tur att
tjänstgöra för den ledamot som har fått den första platsen för partiet i
församlingen eller i en sådan grupp av församlingar som avses i 4 § lagen
(1972:704) om kyrkofullmäktigval, m.m. Om en sådan suppleant inte kan
tjänstgöra, inträder den suppleant som står i tur att tjänstgöra för den
ledamot som har fått den andra platsen för partiet och så vidare efter sainma
grund. Om ett partis samtliga suppleanter är förhindrade att i en ledamots
ställe inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i sammanträdet,
inträder suppleant som har utsetts för partiet i en annan församling eller
grupp av församlingar efter den grund som nyss har sagts. Därvid har den
suppleant företräde som har utsetts i den församling eller grupp av
församlingar där partiets röstetal är högst.

14

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse Prop. 1989/90: 72

6.
Rätt för ordföranden i en
församlings kyrkoråd att delta i fullmäktiges överläggningar men inte i
besluten föreligger bara vid handläggning av ärenden som angår församlingen
särskilt. Om samfalligheten omfattar församlingar i flera pastorat, tillkommer
rätten för kyrkoherde att delta i överläggningarna bara den kyrkoherde som
domkapitlet utser.

7.
Fullmäktige får förvara
protokoll och andra arkivhandlingar på annat säu än i kyrkoarkiv, om
regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer beslutar det.

6
kap. 23 § Beträffande stiftsfullmäktige tillämpas bestämmelserna i 2 kap. 6 och
8-30 §§ om kyrkofullmäktige i församling. Därvid skall följande gälla.

1.
Bestämmelserna om kyrkoråd
skall avse stiftsstyrelsen.

2.
Kungörelser och
tillkännagivanden skall anslås på stiftssamfällighetens anslagstavla.

3.
Om suppleanten för en ledamot i
fullmäktige är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att
vidare delta i ett sammanträde, inträder i ledamotens ställe den suppleant som
enligt den för suppleanterna bestämda ordningen står i tur att tjänstgöra för
den ledamot som har fått den första platsen för partiet i valkretsen. Om en
sådan suppleant inte kan tjänstgöra inträder den suppleant som står i tur att
tjänstgöra för den ledamot som har fått den andra platsen för partiet och så
vidare efter samma grund. Om ett partis samtliga suppleanter är förhindrade att
i en ledamots ställe inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta
i sammanträdet, inträder suppleant som har utsetts för partiet i en annan
valkrets efter den grund som nyss har sagts. Därvid har den suppleant företräde
som har utsetts i den valkrets dcär partiets röstetal är högst.

4.
Rätt att delta i fullmäktiges
överläggningar men inte i besluten har de personer som anges i 12 § andra
stycket, ledamöter i stiftsstyrelsen samt ordförande i nämnd eller beredning
vid handläggning av ärenden som har beretts av nämnden eller beredningen och
vid besvarande av interpellation eller fråga som har framställts till
ordföranden i nämnden eller beredningen, revisor hos stiftssamfälligheten vid
behandling av revisionsberättelsen för den verksamhet som hans uppdrag avser
samt ordförande i församlings eller kyrklig samfällighets kyrkoråd i ärenden
som rör församlingen eller den kyrkliga samfalligheten särskilt.
Stiftsfullmäktige får därtill kalla tjänstemän hos stiftssamfälligheten eller
särskilda sakkunniga för att meddela upplysningar vid ett sammanträde.

15

Nuvarande
lydelse Föreslagen lydelse Prop.
1989/90:72

5. Det
år då val i hela riket av kyrkofullmäktige har ägt rum

förrättas val till de befattningar inom samfalligheten som blir ledi

ga vid årets slut av de nyvalda stiftsfullmäktige vid sammanträde

snarast efter valperiodens början. Dessa förrättar även andra val

som ankommer på stiftsfullmäktige och avser tid efter utgången av

det nämnda året.

6. Fullmäktige
får förvara

protokoll och andra arkivhand

lingar på annat sätt än i kyrko

arkiv, om regeringen eller den

myndighet som regeringen be

stämmer beslutar det.

1
kap.

Förvaring av arkivhandlingar Arkiv

21
§

Kyrkorådets
och övriga nämn- I arkivlagen (1990:000) finns

ders protokoll och andra arkiv- bestämmelser om kyrkorådets
handlingar skall förvaras i kyr- och övriga nämnders arkiv, koarkiv. Om
kyrkoarkiv finns särskilda bestämmelser.

8
kap.

2§
Beträffande kyrkliga samfälligheters kyrkoråd och övriga nämnder tillämpas
bestämmelserna i 7 kap. 3, 4, 6-15 och 17-21 §§ samt 22 § första stycket om
kyrkoråd m. m. i församling. Därvid skall följande gälla.

1.
Bestämmelserna om församling
och kyrkofullmäktige skall avse samfalligheten och dess fullmäktige eller församlingsdelegerade.

2.
Om samfalligheten utgörs av
församlingar som tillhör flera pastorat, förordnar domkapitlet en av
kyrkoherdarna att vara ledamot i samfallighetens kyrkoråd och en annan att
vara dennes suppleant. Förordnandena skall avse tiden för de valda ledamöternas
tjänstgöringsperiod.

3.
Vid val av kyrkoråd i samfalligheten
bör om möjligt varje församling bli företrädd i rådet genom minst en ledamot eller
suppleant.

4.
Kungörelser och
tillkännagivanden skall anslås på samfallighetens anslagstavla.

5.
Samfallighetens kyrkoråd skall
underrätta församlingarna om frågor av större ekonomisk betydelse. Rådet får
infordra yttranden och upplysningar från församlingarnas kyrkoråd, när det
behövs för att rådet skall kunna fullgöra sina uppgifter.

6. Samfallighetens
kyrkoråd får, om inte samfallighetens full

mäktige eller församlingsdelegerade beslutar något annat, uppdra

åt kyrkorådet eller någon annan nämnd i en församling eller åt ett

för församlingarna i ett pastorat gemensamt kyrkoråd att verkstäl

la beslut av samfallighetens fullmäktige eller församlingsdelegera

de eller att förvalta anslag som enligt fastställd budget eller särskilt .,

beslut blivit anvisat åt församlingen.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse Prop. 1989/90:72

7. Samfallighetens
fullmäktige eller församlingsdelegerade får ge

samfallighetens kyrkoråd en annan, benämning än kyrkoråd.

8. Protokoll
och andra ar

kivhandlingar får förvaras på

annat sätt än i kyrkoarkiv, om

regeringen eller den myndighet

som regeringen bestämmer

beslutar det.

9
kap.

7§'

Beträffande
stiftsstyrelsen och andra nämnder än egendomsnämnden tillämpas bestämmelserna
i 7 kap. 8 §, 9 § andra och tredje styckena, 11-15 och 17-21 §§ samt 22 §
första stycket om kyrkoråd m. m. i församling.

Därvid
skall följande gälla.

1.
Bestämmelserna om församling,
kyrkofullmäktige och kyrkoråd skall avse stiftssamfälligheten,
stiftsfullmäktige och stiftsstyrelsen.

2.
Kungörelser och
tillkännagivanden skall anslås på stiftssamfällighetens anslagstavla.

3.
Stiftsstyrelsen skall underrätta
församlingarna om frågor av större ekonomisk betydelse. Stiftsstyrelsen får
begära upplysningar från församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas
kyrkoråd, när det behövs för att stiftsstyrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter.

4.
Stiftsstyrelsen får, om inte
stiftsfullmäktige beslutar något annat, uppdra åt kyrkorådet eller annan nämnd
i en församling eller kyrklig samfällighet att verkställa beslut av
stiftsfullmäktige eller att förvalta anslag som enligt fastställd budget eller
särskilt beslut blivit anvisat åt församlingen eller den kyrkliga samfalligheten.

5.
Bestämmelserna om närvaro- och
yttranderätt för kyrkoherden eller hans ersättare skall också avse biskopen
och vice ordföranden i stiftsstyrelsen. 1 stiftsstyrelsen och andra nämnder i
Uppsala stift gäller detsamma också för den biträdande biskopen.

6.
Protokoll och andra
arkivhandlingar får förvaras på annat sätt än i kyrkoarkiv, om regeringen
eller den myndighet som regeringen bestämmer beslutar det.

Denna
lag träder i kraft den 1 juli 1991.

Senaste lydelse lWi):W5. 2 Riksdagen 1989/90. I .saml.
Nr 72

8 Förslag till

Lag om ändring i socialtjänstlagen (1980:620)

Härigenom
föreskrivs att 60 och 62 §§ socialtjänstlagen (1980:620)' samt punkt 3 i
övergångsbestämmelserna till lagen skall ha följande lydelse.

Prop.
1989/90:72

Nuvarande lydelse

Föreslagen lydelse

Anteckningar och andra
uppgifter i en personakt som tillhör socialnämndens personregister skall
gallras ut fem år efter det sista anteckningen gjordes i akten. När ansvaret Jör
socialtjänsten har gått över tid en annan socialnämnd, skad liden för gallringspliklen
räknas från den sista anteckningen i akten hos den nämnden.

Uppgifter i personregister
som avses i 59 § första stycket skall gallras ul fem år efter det att de
förhållanden som uppgiften avser har upphört.

Anteckningar och andra
uppgifter i en personakt som tillhör socialnämndens personregister skall gallras
fem år efter det sista anteckningen gjordes i akten. Gallring skad dock inte
ske så länge uppgifter om samma person inte har gallrats av nämnden enligi
andra stycket.

Uppgifter
i personregister som avses i 59 § första stycket skall gallras fem år efter
det att de förhållanden som uppgiften avser har upphört.

Gallringen
skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten
inträdde.

62 §

Originalhandlingar som rör
utredning om atl fastställa faderskap eller om underhållsbidrag får inte gallras
med stöd av bestämmelserna i 60 §.

Regeringen
eller den myndighet som regeringen bestämmer får föreskriva andra undantag
från gallringsskyldigheten.

Följande
handlingar får inte gallras med stöd av bestämmelserna i dO första stycket:

1.
handlingar som kommit in
eller upprättats i samband med utredning om faderskap.

2.
handlingar som kommit in
eller upprättats i samband med utredning om adoption.

3.
handlingar som kommit in
eller upprättals i samband med all en underårig har placerats eller tagits emot
i ett hemför vård eller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem
som inte tidhör någon av hans föräldrar eller någon annan som har vårdnaden om
honom.

Handlingar skall vidare
undantas från gallring enligt bestämmelserna i 60 § av hänsyn till forskningens
behov i ett representativt urval av kommuner och i övriga kommuner

Lagen omtryckt 1988:871.

18

Nuvarande
lyddse

3.
Bestämmelserna i 60 § om gallring tillämpas tidigast den 1 juli 1991 i fråga om
uppgifter och andra anteckningar som avser tiden före den ljud 1986.

Föreslagen
lydelse

beträffande
ett representativt urval av personer.

3.
Bestämmelsema i 60 och 62 §§ om gallring tillämpas tidigast den 1 juli 1991 i
fråga om uppgifter och andra anteckningar som har tillkommit undertiden den 1
januari 1982 - den 30 juni 1986. Gallringen avseende denna tid skad vara
avslutad senast under år 1992. Gallringsskyldigheten gäller inte ifråga om
uppgifter och andra anteckningar som har tillkommit före den 1 januari 1982.
Sådant äldre material Jår dock gallras, varvid bestämmelserna om gallring i
denna lag skad gälla i tillämpliga delar.

Prop.
1989/90:72

Denna
lag träder i kraft den Ijuli 1991.

Lydelse enligt prop. 1989/90:93.

Utdrag ur protokoll vid
regeringssammanträde den 8 febmari 1990 Prop. 1989/90:72

Närvarande:
statsministern Carlsson, ordförande, och statsråden Feldt, S.Andersson,
Göransson, Dahl, R.Carlsson, Hellström, Johansson, Lindqvist, G.Andersson, Lönnqvist,
Thalén, Engström, Freivalds, Wallström, Lööw, Persson, Molin, Sahlin

Föredragande:
statsråden Göransson och Lindqvist

Proposition om arkiv m. m.

Statsråden
Göransson och Lindqvist anmäler sina förslag. Anförandena och förslagen
redovisas i underprotokoll för utbildnings- och socialdepartementen.

Statsrådet
Göransson hemställer att regeringen i en proposition förelägger riksdagen vad
han och statsrådet Lindqvist har anfört för de åtgärder och ändamål de har
hemställt om.

Regeringen
ansluter sig till föredragandenas överväganden och beslutar att genom
proposition förelägga riksdagen vad föredragandena har anfört för de åtgärder
och de ändamål de har hemställt om.

Regeringen beslutar att de anföranden och förslag som redovisas i underprotokollen
skall bifogas propositionen som bilagorna 1 och 2.

20

Utbildningsdepartementet Prop. 1989/90:72

Bilaga
1 Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 8 februari 1990.

Föredragande:
statsrådet Göransson

Anmälan till proposition om arkiv m. m. 1 Inledning

I
budgetpropositionen 1986 (prop. 1985/86:100 bil. 10 s. 424) anmälde regeringen
för riksdagen att den beslutat att tillkalla en särskild utredare med uppgift
att se över vissa arkivfrågor inom den statliga och kommunala sektorn.
Uppdraget syftade till att få till stånd en bred översyn av hela den offentliga
arkivverksamheten, med preciseringar av bl. a. målen och ambitionsnivåerna för
arkivväsendet i både ett kortsiktigt och ett långsiktigt perspektiv. De problem
som är förenade med den kraftiga tillväxten av arkiv betonades särskilt som
motiv för översynen. Professor emeritus Pär-Erik Back förordnades till särskild
utredare. Arkivutredningen har redovisat resultatet av sitt arbete i
betänkandet (SOU 1988:11) Öppenhet och minne. Arkivens roll i samhället.
Betänkandet har remissbehandlats.

I
regeringens proposition om forskning (prop. 1986/87:80 bil. 6 s. 150) anmäldes
vidare att regeringen givit en särskild utredare, professor Sture Öberg, i
uppdrag att göra en studie över förutsättningarna att tillämpa principen om s.
k. intensivdataområden inom arkivväsendet. Denna utredning, nedan kallad intensivdatautredningen,
har avlämnat betänkandet (SOU 1987:38) Arkiv för individ och miljö. Betänkandet
har remissbehandlats.

Vidare
har data- och offentlighetskommittén (Ju 1984:06) haft i uppdrag att överväga
frågan om huruvida principerna för arkivering och gallring bör ges förankring i
de gmndläggande bestämmelsema om allmänna handlingars offentlighet i 2 kap.
tryckfrihetsförordningen (TF). Kommittén har redovisat resultatet av sitt
arbete i delbetänkandet (Ds Ju 1987:8) Integritetsskyddet i
informationssamhället 3. Gmndlagsfrågor. Betänkandet har remissbehandlats.

Till
protokollet i detta ärende bör som bilaga 1:1 — 3 med underbilagor fogas
sammanfattningar av utredningsförslagen, de lagförslag som läggs fram i betänkandena,
förteckningar över remissinstanserna samt sammanställningar över
remissyttrandena.

Det
utredningsarbete som närmast ligger till gmnd för beredningen av

detta ärende om arkiv har föregåtts av flera utredningar och översyner

alltsedan 1970-talets mitt, initierade dels av regeringen, dels på myndig

hetsnivå. Översynerna har omfattat bl. a. frågor om kommunala arkiv (Ds

U 1984:6, Kommunala arkiv), medicinska arkiv (Ds S 1982:5, Bevarande

av journaler m.m.), företagsarkiv (Ds U 1984:12, Att bevara företagsar- 21

kiv) och
arkivinstitutionernas myndighetsservice (Ds U 1981:21, Samhäl- Prop. 1989/90:
72 lets arkivproblem). Utredningarna har i olika omfattning föranlett
förslag Bilaga 1 från regeringen till riksdagen (särskilt prop. 1982/83:100
bil. 10 s. 60-66, KrU 24, rskr. 301).

Socialtjänstens
arkivfrågor med avseende på personregister har behandlats i socialdatautredningens
betänkande (Ds S 1986:5) Gallra och bevara.

En
mer samlad redovisning för riksdagen med förslag om arkivens framtida
verksamhet har dock inte tidigare gjorts. Att så nu sker kan bl.a.ses som en följd
av de behov som under en längre tid betingat ett omfattande utredningsarbete om
arkivsektorn.

2 De svenska arkiven

2.1 Arkivväsendets organisation

Begreppet
arkiv kan i dagligt språkbmk täcka såväl arkivinstitutioner som förvaringsutrymmet
för arkivhandlingar och själva beståndet av handlingar. Termen arkiv används i
det följande huvudsakligen i den senare mer inskränkta betydelsen.

Den
teoretiska gmnden för arkivbildning i Sverige och i huvudsak också internationellt,
härunder 1900-talet varit proveniensprincipen. Den innebär att ett arkiv
uppfattas som sammanhörande med den verksamhet som skapar arkivet. Hur arkivet
för framtiden hålls samman, vårdas och i övrigt tas om hand bestäms därför av
att man utgår från att arkivet primärt speglar arkivbildarens verksamhet.

Proveniensprincipen
förutsätter att myndigheternas arkiv hålls samman och bevaras även sedan de
överlämnats till arkivmyndighet. Riksarkivet är arkivmyndighet för
statsförvaltningens centrala myndigheter, kommissioner och kommittéer och
andra myndigheter vars verksamhet täcker hela landet, för högre domstolar samt
för högskolor och andra statliga inrättningar för vetenskaplig forskning och
undervisning. De myndigheter som lyder under försvarsdepartementet har dock en
särskild arkivmyndighet, krigsarkivet.

Riksarkivet
är chefsmyndighet för de sju landsarkiven i Uppsala, Vadstena, Visby, Lund,
Göteborg, Hämösand och Östersund. Landsarkiven är arkivmyndigheter för
regionala och lokala myndigheter inom sina distrikt, liksom för kyrkoarkiv.
Stadsarkiven i Stockholm och Malmö fullgör enligt avtal med staten landsarkivs
uppgifter i sina kommuner.

Kommuner
och landsting är fristående i förhållande till den statliga arkivorganisationen.
Enligt kommunallagen är arkivvården en rent kommunal angelägenhet.
Bestämmelser som rör kommunernas arkivvård finns i kommunallagen och i vissa
speciallagar. Kommunfullmäktige och landsting utfärdar arkivreglementen för
kommunens nämnder och styrelser. De flesta reglementen bygger på det
normalreglemente som riksarkivet utfärdat på regeringens uppdrag.

De
kommunala nämnderna ansvarar för sina arkiv intill dess handling

arna överlämnas till ett centralarkiv, ibland kallat stadsarkiv. Detta fullgör 22

i
många fall uppgifter i fråga om vägledning och beredning av gallrings- Prop.
1989/90: 72

ärenden som svarar mot de statliga arkivmyndigheternas. Bilaga
1

Statsförvaltningens
arkivmyndigheter förenar uppgifterna att ansvara för förvaltningens arkivdepåer
och att utöva tillsynen av myndigheternas arkivbildning i enlighet med de
statliga arkivreglerna. Det innebär att arkivmyndigheternas verksamhet delas
mellan depåfunktionen och tillsyns- och rådgivningsfunktionerna.

Tillsyn
och rådgivning gentemot myndigheterna hänger samman med att den arkivbildande
myndigheten har ansvaret för sitt arkiv till dess att det avlämnas till depån.
Det är arkivmyndigheternas uppgift att stödja arkivbildarna i den
ansvarsrollen. De centrala myndigheterna levererar arkiv till riksarkivet efter
överenskommelse eller när de upphör medan regionala myndigheter levererar arkiv
senast enligt en hundraårsgräns. Myndigheter under försvarsdepartementet
levererar arkiv till krigsarkivet efter överenskommelse eller när de upphör.

Förutom
de statliga och kommunala arkiven finns självfallet en betydande enskild
sektor där den som äger en handling vanligen kan förfoga fritt över den. Till
viss del är den enskilda sektorn emellertid författningsmässigt reglerad så
tillvida att flera lagar innehåller bestämmelser om bevarande, bl. a. med
avseende på ekonomiska förhållanden. I organisationsform finns flera
stiftelser och föreningar som arbetar med insamling av enskilda arkiv och med
arkivvårdsfrågor i övrigt.

I
en internationell jämförelse visar det svenska offentliga arkivväsendet
överensstämmelser i de flesta väsentliga avseenden med förhållandena i jämförbara
länder. Specifikt för det svenska offentliga arkivväsendet är de särskilda
legala utgångspunkter för tillgång till offentliga handlingar som offentlighetsprincipen
ger. I en internationell utveckling, där viktiga samhällsfrågor knyts till
systemen för och tillgången till information, ger offentlighetsprincipen
emellertid inte någon artskillnad åt svenskt arkivväsende i förhållande till
hur motsvarande verksamheter utformas i Västeuropa i övrigt och i andra länder
med jämförbara förhållanden.

Så
har t. ex. uppgiftenatt balansera bl. a. insyns-resp. integritetsintressen,
särskilt i anslutning till ADB-teknikens utveckling, internationell giltighet.

Internationellt
kännetecknas arkivens utveckling av en ökad diversifi-ering av
arbetsuppgifterna, teknisk modernisering, ökade satsningar på förvaltningens
arkivbildning samt större uppmärksamhet på den enskilda sektorns arkiv. Dessa
förändringar styrs av behoven att kunna utnyttja arkiven som ett instrument för
flera syften i det moderna informationssamhället.

Sådana
ambitioner ställer höga krav på en systematisk arkivverksamhet, vilket
avspeglas bl. a. i att Oera länder antagit särskilda arkivlagar. Det gäller t.ex.
Frankrike år 1979, Australien år 1978, Finland år 1982 och Förbundsrepubliken
Tyskland år 1988. På motsvarande sätt arbetar arkivinstitutionerna världen
över med att söka bemästra de arkivbildningsproblem som hänger samman med ADB-tekniken
samtidigt som man strävar efter att kunna utnyttja tekniken för att göra
informationen i de växande arkiven tillgängliga på olika sätt.

23

2.2 Några grundläggande utgångspunkter för framtidens Prop. 1989/90:72

arkiv Bilaga 1

Arkivens
syften kan beskrivas inom ramen för begreppen information och kunskapsvård. Här
kan — om än väl invävda i varandra — särskilt urskiljas en rättslig, en förvaltningsmässig
och en forsknings- och kulturpolitisk aspekt på arkiven.

Den
rättsliga aspekten knyter framför allt an till handlingsoffentligheten, dvs.
rätten för var och en att ta del av allmänna handlingar.

Arkiven
är också en del av förvaltningens och myndigheternas samlade system för
informationshantering. Att arkiven är väl ordnade och gallrade på ett adekvat
sätt är viktiga för bl. a. kostnaderna för informationshanteringen. De är
också viktiga resurser för forskningen genom att de ger tillgång till ett
omfattande material för den forskning som är baserad på skriftliga källor.

Jämsides
med att arkiven utnyttjas för professionellt bedriven och organiserad
forskning finns det massiva folkliga utnyttjandet av arkiven av alla dem som vill
veta mera om sin släkt- eller hembygdshistoria, om sin arbetsplats eller som
helt enkelt drivs av vetgirighet och kunskapssökande, utan att de för den skull
behöver förutsättas ha någon specifik personlig anknytning till studieområdet.

Sådan
forskning och sådant kunskapssökande kan vad gäller resultat och vunna
kunskaper många gånger jämföras med den professionella forskningen. Det är en
självklarhet att också amatörforskning blir berikad av att bedrivas med
vetenskapliga metoder. Samtidigt är det viktigt att en annan måttstock också
anläggs — amatörforskningen som uttryck för personligt engagemang och
kulturintresse.

Arkiven
har därmed en kulturpolitisk betydelse som inte kan avgränsas från dess
betydelse för forskningen. När jag i fortsättningen talar om arkivens roll för
forskningen inbegriper jag därför i detta även kulturpolitiska aspekter på
arkiven.

Till
beskrivningen av arkivens kulturella vikt måste dock fogas ytterligare en
dimension. Den består i att det, oavsett de mångskiftande syften i vilka
arkiven används, finns ett grundläggande värde i det faktum att arkiven finns —
i att medborgaren har vetskap om att minnesfunktionen i samhället hålls uppe.
Det vore en grov förenkling att använda graden av utnyttjande som enda måttstock
för betydelsen av bevarandet.

Syftena
med arkiven kan inte sägas ha undergått några avgörande förändringar under
överskådlig tid. Det ligger inte heller i arkivverksamhetens långsiktiga
natur. Däremot har de olika syftena givits olika betoningar under olika skeden.
De senaste decennierna har den offentliga arkivverksamheten i hög grad
inriktats på uppgifter i förhållande till förvaltningens effektivitet. Det har
varit nödvändigt med tanke på problemen med en kraftigt accelererande tillväxt
av information och arkivhandlingar inom förvaltningen. Också inom den
överblickbara framtiden kommer problemen med att bemästra bl. a. de kostnader
som följer av tillväxten att vara en huvudfråga för arkivväsendet.

Enligt
min mening finns det emellertid skäl att nu kraftigare stryka 24

under också
arkivinstitutionernas forskningspolitiska betydelse, dvs. i första hand att
vikten av att användningen av arkiven främjas. Ökade insatser inom detta område
innebär dock inte att att uppgifterna i förhållande till förvaltningens
rationalisering och effektivitet skall skjutas i bakgrunden. Det är emellertid
angeläget att de insatser som görs för att organisera, vårda, gallra och
förvara de offentliga arkiven också motsvaras av åtgärder för att öka arkivens
tillgänglighet för användarna. Insatserna för de offentliga arkiven får inte
heller skymma behoven av att ta till vara också den enskilda sektorns arkiv i
den utsträckning som det behövs för att bevara värdefull samhällsinformation
för framtiden.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 1

2.3 Riktlinjer för arkivpolitiken

Min bedömning:
Inom arkivväsendet bör ansvarsfördelningen förtydligas, arbetet med gallring
drivas vidare och behovet av depåer och metoder för lagring av arkivinformation
tillgodoses, bl.a.i samverkan mellan olika offentliga arkiv. Enskild
arkivverksamhet bör främjas och tillgängligheten till arkiven ökas.

Skälen för min bedömning:
Oavsett de övergripande syftena förändras förutsättningarna för
arkivverksamheten undan för undan. Det gör att strategier och metoder
återkommande måste prövas. Inför 1990-talet anser jag att en sådan prövning är
motiverad utifrån främst följande förändringsfaktorer:

— Efterkrigstidens
kraftiga utbyggnad av den offentliga sektorn som enligt arkivutredningens
uppskattningar nu svarar mot en åriig tillväxt av arkivhandlingar på papper
(före gallring) om ca 100000 hyllmeter inom den civila statsförvaltningen.

— Skärpta
krav på effektivisering och kostnadspress inom den offentliga sektorn, vilket i
detta sammanhang gäller såväl de arkivbildande myndigheterna som
arkivmyndigheterna, dvs. riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven.
Kostnadsfrågorna inom arkivväsendet får emellertid en särskild tyngd mot
bakgrund av arkivens kraftiga volymökningar.

— Informationsteknologins
och särskilt ADB-teknikens snabba utveckling som radikalt ändrat
förutsättningarna för både produktion och lagring av handlingar och data.

— Den
ökade efterfrågan på arkivens tjänster och kraven på arkivens användarservice i
övrigt — förändringar som sammanhänger bl. a. med forskningens villkor och med
arkivens kulturpolitiska uppgifter.

— Med
utgångspunkt från bl.a.debatten om ADB-teknikens effekter på skyddet för den
personliga integriteten finns samtidigt krav på begränsningar av bevarande av
information.

Arkivverksamheterna har
självfallet redan förändrats och anpassats efter dessa omvärldsfaktorer. Det
har dock skett i en successiv process utan att regering och riksdag tagit
samlad ställning till hur prioriteringarna mellan olika delmål skall göras och till
hur ambitionsnivåerna skall läggas fast.

25

Den offentliga
arkivverksamheten står således mitt uppe i uppgiften att Prop. 1989/90: 72
ta hand om kontinuerligt växande informationsmängder som baseras på Bilaga
1 en allt mer sammansatt informationsteknologi. Kraven från användarna ökar och
blir allt mera komplexa. Dock kan önskemålet att ta till vara viktig och
forskningsrelevant information komma i konflikt med önskemål att begränsa
tillgängligheten till uppgifter som rör enskilda människor.

Som
jag ser det är det nödvändigt att söka harmoniera de motstridiga kraven som
riktas mot arkivväsendet med hjälp av ett antal riktlinjer för verksamhetens
centrala områden.

Dessa områden är för det första: arkivbildningen hos myndigheterna och
deras handhavande av arkiven.

För det andra: villkoren och formerna för den långsikliga förvaringen
av arkiven i depåer sedan de överlämnats från myndigheterna.

För det tredje: hur arkiven skall kunna användas av andra än arkivbildarna.

Riktlinjerna
för de olika områdena kan sammanfattas i följande punkter:

BeträfiTande
arkivbildning:

1. Förtydligad
roll- och ansvarsfördelning mellan de arkivbildande myn

digheterna och arkivmyndigheterna.

2. Utveckling
av arkivens gallringssystem med uppmärksamhet på de

olika informationsintressen som arkiven bör tillgodose.

Beträffande
förvaring:

3.
Välplanerad och decentraliserad
försörjning med arkivdepåer.

4.
Samverkan mellan staten,
kommunerna och landstingen i frågor om gallring och i frågor om depålösningar.

5.
Ökad användning av
mikrofilmning och aktiva insatser för utveckling och tillämpning av nya arkivlagringstekniker.

Beträffande
användning:

6.
Aktivt tillhandahållande av
arkiv.

7.
Stöd till enskild
arkivverksamhet.

Dessa
riktlinjer har naturliga samband och betingar varandra i olika omfattning men
bör ändå för beskrivningen hållas i sär.

De
instrument som bör utnyttjas för att genomföra riktlinjerna inkluderar såväl författningsregleringar
som organisatoriska, policymässiga och ekonomiska styrmedel.

Riktlinjerna
för ansvarsfördelning rörande arkiven liksom legala förutsättningar för
gallring läggs fast främst genom mitt förslag till en särskild arkivlag. Jag
behandlar därför dessa inom ramen för min föredragning om lagförslaget.

Jag
tar därefter upp de frågor som rör arkivdepåer och långsiktig förva

ring. Dessa behov måste främst tillgodoses genom rationella och ekono- 26

miska
system för den statliga lokalförsörjningen. Därvid är bl. a. organisa- Prop.
1989/90:72 tionen av landsarkiv en viktig länk liksom fömtsättningama för
staten och Bilaga 1 kommunerna att samverka i bl. a. depålösningar. I dessa
frågor krävs ett fortsatt utredningsarbete på grundval av arkivutredningens mer
principiellt inriktade förslag. Mikrofilmning, ADB-teknik och andra former av miniatyrisering
av arkiv måste i ökad utsträckning komma till användning.

Vad
slutligen gäller arkivens användning och förhållandet mellan det offentliga
arkivväsendet och de enskilda arkiven sammanhänger dessa frågor i hög grad med
vilka särskilda resurser som står till arkivmyndigheternas förfogande och
utformningen av det offentliga stödet till enskilda arkiv. Det stödet bör
samspela med det ansvar som enskilda arkivhuvudmän själva tar.

Jag
avslutar därför min föredragning med att behandla arkivväsendets anslagsfrågor
för budgetåret 1990/91. Den behandlingen bör ses i samband med de förslag om
forskningsresurser för arkivväsendet som regeringen nyligen presenterat i en
särskild proposition om forskning.

2.4 Gällande rätt

Arkivvården
inom den offentliga sektorn regleras för närvarande genom åtskilliga
författningar, alltifrån lagar till myndighetsföreskrifter. Det finns
väsentliga skillnader mellan bestämmelserna för den statliga och den kommunala
arkivvården. Arkivvården inom de olika områdena har detta till trots utvecklats
mot likformighet och samarbete har utvecklats i många former.

Gmnden
för det offentliga arkivväsendet kan sägas vara principen att alla medborgare
har rätt att ta del av allmänna handlingar (handlingsoffentligheten), vilken
infördes i Sverige redan i mitten av 1700-talet. Dessa bestämmelser finns nu i
2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). I 2 kap. 1 § TF stadgas att varje svensk
medborgare till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysnmg
skall ha rätt att ta del av allmänna handlingar. De följande paragraferna i 2
kap. TF innehåller bestämmelser dels om vilka slags handlingar som skall anses
vara allmänna och därmed i princip skall vara tillgängliga för allmänheten,
dels om hur sådana handlingar skall tillhandahållas den som vill ta del av
dem. Vidare finns i TF grundläggande bestämmelser om vilka begränsningar som
får göras i handlingsoffentligheten. Närmare bestämmelser om detta finns i
sekretesslagen (1980:100). Sekretesslagen innehåller också andra bestämmelser
som kompletterar 2 kap. TF, bl. a. regler om skyldighet för myndigheterna att registrera
allmänna handlingar och att lämna ut uppgifter till allmänheten. Genom att
handlingarna arkivläggs sörjer man för att man kan få sådan tillgång till
allmänna handlingar som TF stadgar.

Några
generella regler i lag om arkiv finns varken för den statliga eller den
kommunala sektorn. Lagregleringen är begränsad till särskilda områden och
författningsbilden är därför något splittrad.

På
den kommunala sidan finns i kommunallagen (1977:179) vissa kort

fattade bestämmelser om fullmäktiges handlingar ( 2 kap. 27 §) och om 27

styrelsens handlingar (3
kap. 10 §). Inom de ramar som dessa bestämmelser Prop. 1989/90:72 ger
beslutar kommuner och landsting själva om sina arkiv genom lokala Bilaga 1
föreskrifter. Riksarkivet har för den kommunala sidan utarbetat ett normalförslag
till arkivreglemente och ger också ut allmänna råd om bevarande och gallring.

I
ett antal lagar, som reglerar register och aktmaterial där integritetsskyddsaspekterna
är framträdande, har det tagits in bestämmelser om bevarande och gallring.

Mest
generell i sin räckvidd av dessa lagar är datalagen (1973:289). Den innehåller
bestämmelser om gallring av sådana personregister som förs med ADB och som inte
är föremål för annan särskild författningsreglering. För personregister i
allmänhet gäller som gmndprincip att uppgifter, som inte längre behövs med
hänsyn till ändamålet med registret, skall utgå ur registret (12 §). För
bevarande av sådana uppgifter krävs att det finns stöd i särskilda
bestämmelser. Beträffande särskilt integritetskänsliga register, som fordrar
tillstånd, fastställer datainspektionen gallringsregler i varje enskilt fall.
När det gäller myndigheters personregister skall enligt 12 § dataförordningen
(1982:480) samråd ske med riksarkivet.

Principen
att uppgifter skall gallras ur registren finns också i andra författningar om integritetskänsligt
material. Bestämmelser av den innebörden finns sålunda i 50 § taxeringslagen (1956:623),
7 § lagen (1963:197) om allmänt kriminalregister, 10b§ lagen (1965:94) om
polisregister m.m., 18kap. 16§ fastighetstaxeringslagen (1979:1152), 13§ skatteregisteriagen
(1980:343), 60 och 62 §§ socialtjänstlagen (1980:620) och 11 § utsökningsregisteriagen
(1986:617).

I
patientjournallagen (1985:562) finns föreskrifter om att journalhandlingar
skall bevaras en viss minsta tid (8§).

På
förordningsnivå och i form av myndighetsföreskrifter finns för den statliga
sidan ett tämligen väl täckande komplex av arkivförfattningar.

De
gmndläggande föreskrifterna om arkiv hos statliga myndigheter är meddelade i
författningar utfärdade av regeringen. Föreskrifter om myndigheternas
skyldigheter att bevara, vårda och förteckna sina arkiv samt om
arkivmyndigheternas skyldigheter och befogenheter lämnas i allmänna arkivstadgan
(1961:590). Vid sidan av allmänna arkivstadgan finns det andra författningar
såsom förordningen (1953:716) om utgallringav handlingar hos vissa
statsmyndigheter och förordningen (1974:648) om utgall-ring ur upptagning för
automatisk databehandling samt kungörelsen (1964:504) om användning av
skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivma-terielkungörelsen). I dessa
författningar ges riksarkivet bemyndigande att meddela vissa typer av
föreskrifter. För myndigheter som lyder under försvarsdepartementet ges
krigsarkivet i vissa avseenden motsvarande bemyndigande.

De
föreskrifter och allmänna råd som har beslutats av riksarkivet kan delas upp i
två gmpper, dels sådana som gäller för samtliga myndigheter som exempelvis
riksarkivets cirkulär om tillämpningen av allmänna arkivstadgan, dels sådana
som gäller för en myndighet eller en gmpp av myndigheter som exempelvis
förteckningsplaner eller gallringsföreskrifter.

Vid
sidan av de nu. nämnda, mer generella författningama för det 28

statliga området finns för
detta område ett antal författningar i vilka det finns intagna mer speciella
regler av betydelse för arkivbildningen. Exempel härpå är protokollkungörelsen
(1971:1066) för de allmänna domstolarna och förordningen (1979:575) om protokollföringm.m.vid
de allmänna förvaltningsdomstolarna.

För de enskilda arkivbildarna,
dvs. för företag, organisationer etc, finns det inte några allmänna
bestämmelser om arkivvård i författning. Datalagen, som tidigare nämnts,
gäller allmänt, dvs. även för de enskilda arkivbildarna. I vissa andra
författningar, som främst gäller ekonomiska förhållanden, finns det
bestämmelser om att vissa handlingar skall bevaras under en bestämd tid. Här
kan nämnas taxeringslagen (1956:623), lagen (1968:430) om mervärdeskatt,
bokföringslagen (1976:125), fastighetstaxeringslagen (1979:1152) och
preskriptionslagen (1981:130).

Prop.1989/90:72
Bilaga 1

3 Allmän motivering

3.1 Grundläggande regler i lag om myndigheternas arkiv

Mitt förslag: Gmndläggande
regler om myndigheternas arkiv tas in i en särskild arkivlag. Myndigheternas
arkiv skall bildas enbart av de allmänna handlingarna hos myndigheterna. I
lagen förklaras att dessa arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Arkivutredningens
förslag: Överensstämmer med mitt förslag.

Remissinstanserna:
Arkivutredningens förslag godtas allmänt. Endast kulturrådet är negativt till
det.

Skälen till mitt förslag:
De arkiv som bildas i skilda verksamheter kan alla betraktas som delar av vårt
kulturarv. Det kan gälla enskilda personers brev- eller bildarkiv, gårdsarkiven
från jordbmksfastigheter och industriarkiv såväl som myndigheters arkiv. I
vissa hänseenden får dock myndigheternas arkiv anses skilja sig från de andra.
Arkivmaterialet utgörs i allt väsentligt av allmänna handlingar och
arkivmaterialet bildar en sammanhängande och detaljrik dokumentation av
förhållandena i landet och av hur landet styrts. Regleringen av den offentliga
arkivverksamheten är emellertid splittrad och ligger i väsentliga delar på
förordningsnivå eller i myndighetsföreskrifter. Den viktiga del av det offentliga
arkivväsendet som ligger på kommunerna saknar samlade grundregler. Enligt min
mening bör det för myndigheternas arkivverksamhet finnas gmndläggande regler
samlade i en arkivlag. Detta gäller såväl statliga som kommunala myndigheter.
Med kommunala myndigheter avser jag både primär- och landstingskommunala
myndigheter. Enskildas arkiv bör däremot i princip förbli en sak för den
enskilde arkivbildaren eller den som fått arkivet i sin vård. En annan sak är
att det med hänsyn till statens eller annan tredje mans behov av insyn och kontroll
kan förekomma bestämmelser om skyldighet för enskilda att bevara visst
material. Exempel på sådana bestämmelser finns när det gäller bokföring och
bokslut samt dokumentation

29

i
vissa tillståndspliktiga verksamheter. Det förhållandet att uppbyggnad Prop.
1989/90:72 och vård av enskilda arkiv i princip bör lämnas åt enskilda innebär
dock Bilaga I inte att de offentliga arkivinstitutionerna skall avstå från
att befatta sig med dessa arkiv.

I
en arkivlag med grundläggande bestämmelser om myndigheternas arkiv bör det tas
in en förklaring att dessa arkiv utgör en del av vårt kulturarv. En sådan
förklaring i någon av lagens inledande paragrafer är enligt min mening av
betydelse som bakgrund för förståelsen av de bestämmelser som därefter ges i
lagen och därmed också för den faktiska tillämpningen av dem.

Myndigheternas
arkiv har, som jag nyss påpekat, en särställning bl.a. däri att de i allt
väsentligt har byggts upp av allmänna handlingar. Arkivutredningen har något
uppehållit sig vid förhållandet mellan begreppen arkivhandling och allmän
handling. Den har därvid funnit att överensstämmelsen är stor, men inte
fullständig. Utredningen har inte funnit det lämpligt att åstadkomma någon
fullständig överenstämmelse.

Enligt
min mening är det nödvändigt att i en lag som skall reglera myndigheternas
arkiv också göra klart vad som i den lagens mening utgör myndighetsarkiv och
därmed faller under lagens bestämmelser. Jag har vid mina överväganden i denna
fråga stannat vid att ett myndighetsarkiv i lagens mening skall bildas enbart
av de allmänna handlingarna hos myndigheterna. Vad som kan finnas därutöver
påkallar inte en lagreglering.

Mitt
förslag att arkivlagen inte skall omfatta annat än sådant material som utgör
allmänna handlingar innebär inte något hinder för myndigheterna att bevara
också annat material. Det kan gälla t. ex. biblioteksmaterial, som inte bör
skatta åt förgängelsen, eller material som enligt särskilda överenskommelser
med enskilda tas emot för förvaring hos myndigheten. Sådant arkivmaterial
faller dock inte under lagen och får inte sammanblandas med det som enligt
lagen utgör myndighetsarkiv.

Ett
myndighetsarkiv i lagens bemärkelse skall sålunda inte innehålla något annat än
det som utgör allmänna handlingar. I ett hänseende anser jag det t.o. m. vara
nödvändigt att göra basen för arkivet snävare. Det gäller sådana upptagningar
som avses i 2 kap. 3§ första stycket tryckfrihetsförordningen. Det gäller det
fallet att flera myndigheter är anslutna till ett och samma ADB-register och t.
ex. genom terminaler har tillgång till uppgifterna i registret. Sådana
upptagningar anses i princip som allmänna handlingar hos varje myndighet som
har tillgång till dem för överföring i läsbar form. Enligt min mening är det
inte rimligt att sådana ADB-upptagningar skall tillföras arkivet hos varje
myndighet där den är allmän handling. Den bör arkivläggas på ett ställe och naturligen
i första hand hos den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.

Det
förhållandet att bara allmänna handlingar skall tillföras myndighe

ternas arkiv innebär att sådana ADB-upptagningar som enligt rättspraxis

faller under den s. k. biblioteksregeln i 2 kap. 11 § tryckfrihetsförordningen,

t.ex. ADB-upptagningar i externa databaser av typen referensdatabaser

(RÅ 1986 not 290), inte kommer att arkivläggas i myndighetsarkiven.

Data- och offentlighetskommittén har i sitt betänkande (SOU 1988:64)

Integritetsskyddet i informationssamhället 5, föreslagit ett förtydligande i 30

2
kap. 11 § tryckfrihetsförordningen för att undanröja tveksamhet om vilka slag
av handlingar som biblioteksregeln skall omfatta. Förslaget övervägs för
närvarande i regeringskansliet.

Mot bakgrund av vad jag nu
har anfört föreslår jag att det i arkivlagen tas in en bestämmelse om vad som
bildar underlaget för myndighetsarkiven. Lämpligen kan det uttryckas så att en
myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet.
Undantag får göras för vissa av de upptagningar som avses i 2 kap. 3§ första
stycket tryckfrihetsförordningen. Detta undantag kan formuleras så att av en sådan
upptagning bildas arkiv endast hos en av de myndigheter hos vilka den utgör
allmän handling och då i första hand hos den myndighet som svarar för
huvuddelen av upptagningen.

Prop.
1989/90:72 Bilaga I

3.2 Målen för arkivverksamheten

Mitt
förslag: Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att
de kan tillgodose följande tre syften:

1. rätten
att ta del av allmänna handlingar,

2.
behovet av information för
rättskipningen och förvaltningen och

3. forskningens behov.

Arkivutredningens
förslag: Överensstämmer med mitt förslag.

Remissinstanserna:
Har inte haft något att erinra mot utredningens förslag.

Skälen
till mitt förslag: Jag har redan i ett inledande avsnitt (avsnitt 2.2) berört
de huvudsakliga syften som den offentliga arkivverksamheten skall tillgodose.
Det finns skäl att konkretisera målen för arkivverksamheten i den kommande
arkivlagen.

När det gäller att ställa
upp målen för det offentliga arkivväsendet finns det — vid sidan om
kulturarvsaspekten, som jag nyss har berört — mycket konkreta rättssäkerhets-
och rationaliseringsaspekter att beakta. Främst är här att beakta den
grundlagsfästa handlingsoffentligheten. Enligt denna har var och en rätt att ta
del av allmänna handlingar, om de inte i särskild lag har belagts med
sekretess. Denna insyn i den offentliga förvaltningen hör till de grundläggande
elementen i vårt samhällsskick. Rätten till insyn är inte tidsbegränsad. I
praktiken kan väl sägas att insynsintresset avklingar med tiden, men rent
faktiskt är det ytterst med stöd av handlingsoffentligheten som även äldre
allmänna handlingar kan begäras utlämnade. Det kan här räcka med att som
exempel anföra att handlingsoffentligheten gör det möjligt att nu, sedan
sekretesstiden har löpt ut, få fram vilka åtgärder som vidtogs av svenska
myndigheter under andra världskriget. Efter en viss tid har dock i allmänhet
kravet på insyn, i den mening man främst förknippar med
handlingsoffentlighetens syfte, kommit att efterträdas av något som mer kan
betecknas som ett forskningsintresse. Gränsen torde dock sällan vara klar. Ett
forskningsintresse kan sålunda till dels förestavas

31

av en önskan att till sist
få korten på bordet och klarlägga hur något som Prop. 1989/90:72

varit uppmärksammat verkligen förhöll sig. Bilaga 1

Rätten
till insyn enligt bestämmelserna om handlingsoffentlighet kan givelvis inte
tillgodoses ulan ett välordnat arkiv. Redan dessa bestämmelser ger därför
grunderna för en arkivreglering. De medför krav på att allmänna handlingar i
princip bevaras, att de ordnas så att det går att hitta bland dem och att de
vårdas så att de inte skingras eller förstörs.

Behov
av att handlingar bevaras, hålls ordnade och vårdas finns också med hänsyn till
rättskipningens och förvaltningens egen verksamhet. Människor har rätt att
kräva att både domstolar och förvaltningsmyndigheter visar konsekvens i sin
tillämpning av författningar och håller reda på de uppgifter som en gång har
lämnats. För detta fordras välordnade arkiv.

Arkiven
är också en viktig bas för forskning av olika slag. Sålunda är arkiven nyttiga
för den professionella forskning som ger oss sådana insikter i samband och
orsaker som är av omedelbar praktisk nytta för framtiden. Jag tänker härvid t.
ex. på den medicinska forskningen, men även modern ekonomisk forskning kan vara
beroende av arkivmaterial, t.ex. från skattemyndigheterna. Att bevara, ordna
och vårda arkiven så att de kan tjäna också forskningens olika behov ser jag
som ytterligare en huvuduppgift i arkivverksamheten. Här framstår kulturarvsaspekten
tydligast, det för en kulturnation självklara att bevara minnet av sin
utveckling och använda detta minne för att dels belysa den historiska
utvecklingen, dels nyttiggöra de erfarenheter som dras ur materialet.

Jag
vill påpeka att när det gäller bevarande av arkivmaterial måste man föra in
också integritetsaspekten. Jag skall utveckla den frågan senare, men den är så
viktig att den bör nämnas i omedelbart samband med mitt förslag att ett av arkivens
tre huvudsyften skall vara att tillgodose forskningens behov.
Integritetshänsyn kan sålunda leda till att material inte bevaras i den
utsträckning som hade varit önskvärd från andra synpunkter eller att tillgången
till bevarat material begränsas. Sådana av integritets-hänsyn påkallade
avvikelser från huvudregeln om bevarande bör tas in i de särskilda lagar som
reglerar integritetskänsliga akter och register. Reglerna kan därmed bäst
anpassas efter vad det speciella materialet kräver.

Sammanfattningsvis
anser jag sålunda att följande tre mål bör ställas upp för arkivväsendet:

— tillgodoseende
av rätten att ta del av allmänna handlingar,

— tillgodoseende
av rättskipningens och förvaltningens behov av information,

— tillgodoseende
av forskningens behov.

De
nu angivna målen förutsätter som huvudregel att myndigheternas handlingar skall
bevaras. Det krävs också att handlingarna hålls ordnade och tas väl omhand. Jag
skall längre fram närmare utveckla vad som bör krävas i detta sammanhang.

I
arkivlagen bör föras in en bestämmelse som anger målen för arkivverksamheten.
1 den bör också föreskrivas att myndigheternas handlingar skall bevaras, hållas
ordnade, vårdas och gallras för att uppfylla dessa mål.

Det
är viktigt att peka på att gallringen ingår som en viktig del av

arkivvården. Att se till att alla gallringsbara handlingar försvinner ur de 32

arkiv som bevaras för
framtiden är ett gmndläggande moment i arkivvården, nödvändig inte minst med
hänsyn till arkivens snabba tillväxt.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 1

3.3 Ansvaret för arkiven

Mitt
förslag: Varje myndighet skall ha ansvar för sitt arkiv.

Särskilda
arkivmyndigheter skall ha tillsyn över myndighetemas arkivverksamhet.

Arkivmyndigheterna
skall kunna överta arkivmaterial från andra myndigheter och därmed också
ansvaret för det övertagna materialet.

Arkivutredningens förslag:
Överensstämmer med mitt förslag. Utredningen har dock föreslagit att tillsyn
endast skall utövas av de statliga arkivmyndighetema.

Remissinstanserna:
Det stora flertalet tillstyrker eller lämnar förslaget utan erinran.

Skälen
till mitt förslag: Ett myndighetsarkiv bildas av de allmänna handlingarna från
myndighetens verksamhet och arkivet speglar sålunda denna verksamhet.
Handlingarna i ett ärende är att anse som arkivlagda när ärendet har
slutbehandlats. Register, diarier och andra handlingar som förs fortlöpande är
att anse som arkivlagda så snart de är färdigställda för förande.
Myndigheternas arkiv innehåller därför åtskilligt material som är förhållandevis
aktuellt.

Jag har i det föregående
föreslagit att som mål för arkivverksamheten skall gälla bl.a.att denna
verksamhet skall tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar samt
rättskipningens och förvaltningens behov av information. Båda dessa syften
torde bäst och smidigast uppnås om i princip varje myndighet svarar för sitt
arkiv. En sådan anknytning överensstämmer också väl med den både här hemma och
internationellt sedan långtid förhärskande proveniensprincipen inom
arkivväsendet. Den principen innebär bl. a. att ett arkiv skall betraktas som
sammanhängande med den verksamhet i vilken det uppstår.

De yngre delarna av en
myndighets arkiv fyller som regel en viktig praktisk funktion för myndigheten
själv, eftersom befattningshavarna där kan gå tillbaka i ärendehandläggningen
för sakuppgifter och förebilder. Redan detta talar klart för att myndighetens
egen personal är bäst ägnad att ha hand om arkivet. Även för informationen till
andra myndigheter, som exempelvis behöver få klarlagt vilka beslut som har
fattats i en viss fråga, är det uppenbart mest rationellt att arkivet hanteras
av den arkivbildande myndigheten, den som besitter den bästa kännedomen om
verksamheten.

Också med hänsyn till
arkivens uppgift att ge innehåll åt rätten att ta del av allmänna handlingar
anser jag det mest naturligt att arkiven i princip finns hos de myndigheter hos
vilka de har bildats. För allmänheten är det ofta av vikt att ha tillgång till
personal som är väl insatt på området för att

33

3
Riksdagen 1989/90. I saml. Nr 72

finna
en eftersökt handling. 1 alldeles särskilt hög grad gäller det sådana Prop.
1989/90:72 handlingar som finns på ADB-medium eller har lagrats på andra
nya Bilaga I medier.

Jag
anser sålunda att det är både rationellt och effektivt med hänsyn till syftena
med arkivverksamheten att varje myndighet som regel får svara för sitt arkiv.
Detta innebär dock inte med nödvändighet att myndighetens ansvar skall vara
obegränsat i tiden. Avlösningen av de vanliga myndigheternas arkivansvar
sammanhänger med frågan om arkivmyndighetemas roll. Jag skall nu gå över till
att behandla den frågan.

I
Sverige har sedan lång tid verkat särskilda statliga arkivinstitutioner, såsom
riksarkivet, krigsarkivet och de under riksarkivet lydande landsarkiven. Dessa
myndigheter har tillagts överinseende över den offentliga arkivverksamheten.
Särskilt riksarkivet — som har det högsta överinseendet — har kommit att
utveckla en betydande normgivning. Det är också främst riksarkivet som har att
verka för utveckling och rationalitet inom arkivväsendet. Samtliga dessa
arkivmyndigheter tar också emot arkivhandlingar från olika myndigheter.
Företrädesvis rör det sig om äldre material men även i ökande omfattning om
information på nya media (magnetband m. m.).

Även
på den kommunala sidan finns ett väl utvecklat arkivväsende, främst i de större
kommunema. Att kvalitet och kompetens här kan vara hög kan illustreras med att
exempelvis stadsarkivet i Malmö har tillagts uppgifter som ankommer på
landsarkiv.

Hos
arkivmyndigheterna och hos kommunala arkivinstitutioner har byggts upp en stor
sakkunskap om arkivverksamhet. Det är enligt min mening helt nödvändigt för ett
rationellt, väl fungerande och enhetligt offentligt arkivväsende att ha
särskilda arkivmyndigheter med kontrollerande och styrande uppgifter. Sådana
arkivmyndigheter bör finnas såväl på den statliga som på den kommunala sidan.
Det är att beakta att en stor och viktig del av den offentliga förvaltningen
ligger på kommunerna. Jag vill här ta upp några sådana uppgifter som jag anser
särskilt viktiga.

Den
offentliga förvaltningen är omfattande. Tillväxten av arkivmaterial från
domstolar och andra myndigheter har med tiden kommit att bli en fråga av stor
betydelse, inte minst ekonomiskt. Det är nödvändigt att ha ett organ som
ansvarar för att kontinuerligt utveckla arkivverksamheten så att möjligheterna
att bemästra tillväxtproblemen tillvaratas. Här kan bl.a. utveckling av
gallringen och användning av ny teknik komma ifråga. Det fordras emellertid
fackkunskap för att kunna bedöma vilka rationaliseringsåtgärder som kan
införas utan att komma i konflikt med målen för arkivverksamheten. På den
statliga sidan finns den fackkunskapen hos våra arkivmyndigheter och uppgiften
att utveckla metoder för att minska problemen med tillväxten bör för
statförvaltningens del ligga på dessa myndigheter, främst då riksarkivet.

För
kommunernas vidkommande bör det ankomma på dem själva att

inrätta arkivmyndigheter för motsvarande uppgifter på den kommunala

sidan. I flera fall finns uppenbart redan arkivinstitutioner hos kommuner

na som besitter erforderlig kompetens, men givetvis bör riksarkivet kunna

ge de kommuner som så önskar stöd i detta hänseende. 34

Det
är nödvändigt att myndigheternas arkiv ges en effektiv struktur. Prop.
1989/90:72 Dessutom bör stmkturen i görligaste mån hållas enhetlig över
förvaltning- Bilaga I en i hela riket. För detta fordras en sammanhållande
kraft i landet och den rollen fylls väl av riksarkivet och dess underlydande
landsarkiv. För försvarsväsendets del bör dock uppgiften väsentligen kunna
läggas på krigsarkivet. Med principen att kommunerna skall svara för sitt
arkivväsende kan inte riksarkivet få samma direkt styrande uppgift när det
gäller strukturen på de kommunala arkiven. Däremot bör — liksom hittills — samråd
mellan kommunerna och riksarkivet kunna leda till goda lösningar sett ur
landets perspektiv.

Styrningen
av arkivverksamheten fordrar, enligt all hittillsvarande erfarenhet, ett inte
obetydligt mått av föreskrifter av fackkaraktär rörande arkivens vård.
Uppgiften att svara för denna normgivning har hitintills ankommit på
riksarkivet och i någon mån på krigsarkivet. Jag ser inte någon anledning att
ändra på detta för den statliga sidan. Motsvarande uppgift för kommunerna bör i
första hand ankomma på kommunerna själva.

Som
jag tidigare har berört utgör även enskilda arkiv en viktig del av vårt
kulturarv. De statliga arkivmyndigheterna har hitintills haft en viktig uppgift
i att ge råd och anvisningar till hjälp för skötseln av enskilda arkiv. Jag
anser det angeläget för bevarandet av ett allsidigt arkivmaterial att de
statliga arkivmyndigheterna även i framtiden kan lämna detta stöd till de enskilda
arkiven.

Slutligen
bör arkivmyndigheterna ha kvar sin uppgift att ta emot arkivmaterial för
slutlig förvaring (depåuppgiften). Jag har i det föregående utvecklat varför
den arkivbildande myndigheten primärt bör ha ansvaret för sitt arkivmaterial.
När det gäller äldre arkivmaterial kan dock bilden förändras. När materialet
uppnått en viss ålder har både allmänhetens intresse av insyn i förvaltningen
och myndigheternas eget informationsbehov avklingat och väsentligen ersatts av
ett historiskt forskningsintresse. Något praktiskt behov av koppling till den
myndighet i vars verksamhet dokumenten har tillkommit finns då inte längre. En
annan aspekt är att äldre arkivalier ofta kräver mer fackmässig vård. När det
gäller dokumentation som fästs på annat än papper kan behovet av särskilda
åtgärder för bevarandet komma tämligen fort. Vidare tillkommer det förhållandet
att gallringen i ett arkivbestånd med tiden har slutförts. Sedan arkivet fått
sitt slutliga omfång, vilket oftast är betydligt mindre än det ursprungliga, är
de praktiska förutsättningarna för att överföra det till en arkivmyndighet väsentligt
enklare.

Det
är rimligt att våra arkivmyndigheter fortsatt får fungera som arkivdepåer för
äldre arkivmaterial och sådant material som av andra skäl bör omhändertas av en
institution med särskild fackkunskap. Det bör i första hand lämnas åt
arkivmyndigheterna själva att avgöra när överlämnande bör ske. I och med att
arkivmyndigheten tar över arkivmaterialet bör också ansvaret för materialet gå
över till arkivmyndigheten.

De
gmndläggande bestämmelserna i arkivlagen skall gälla alla myndig

heter, statliga såväl som kommunala. Det bör emellertid anförtros kom

munerna själva att svara för styrningen av sin arkivverksamhet och att se 35

till
att myndigheterna inom kommunen sköter sin arkivvård. Detta inne- Prop.
1989/90: 72 bär att det för varje kommun skall finnas ett organ med ställning
som Bilaga I arkivmyndighet för kommunen. Det är givetvis nödvändigt att detta
organ har en sådan ställning att det kan utöva överinseende och styrning.
Enligt min mening bör detta komma till uttryck i arkivlagen genom en föreskrift
om att uppgiften som arkivmyndighet vilar på kommunstyrelsen resp. landstingets
förvaltningsutskott, om inte fullmäktige eller landstinget har utsett en annan
nämnd eller styrelse till uppgiften. Detta ansluter till de bestämmelser som i
dag finns i 3 kap. 1 § kommunallagen (1977:179) där det föreskrivs att
styrelsen skall leda förvaltningen av kommunens eller landstingskommunens
angelägenheter och ha inseende över övriga nämnders verksamhet.

Liksom
tidigare bör riksarkivet och landsarkiven kunna bistå kommunerna i arkivfrågor
med sin sakkunskap. En viss avgiftsbeläggning kan dock vara motiverad även i
detta sammanhang.

Riksarkivet
kommer också in i den kommunala arkivvården på ett annat sätt. Som jag förut
har påpekat innehåller den arkivlag som jag nu föreslår endast gmndläggande
regler. Den måste rimligen kompletteras med verkställighetsföreskrifter för den
praktiska hanteringen. Sådana ankommer det på regeringen eller den myndighet
som regeringen bestämmer att utfärda. Det utredningsarbete som föregått del nu
presenterade förslaget har visat att de verkställighetsföreskrifter som behövs
på den statliga sidan till stor del är av den karaktären att de bäst formuleras
av riksarkivet. Det gäller särskilt verkställighetsföreskrifter till lagens
basbestämmelser om arkivvård och gallring. Jag skall återkomma till
basbestämmelserna senare. Vissa verkställighetsföreskrifter kan också visa sig
vara behövliga för den kommunala sidan. Jag vill dock påpeka att det av
principen om kommunal självstyrelserätt följer att regeringen och statliga
myndigheter skall vara restriktiva med att meddela föreskrifter för kommunerna.
Verkställighetsföreskrifter till lagen bör alltså begränsas till vad som är
absolut nödvändigt när det gäller det kommunala arkivväsendet.

36

3.4
Närmare om arkivvården och dess förutsättningar

Mitt
förslag: Som basregler för myndigheternas arkivvård skall gälla följande:

— arkivet
skall organiseras så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas,

— en
arkivbeskrivning och en systematisk arkivförteckning skall finnas,

— arkivet
skall skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst,

— vid
arkivläggningen skall prövas vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar,

— föreskriven
gallring skall verkställas.

Som
grund för en god arkivvård skall myndigheterna dessutom:

— vid
registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till registreringens
betydelse för arkivbildningen, och

— vid
framställandet av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med
hänsyn till behovet av arkivbeständighet.

Prop.
1989/90:72 Bilaga I

Arkivutredningens
förslag: Överensstämmer i huvudsak med mitt förslag.

Remissinstanserna:
Har inte haft några grundläggande erinringar mot utredningens förslag, men har
i vissa fall diskuterat detaljer.

Skälen
för mitt förslag: Jag har i det föregående föreslagit att ansvaret för arkiven
i princip skall ligga på de myndigheter hos vilka resp. arkiv har bildats. Jag
vill nu ta upp några grundläggande moment i den arkivvård som skall utövas av
myndigheterna. Dessa basregler bör tas in i den arkivlag som jag har förordat.
Inom ramen för dem kan sedan praktiskt erforderiiga detaljbestämmelser utfärdas
i form av verkställighetsföreskrifter.

Ett av målen med
arkivverksamheten är, enligt mitt förslag, att tillgodose rätten att ta del av
allmänna handlingar. Till grundreglerna för arkivvården bör därför höra att
arkivet skall organiseras på ett sådant sätt att utövandet av denna rätt
underlättas. Det är sålunda inte tillfyllest att handlingarna finns bevarade
och hjälpligt ordnade. Arkivet måste, för att det skall finnas en reell
åtkomstmöjlighet, från början praktiskt organiseras med tanke på att åtkomsten
av arkivhandlingarna skall underlättas.

En
nödvändig faktor för att arkiven skall kunna fylla sina uppgifter är att det
finns insLmment med vilkas hjälp man kan få en uppfattning om vad arkivet har
att bjuda och hur man kan finna olika dokument i det. Sedan början av
1900-talet har funnits bestämmelser om arkivförteckningar. En förteckning kan
närmast sägas utgöra en redovisning av arkivets innehåll, uppställd efter
systematiska grunder. Arkivförteckningen skall fungera som
inventarieförteckning till arkivet. Den skall också ge en överblick över arkivbeståndet
samt fixera arkivets ordning. Arkivförteckningar måste givetvis finnas också i
fortsättningen. Om man, som jag, vill ge arkiven möjlighet att spela en mer
aktiv roll och höja servicenivån, bör emellertid

37

de gängse
arkivförteckningarna kompletteras med ett instrument av något Prop. 1989/90:72
annorlunda slag. Vad som då synes mig vara av intresse är etl instrument Bilaga
1 som visar myndighetens arbetsuppgifter och organisation samt förändringar härutinnan
som är av betydelse från arkivsynpunkt. Med sådana uppgifter kan man få grepp
om myndighetens verksamhet och vilka slags handlingar som denna har avsatt.
Vidare bör ett sådant instrument ge uppgift om de gallringsregler som tillämpas
och har tillämpats. För att en arkivbeskrivning skall kunna fylla sin uppgift
att ge en orientering om vad som kan finnas i myndighetens arkiv och om detta
arkivs huvudsakliga struktur bör beskrivningen hållas kort. Den får inte
utvecklas så att upprättandet av den blir en betungande uppgift för
myndigheterna.

Mot
bakgrund av vadjag nu har anfört i denna del föreslårjag att som en andra punkt
för myndigheternas arkivvård tas upp att de skall upprätta en arkivbeskrivning
och en systematisk arkivförteckning.

Till
basreglerna bör också höra att myndigheten skall skydda arkivet mot
förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. En sådan skyldighet är
närmast en självklarhet mot bakgmnd av målen med arkivverksamheten och
arkivens ställning som en del av det nationella kulturarvet. Av skyldigheten
att skydda arkiven följer bl. a. att myndigheterna måste se till att ha för
arkivändamål lämpliga lokaler med lämplig inredning. Inte minst gäller detta
med hänsyn till behovet att förebygga brand- och vattenskador. Vidare följer
av denna skyldighet att myndigheten har att se till att arkivlokaler inte
brukas för andra ändamål än arkivändamål på sätt som kan äventyra
arkivmaterialet. I princip bör arkivlokaler användas enbart för förvaring av
arkiv. Ytteriigare ligger i skyddsplikten att myndigheten måste hålla kontroll
över tillträdet till sitt arkiv, så att inte material tillgrips eller förstörs.

En
ekonomiskt viktig sak är att arkivläggningen inte kommer att omfatta onödigt
material. Jag har föreslagit att med myndighetsarkiv i lagen skall förstås
enbart arkiv bildade av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet.
Vad som utgör allmänna handlingar i ett ärende hos en myndighet blir till följd
av tryckfrihetsförordningens bestämmelser klart senast då ärendet avslutas. Som
avslutat skall handlingarna i ärendet arkivläggas. Det är vid detta tillfälle
akten i ärendet bör genomgås och rensas från sådant som inte är allmänna
handlingar eller bör omhändertas så att materialet därmed blir allmän handling,
exempelvis minnesanteckningar. Det är viktigt att den här genomgången sker i
omedelbar anslutning till arkivläggningen, så att myndighetsarkiven inte
tillförs onödigt material. Förutom att det kräver utrymme i onödan torde det i
allmänhet kräva mer tid att senare sortera upp materialet. Som en basregel bör
därför gälla att myndigheten vid arkivläggningen skall pröva vilka handlingar
som skall vara arkivhandlingar.

Som den femte basregeln
bör gälla att myndigheten skall verkställa

föreskriven gallring i sitt arkiv. Detta är en viktig uppgift. Även om

grundprincipen är att allmänna handlingar skall bevaras är det en sedan

lång tid accepterad praktisk nödvändighet att vissa delar av materialet

efterhand förstörs. Jag kommer här senare att lämna förslag om de regler

som bör gälla om gallring, men jag vill redan här markera att gallring kan 38

ske
i en inte obetydlig omfattning, utan att de syften som arkivverksamhe- Prop.
1989/90:72

ten skall uppnå äventyras. Bilaga 1

Gallringsuppgiften
består dels i att konkret avgöra vilka handlingar som enligt gällande regler
skall gallras efter en viss tid, dels att också, när tiden är inne, fysiskt ta
bort och förstöra de handlingar som skall gallras. Jag återkommer närmare till
gallringsfrågan i det följande.

För
att uppnå väl fungerande arkiv räcker det inte att ställa upp regler för
hanteringen från det att handlingarna har arkivlagts. Vissa saker bör beaktas
redan på ett tidigare stadium. En sådan, tämligen självklar sak, är att man
framställer dokument, som skall bevaras, på ett sådant sätt att de är
beständiga. Sedan åtskillig tid har också funnits regler om exempelvis de papperskvaliteter
och skrivdon som får användas. Nya sätt att framställa handlingar, såsom genom
fotokopiering och laserskrivare har fört med sig nya praktiska problem att
lösa. Detsamma gäller lagring av dokument på elektroniska medier. De närmare bestämmelsema
om standarden vid myndigheternas framställning av allmänna handlingar bör,
liksom för närvarande, få ges av kompetent fackmyndighet. Däremot anser jag det
lämpligt att i en arkivlag ta in en grundbestämmelse av innebörd att myndigheterna
när de framställer sina handlingar skall använda materiel som är lämpligt med
hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Av en sådan regel framgår att
åtskillnad kan göras mellan det som skall bevaras och det som skall gallras.
Vidare framgår att beständighetskravet kan anpassas efter bevarandetiden. Denna
gmndbestämmelse i lagen kan sedan användas som grund för verkställighetsföreskrifter
med närmare praktiska detaljer.

En
annan praktisk förutsättning för ett rimligt organiserat arkiv är att de allmänna
handlingarna registreras på ett sätt som är ändamålsenligt för arkivvården. I
15 kap. sekretesslagen (1980:100) finns regler om registrering av allmänna
handlingar. Av dem framgår skyldigheten att registrera samt kraven på
registrets innehåll. Däremot innehåller inte sekretesslagen några regler om hur
handlingarna skall registreras, sålunda ingenting om strukturering av
materialet i ärendegmpper o. d.

Registreringen
sker naturligen i första hand med tanke på handläggningen av ärenden. Den har
emellertid också betydelse för struktureringen av myndighetens arkiv. Det kan
därför vara lämpligt att i en arkivlag göra en erinran om att ta vederbörlig
hänsyn också till arkivaspekten när man lägger upp systemet för registering.

3.D Gallring av allmänna handlingar

3.5.1
Inledande anmärkningar

Sedan
lång tid har det förekommit en successiv gallring av allmänna

handlingar. Gallringen utgör en praktisk nödvändighet. Utan den skulle

arkivmaterialet växa i en omfattning som vore ohanteriig, utan att det

skulle medföra några fördelar från insyns- eller informationssynpunkt.

Tvärtom skulle arkiven bli mer svårhanterliga. Gallringen syftar till att

arkiven inte skall tyngas av handlingar som saknar påtagligt informa- 39

tionsvärde, som bara utgör
en dubblering av information som bättre kan Prop. 1989/90:72 sökas i ett
annat arkiv eller som har ell informationsvärde som är markant Bilaga 1
begränsat i tiden.

Arkivutredningen
har beräknat att gallringen av statsförvaltningens handlingar svarar mot i
genomsnitt ungefär 80% av de urspmngligen tillförda handlingarna. Hårdast är
gallringen hos lokala och regionala myndigheter. Samma information finns
nämligen ofta hos en central myndighet och det räcker då att den finns bevarad
där.

Det
har varit — och bör i fortsättningen också vara — en huvuduppgift för det offentliga
arkivväsendet att se till att effektiviteten i gallringsarbetet hålls uppe och
ökas där det är möjligt. Ett viktigt syfte med mina förslag är att skapa goda fömtsättningar
för en rationell hantering av arkiven inte minst när det gäller gallringen.

Från
gallring skiljer man rensning. Med rensning avser man att akten i ett ärende
befrias från sådant material som inte skall utgöra arkivhandlingar. I
praktiken innebär det att sådant som inte är allmänna handlingar eller bör bli
det vid arkivläggningen (värdefulla minnesanteckningar) tas bort från akten.
Det gäller framförallt olika utkast och kladdanteckningar.

Vid
sidan om den gallring som är betingad av hanterlighetsskäl och ekonomiska skäl
har med tiden kommit också en gallring av handlingsbestånden betingad av
integritetsskäl. Det gäller särskilt sådana register som förs med hjälp av ADB,
men i några fall också personakter, oavsett om de förs på papper eller med
elektroniska hjälpmedel. Här är gallringsprincipen en annan. I allmänhet går
den ut på att uppgifterna efter en viss tid skall förstöras, om det inte finns
särskilda föreskrifter om bevarande.

Med
en utveckling mot en allt större användning av ADB-teknik i handläggningen kan
ovan nämnda princip om fullständig förstörelse av information med personanknytning
komma att breda ut sig på bekostnad av gängse principer för bevarande och
gallring. Vi löper därmed en risk att göra oss urarva i fråga om sådan
information som vi betraktar som en värdefull del av vårt kulturarv. Som
exempel kan jag nämna skatteförvaltningen. I våra arkiv finns nu på
pappersdokument detaljerade inkomstuppgifter om landets invånare i en obruten
svit från Gustav Vasas tid och fram till nutid. Överges pappersdokumentationen
i skatteförvaltningen och står då de nuvarande reglerna om förstörelse av ADB-material
kvar, kommer serien av inkomstuppgifter i arkiven väsentligen att brytas, utan att
någonsin kunna återställas. Enligt min mening måste man vara uppmärksam på
kulturarvsaspekten i sammanhanget.

Jag
kommer i det närmast följande att först behandla frågan om den traditionella
gallringen. De principer som jag där föreslår, anser jag bör utgöra gmndprincipema
för gallring av allmänna handlingar. Därefter kommer jag att ta upp frågan om
särskilda urvalsprinciper på vissa områden.

40

3.5.2 Huvudprinciperna
för gallring

Mitt
förslag: Allmänna handlingar skall få gallras även framgent. Gallring skall
dock alltid ske med beaktande av att arkiven utgör en del av kulturarvet och så
att det återstående arkivmaterialet fyller ändamålen med arkiven, nämligen att
tillgodose

— rätten
att ta del av allmänna handlingar,

— rättskipningens
och förvaltningens behov av information och

— forskningens
behov.

En
bestämmelse med nu angivna principer tas in i arkivlagen. Däremot införs inte
någon särskild bestämmelse om gallring i tryckfrihetsförordningen.

Det
öppnas möjlighet till att ge avvikande bestämmelser om gallring i lag eller
förordning. Som regel bör sådana bestämmelser ges i lag.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 1

Arkivutredningens
förslag: Överensstämmer i allt väsentligt med mitt förslag.

Remissinstanserna:
Har i allmänhet lämnat förslaget utan erinran.

Data-
och offentlighetskommittén (DOK) föreslår att det i tryckfrihetsförordningen (TF)
tas in en bestämmelse om att allmänna handlingar får gallras endast om de är av
ringa betydelse ur offentlighetssynpunkt.

Remissinstanserna:
Flertalet remissinstanser är positiva till DOK:s förslag. Några
remissinstanser anser dock att regeln kan tolkas så att möjligheten att gallra
skall bli mera restriktiv än den är i dag. Kammarrätten i Göteborg, JO,
statskontoret och JUSEK anser att frågan bör övervägas ytteriigare.

Skälen
for mitt förslag: Jag har i mina inledande anmärkningar till frågorna om
gallring framhållit att gallring av de allmänna handlingarna i myndigheternas
arkiv är en praktisk nödvändighet. Jag har där också givit uttryck för
uppfattningen att en riktigt utförd gallring bör leda till att arkiven blir mer
överskådliga och mer effektiva som informationskällor.

Samtidigt
är det som DOK har framhållit så att gallringen rent faktiskt kan sägas
innebära en begränsning av rätten att ta del av allmänna handlingar. Sker
gallring för hårt kan syftet med den fria insynen äventyras. Det är mot denna bakgmnd
man skall se DOK:s förslag om att möjligheten att gallra allmänna handlingar
skall förankras i tryckfrihetsförordningen.

Även om jag har förståelse
för DOK:s principiella resonemang känner jag ändå — i likhet med några av remissinstansema
— en viss tvekan inför en gmndlagsreglering av ett förhållande som ändå måste
betraktas som ganska självklart. En viss gallring är ofrånkomlig. Som jag
tidigare nämnt är det så att i genomsnitt 80% av de allmänna handlingarna
gallras. Gallring har förekommit under alla år TF funnits och har aldrig satts
i fråga (jfr prop. 1981/82:37 s. 37). DOK har också påpekat att den föreslagna
bestämmelsen inte avser att påverka den gallring som redan sker utan skall
endast utgöra ett stöd för denna. Någon ändring i nuvarande principer för
gallring har inte åsyftats.

41

DOK:s formulering av
bestämmelsen är dock utformad så att den när- Prop. 1989/90: 72 mast ger
intryck av att möjligheten att gallra skall bli mindre. Tvekan Bilaga 1 skulle
därför kunna uppstå om ett beslut om gallring är förenligt med grundlagsregeln
eller inte. En sådan bestämmelse om gallring i TF skulle följaktligen kunna få
konsekvenser som det nu inte går att överblicka. Även med en annan lydelse av
bestämmelsen kan man inte bortse från risken av en diskussion och
ifrågasättandet av gmndlagsenligheten i fortsättningen av något som i
praktiken är en självklarhet. En alternativ utformning av regeln som inte
skulle ha sådana konsekvenser skulle vara att denna enbart hänvisar till
innehållet i vanlig lag. Regeln skulle emellertid i så fall framstå som
tämligen meningslös.

Enligt
min bedömning kan alltså befogade invändningar resas mot en gmndlagsregel av
det föreslagna slaget, oavsett enligt vilken modell den utformas. Jag förordar
därför inte att en sådan regel införs.

Däremot
instämmer jag helt i vikten av att man vid utformningen av gallringsbestämmelser
tar stor hänsyn till offentlighetsintressena och beaktar vikten av att rätten
att ta del av allmänna handlingar inte inskränks på ett icke godtagbart sätt.
Tillräcklig garanti för detta bör vara att de gmndläggande föreskrifterna om
gallring beslutas av riksdagen.

Jag
har i denna fråga samrått med chefen för justitiedepartementet.

En
gallring får aldrig göras så att den äventyrar arkivens roll som en del av
kulturarvet eller något av de tre konkreta huvudmålen med arkivverksamheten.
Det är sålunda viktigt att det i gallringsarbetet finns en klar insikt om dessa
saker. Av den anledningen anser jag att det i lagens grundläggande bestämmelse
om gallring bör anges att gallring av allmänna handlingar får ske, men att
gallring alltid skall ske med beaktande av arkivens roll och syftena med
arkiven.

Även
efter en genomförd gallring måste arkiven sålunda kunna tillgodose

— rätten
att ta del av allmänna handlingar,

— rättskipningens
och förvaltningens behov och

— forskningens
behov.

Vad
som fordras för att tillgodose dessa syften kan förändras med tiden. Vissa
uppgifter — särskilt av mer perifer karaktär i ärendet — förlorar med tiden sin
aktualitet både ur insyns- och informationssynpunkt och kan därför med tiden
gallras, om de inte bedöms intressanta för forskningen. Det är rimligt att det
framförallt är det avklingande intresset från insyns-och informationssynpunkt
som får avgöra gallringsmöjligheterna. Kvar blir då till sist det material som
har en utpräglad kulturarvsaspekt, det material som också tjänar forskningen
som en kunskapskälla om förhållandena i vårt land. Jag tänker då både på den
professionella forskningen och på mer amatörmässig forskning från människor som
vill få kunskap om exempelvis sin släkt och sin hembygd.

Det
är givetvis inte tillräckligt för att kunna utföra en riktig gallring att

vara medveten om arkivens roll och syftet med dem. Det fordras både

insikt om ämnesområdet och en överblick över arkivbildningen i landet

för att inte begå fatala misstag. Fömtsättningar av detta slag kan emellertid

svårligen anges i författning. De konkreta avgörandena om vad som skall 42

gallras är i stället i hög
grad ägnade att överlåtas till yrkeskunnigt folk inom Prop. 1989/90: 72
arkivmyndigheterna i samverkan med de olika myndigheterna där arkiven Bilaga 1 bildats.
Hos riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven finns professiona-lismen på
arkivområdet och överblicken över fältet. Motsvarande höga professionalism
finns hos vissa kommuners arkivinstitutioner. När kommunerna har inrättat sina
egna arkivmyndigheter enligt den nu föreslagna arkivlagen bör dessa myndigheter
förvärva en professionalism på området som är betryggande för hanteringen av
gallringsfrågorna. Givetvis bör dock kommunerna tillgodogöra sig den speciella
kompetensen som finns hos riksarkivet. Hos myndigheterna finns kännedomen om
ärendena de hanterar i sin dagliga verksamhet och om den information som kan
fås ur handlingarna i ärendena. Jag anser den mest ändamålsenliga ordningen vara
att, inom ramen för en grundläggande lagregel av den innebörd som jag nyss
förordat, låta verkställighetsföreskrifterna i princip få ankomma på rikets
centrala arkivmyndighet, riksarkivet. Riksarkivets normgivning på området bör,
liksom hittills varit fallet, komma till stånd efter samråd med de berörda
myndigheterna, så långt det är praktiskt rimligt. Riksarkivet bör dock ensamt
ha avgörandet i sista hand. Därmed klarläggs också ansvaret för
gallringsnormerna. När det gäller myndigheter under försvarsdepartementet är
det naturligt att samråd sker med krigsarkivet.

Principen
om att verkställighetsföreskrifterna skall ankomma på riksarkivet bör dock ha
en väsentlig modifikation när det gäller kommunerna. Huvuddelen av
gallringsnormerna for ett kommunalt arkiv bör sålunda ankomma på kommunerna
själva att besluta. Riksarkivets verkställighetsföreskrifter på det fältet bör
begränsas till vad som kan anses absolut nödvändigt som samlad reglering för
landet.

På
den statliga sidan synes det mig lämpligt att riksarkivet tilläggs befogenheten
att dessutom konkret bestämma vilka handlingar som skall gallras, i
förekommande fall i samråd med krigsarkivet. Det torde ankomma på regeringen
att besluta om sådant bemyndigande för riksarkivet.

En
fråga som har varit uppe till diskussion har varit den om gallring av arkiven
efter forskningsprojekt. Frågan har berörts senast av den forskningsetiska
utredningen i dess betänkande (SOU 1989:74) Forskningsetisk prövning. Enligt
min mening krävs inte några särregler på detta område vid sidan om de generella
regler för gallring som jag här fömt har föreslagit.

Universitet
och högskolor liksom andra myndigheter hos vilka det bedrivs forskning bör
sålunda i fråga om gallring av de allmänna handlingarna från
forskningsprojekten som regelstyras av arkivlagens allmänna gallringsbestämmelser.
Att andra regler kan bli tillämpliga i fall då materialet omfattar
personregister som förs med hjälp av ADB skall jag strax återkomma till, när
jag behandlar förhållandet mellan arkivlagen och datalagen.

Det
ändamålsenliga i att överlåta på riksarkivet att efter samråd med

arkivbildaren träffa de konkreta avgörandena om vad som skall gallras

framträder med särskild styrka när det gäller arkiven efter forskningspro

jekt. Sådana konkreta avgöranden kan givetvis ha formen såväl av normer

som av förvaltningsbeslut i enskilda fall. 43

En sak som har
aktualiserats av den forskningsetiska utredningen är behovet av förhandsbesked
om den gallring handlingarna i ett forskningsprojekt skall undergå. Det kan t.
ex. gälla frågan om identitetsuppgifter från enkätsvar kan få gallras. Utan att
vilja föregripa riksarkivets prövning av sådana ärenden vill jag som min mening
uttala att det får anses ligga inom den föreslagna lagstiftningens ram att
lämna sådana besked om vad som skall iakttas vid en kommande gallring.

Den grundregel om gallring
som sålunda bör tas in i arkivlagen måste emellertid förses med ett förbehåll.
Det hänger samman med att gallring på vissa områden behöver ske efter delvis
andra kriterier. Somjag nämnde i mina inledande anmärkningar till frågan om
gallring finns det handlingsbestånd där bevarandefrågan måste bedömas också
med särskild hänsyn till integritetsaspekten. Jag skall snart gå över till att
behandla gallringsfrågorna i de sammanhangen. Redan nu vill jag emellertid slå
fast att sådana särbestämmelser som skall ta över grundregeln för gallring som
regel bör ha lagform. Det kan dock tänkas fall då det vore en onödig åtgärd att
lagreglera enbart med hänsyn till en gallringsbestämmelse. En viss möjlighet
bör därför finnas att ge avvikande bestämmelser även i förordning. Det
förbehåll som då behöver fogas till grundregeln skulle därför innebära att grundregeln
gäller, om det inte finns särskilda bestämmelser i annan lag eller förordning.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 1

3.5.3
Särregler om gallring

Mitt
förslag: På områden där det för närvarande finns olika särbestämmelser om
förstörande av allmänna handlingar görs bestämmelserna mer enhetliga.
Generellt bör därvid gälla i huvudsak följande.

— Sådana
särbestämmelser om förstörande av allmänna handlingar som skall gälla i stället
för arkivlagens gallringsregler skall ges i lag eller förordning.

— För forskningsändamål skall bevarande kunna ske i
form av ett nöjaktigt urval i stället för ett fullständigt bevarande.

Bakgrunden till mitt förslag:
Vad jag här presenterar är resultatet av samlade överväganden av förslag från socialdatautredningen
i betänkandet (DsS 1986:5) Gallra och bevara — socialtjänstens personregister
samt från intensivdatautredningen och arkivutredningen.

Inom forskarvärlden och
även inom arkivväsendet har sedan flera år förts en debatt om särskilda
urvalsgrunder när det gäller bevarande av vissa typer av uppgifter. Som ett
element i denna debatt finns bedömningen att det inte är en realistisk tanke
att bevara allt material. Det rör sig exempelvis om journaler från hälso- och
sjukvården och personakter från socialtjänsten. Samtidigt finns också insikten
om att förstörelse av sådant material innebär att viktiga källor till kunskap
förstörs. Ytterligare ett moment i debatten är vetskapen att uppgifter, som vid
en tidpunkt kan

44

förefalla mindre nyttiga,
vid en senare tidpunkt, då vetenskapen har Prop. 1989/90:72 utvecklats och
nya frågor ställts, kan bli väsentlig information. Det kan Bilaga I exempelvis
gälla handlingar av intresse ur miljösynpunkt. Intresset har då komrnit att
inriktas på att bevara ett nöjaktigt urval.

De
urvalsgrunder för bevarande som främst hardiskuterats är regionala urval,
exempelvis att bevarande sker inom s. k. intensivdataområden, och individurval,
exempelvis att bevarande sker med tillämpning av datumurval. Ett
intensivdataområde är ett geografiskt område där visst material, t.ex. socialtjänstakter,
bevaras i sin helhet till skillnad från andra geografiska områden där
materialet får förstöras. Datumurval, vilket också har kallats
personnummerurval eller indivbaserade urval, innebär att personakter för
personer födda vissa bestämda datum bevaras till skillnad från personakter för
personer födda andra datum som får förstöras. Ett datumurval innebär sålunda
ett tvärsnitt över hela landet avseende viss information medan informationen
från ett intensivdataområde ger exempel som i och för sig inte behöver vara
representativt för hela landet. Urvalsbevarande kan även ske efter andra
principer.

Det
rör sig alltså här om en annoriunda princip för gallring än den som normalt
tillämpas. Vid den traditionella gallringen försöker man att skilja ut den
information som bedöms vara "viktig" och bevara den varefter man
gallrar resterande material. Om gallring sker enligt de ovan presenterade
principerna sparas material inom vissa områden och/eller material avseende
vissa personer, medan material rörande andra områden eller personer gallras. På
så sätt sparas även ett urval av sådana uppgifter som vid gallringstidpunkten
kan anses triviala men som senare kan visa sig vara av intresse.

Ett
bevarande efter de nu berörda urvalsgrunderna förutsätter att både insynsaspekten
och myndigheternas eget informationsbehov är överspelade. Givetvis kan inte
rätten att ta del av allmänna handlingar tillgodoses genom någon form av urval
av akter. Inte heller kan ett stympat aktmaterial tjäna några aktuella
informationsbehov för rättskipning och förvaltning. Bevarande av akter enligt
någon urvalsmetod är i princip lämplig bara då det är fråga om ett bevarande
för forskningens behov.

Socialdatautredningen
och intensivdatautredningen har från något skilda utgångspunkter penetrerat
frågan. Arkivutredningen har lämnat synpunkter på intensivdatautredningens
förslag.

Socialdatautredningen

Socialdatautredningen
har föreslagit atl socialtjänstens arkiv i princip

hanteras så att varje socialnämnd skall frånhända sig samtliga akter och

registernoteringar fem år efter den sista uppgiften påförts. Akter för perso

ner födda den 5:e, 15:e och 25:e varje månad skall därvid överlämnas till

landsarkiv medan övriga akter gallras. Undantagna från gallringen skall

också vara originalhandlingar i faderskapsärenden samt handlingar avse

ende internationell adoption som rör barnets ursprung liksom liknande

handlingar avseende svenskt hittebarn. Vidare skall alla slags handlingar i

socialnämndens arkiv i Jönköpings kommun bevaras såsom ett typarkiv. 45

Slutligen
skall också riksarkivet få bemyndigande att för tidsbegränsade Prop.
1989/90:72 perioder kunna medge bevarande av material som behövs för
särskilda Bilaga 1 forskningsprojekt.

Intensivdatautredningen

Intensivdatautredningens
förslag innebär sammanfattningsvis att Östergötlands, Gotlands, Hallands och
Västernorrlands län utpekas som intensivdataområden. I motsats till ett
tidigare förslag från riksarkivet till regeringen, där riksarkivet utgick från
att frågan borde lagregleras, anser utredningen att tillämpningen av modellen
bör bygga på överenskommelser och samverkan mellan de offentliga arkivens
olika huvudmän.

Utredningen
anser också att urvalsmodellerna, intensivdataområden och datumurval, bör ses i
ett sammanhang. Genom bevarande inom intensivdataområden kan behovet av
datumurval i viss mån minskas. Utredningen påvisar sålunda att skillnaderna är
påfallande små när det gäller de statistiska felmarginalerna i ett datumurval
om 3% jämfört med ett större urval om t. ex. 10%. Utredningen föreslår därför
att datumurvalet bör begränsas till tolv slumpvis valda dagar under ett år som
alltså inte behöver anknyta till en viss dag gemensam för alla månader. På så
vis minskas risken för att onödig uppmärksamhet i myndigheternas handläggning
riktas mot personer, t. ex. 15:e-födda, vars akter man vet kommer att bevaras
för framtiden.

Utredningen
har inte gjort någon kartering av vilka aktserier som bör kunna vara aktuella
för urvalen. I stället har den utifrån ett forskningsfält — sambandet mellan
olika yttre miljöfaktorer och dess påverkan på individen — givit exempel på
arkivdata som är användbara för den forskning som urvalen kan ge underlag för.
Utöver de aktserier som här redan omnämnts anger utredningen sålunda
försäkringskassans sjukanmälningar, miljö- och hälsoskyddsnämnders grunddata
om miljön, länsvisa naturvårdsdata, yrkesinspektioners företagsakter och
arbetsförmedlingens personakter som sådana aktserier.

Utredningen
har också föreslagit att sekretesslagen skall ges ett tillägg med innebörden
att sekretess skall kunna gälla för uppgift om enskilds personliga eller
ekonomiska förhållanden i den mån uppgiften bevaras i arkiv som ett led i
tillämpningen av intensivdatamodellen eller ett datumurval.

Arkivutredningen

Arkivutredningen
lägger såsom grund för sina överväganden konstateran

det att de föreslagna urvalsprinciperna inte får uppfattas som generella

gallringssystem som kan vara styrande för arkivväsendet i dess helhet eller

som kan tillämpas på alla slags arkivserier. En sådan tillämpning skulle

innebära att framträdande samhällsfenomen inte skulle bli dokumentera

de då de inte är representerade i urvalen. 1 stället gäller det att hitta

lämpliga metoder för gallring av de arkivserier som är av sådan karaktär

att de lämpar sig för gallring-bevarande enligt de aktuella modellerna. 46

Under
dessa fömtsättningar tillstyrker utredningen att modellerna tilläm- Prop.
1989/90:72

pas. Bilaga 1

Utredningen
anser emellertid att det är en brist i intensivdatautredningens förslag att
inget storstadsområde finns med ibland de föreslagna intensivdataområdena. Den
föreslår därför att Malmö kommun med omnejd tas in. Urvalet bör också
kompletteras med ett mellansvenskt län, liksom med Jönköpings kommun med tanke
på de typarkiv som här byggts upp med avseende på rättsväsendet. Hallands län
bör däremot kunna utgå ur urvalet.

Utredningen
accepterar att datumurvalen kan minskas till 3% i enlighet med intensivdatautredningens
förslag men anser att urvalet av praktiska skäl måste avse en fast dag varje
månad — den 15:e. Reservationen görs dock för att ett större individurval kan
komma att krävas för vissa aktserier, bl. a. för att tillgodose den
epidemiologiska forskningens behov. Förslagen om förstärkt sekretesskydd
tillstyrks.

Remissopinionen

Genom
att ärendet behandlats av tre utredningar som presenterats och remissbehandlats
tätt efter varandra har ett mycket stort antal synpunkter från
remissinstanserna kommit att redovisas. Yttrandena har också i olika
utsträckning påverkats av de nya överväganden som efterhand förts fram i utredningarna.
Beskrivningen av remissopinionen avser därför i första hand instansernas
ställningstaganden till arkivutredningens mera sammanfattande slutsatser.

En
klar majoritet av remissinstanser tillstyrker eller accepterar en kombinerad
användning av intensivdatamodellen och datumurval inom arkivväsendet. Vissa
företrädare för forskarintressen hävdar emellertid att gallringskonsekvenserna
av förslagen är olyckliga, varför det är bättre att avvakta tekniska lösningar
som kan ge nya förutsättningar för bevarande av stora arkivmängder.

Företrädare
för folkrörelseanknuten forskning invänder också att idén om
intensivdataområden strider mot "kraven på att alla medborgare oberoende
av bostadsort skall ha tillgång till ett likvärdigt källmaterial för sin historia"
(Arbetarrörelsens arkiv).

Invändningarna
mot förslagen gäller emellertid i första hand den tekniska utformningen. En
mycket stark remissopinion anser att ett system med intensivdataområden som
inte omfattar ett av landets storstadsområden inte kan accepteras. Även andra
detaljsynpunkter på urvalet av län anläggs. Göteborgs kommunstyrelse förordar
att förslaget om Hallands län som intensivdataområde antingen utökas med
Göteborgs kommun eller ersätts med Göteborgs och Bohus län.

En
kraftig remissopinion anför också att ett 3-procentigt datumurval

som föreslagits av intensivdatautredningen är alltför snävt tilltaget. T.ex.

forskningsrådsnämnden och medicinska forskningsrådet hävdar att ett

urval om 10% är minimum för att särskilt den epidemiologiska forskning

ens behov skall kunna tillgodoses. Flertalet remissinstanser avstyrker ock

så intensivdatautredningens förslag om ett slumpurval av födelsedata för 47

urvalet.
Förslaget uppfattas såsom alltför svårt att hantera i praktiken. Prop.
1989/90: 72

Förslaget
om stärkt sekretess tillstyrks av en bred opinion. Några instan- Bilaga 1 ser,
bl. a.justitiekanslem anser dock den avvägning som nu finns i sekretesslagen
mellan offentlighetsprincipen och integritetsintressen är i huvudsak
ändamålsenlig.

Flera
kommuner och landsting som föreslagits ingå i intensivdataområden förutsätter
att kompensation från staten måste utgå för merkostnader för arkiven.

Skälen
till mitt förslag: De frågor om intensivdataområden och datumurval som har
behandlats av de tre nyssnämnda utredningarna har särskild betydelse när det
gäller sådant aktmaterial som är underkastat särskild reglering när det gäller
gallring av materialet. Detta förhållande gör det nödvändigt att något närmare
behandla dessa gallringsprinciper trots att jag tidigare har hävdat att
gallringen bör överlåtas till yrkeskunnigt folk inom arkivmyndigheterna. Jag
väljer att behandla dessa urvalsfrågor inom ramen för frågan om behovet av
särregler om gallring för vissa områden.

Dalalagens
regler om bevarande och gallring

Bland
de områden för vilka det finns särskilda regler att beakta när det gäller
bevarande och förstöring av allmänna handlingar är de som faller under
datalagen (1973:289). Denna lag har tillkommit för att reglera integritetsskyddet
när personuppgifter behandlas med hjälp av ADB. I lagen skiljs mellan
personregister som får föras efter enbart en licens från datainspektionen (här
nedan kallade licensregister) och sådana personregister som därutöver fordrar
ett särskilt tillstånd i varje enskilt fall (här nedan kallade
tillståndsregister). Det är framför allt de speciellt integritetskänsliga
registren som fordrar tillstånd. Undantag från kravet på tillstånd gäller bl.
a. sådana register som inrättas enligt beslut av riksdagen eller regeringen (s.
k. statsmaktsregister).

I
fråga om licensregister gäller bl. a. den generella föreskriften att personuppgifter
skall utgå ur ett register då uppgifterna inte längre behövs med hänsyn till
ändamålet med registret. Skyldighet att ta bort en personuppgift föreligger
dock inte, om den skall bevaras på grund av bestämmelse i lag eller annan
författning eller enligt myndighets beslut som har meddelats med stöd av
författning (12§). Beträffande tillståndsregister bestämmer datainspektionen i
de föreskrifter som skall lämnas för personregistret, i den mån det behövs för
att förebygga risk för otillbörligt intrång i den personliga integriteten, vad
som skall gälla om bevarande och gallring av uppgifterna i registret (6§).
Skulle författningsföreskrifter i detta hänseende saknas beträffande ett
statsmaktsregister, ankommer det på datainspektionen att lämna föreskrifter
därom (6a§). Datainspektionen kan också med stöd av 18§ datalagen meddela föreskrifter
om gallring beträffande licensregister, om det behövs med anledning av vad som
framkommit om registret.

Bestämmelserna
i den föreslagna arkivlagen om bevarande och gallring

samt föreskrifter som meddelas med stöd av arkivlagen, t. ex. om bevaran

de för forskningsändamål, blir regler som enligt datalagens gällande lydelse 48

tar över datalagens regel
i 12 § om förstörande. Licensregister hos myndig- Prop. 1989/90: 72 heter
som utgör allmän handling — och som inte är författningsreglerade i Bilaga
1 särskild ordning — kommer därmed att gallras enligt arkivlagens normsystem.
Detta bör normalt sett inte innebära några problem (jfr vad som sagts ovan om 18§
datalagen) och jag anser därför att det bör vara en rimlig ordning.

När
datainspektionen meddelar föreskrifter om bevarande och gallring för
tillståndsregister (6 § datalagen) skall inspektionen förutom integritetsaspekten
även beakta de skäl som talar för ett bevarande. Frågor om bevarande och gallring
av personregister avgörs enligt 12 § dataförordningen (1982:480) efter samråd
med riksarkivet. Det är min uppfattning att datainspektionens föreskrifter om
bevarande och gallring i praktiken tillkommer under vederbörlig hänsyn till
gängse gallringsprinciper. Jag anser inte att arkivlagen bör medföra någon
ändring när det gäller datainspektionens uppgifter med tillståndregistren.
Bestämmelsen i 6§ datalagen bör därför gälla före arkivlagens regler. När det
införs en generell arkivlagstiftning som anger mål för arkivverksamheten och
knyter gallringsreglerna till dessa mål har inspektionen givetvis att beakta
den lagstiftningen och väga intressena för bevarande mot integritetsintresset.
1 sak torde det emellertid inte vara något nytt för inspektionen. Jag ser
därför inte nu anledning att i datalagen närmare reglera denna avvägningsfråga.

Sammanfattningsvis
innebär den nu föreslagna ordningen att när det gäller tillståndregistren är
det datainspektionen som med stöd av datalagen meddelar föreskrifter om
gallring och bevarande, medan det är riksarkivet alternativt den kommunala
arkivmyndigheten som meddelar sådana föreskrifter i övrigt, alltså även om det
rör sig om licensregister.

Enligt
dataförordningen skall datainspektionen samråda med riksarkivet när
inspektionen utfärdar föreskrifter om bevarande och gallring. I verkställighetsföreskrifterna
till arkivlagen bör föreskrivas att riksarkivet skall samråda med
datainspektionen innan arkivet utfärdar föreskrifter som täcker också
licensregistren på det statliga området. Jag avser att återkomma till
regeringen med förslag i det avseendet.Givetvis bör också kommuner som avser
att meddela föreskifter om gallring av licensregister samråda med
inspektionen.

Även
med den ordningen att arkivlagen tar över den allmänna regeln i 12§ datalagen
om gallring återstår emellertid frågan om förhållandet mellan arkivlagen och
datalagens bestämmelse i 18§ om rätt för inspektionen att meddela särskilda
gallringsföreskrifter också beträffande licensregistren. Bestämmelsen motiveras
av integritetshänsyn. Den har enligt uppgift kommit till användning endast i
några enstaka fall. Enligt min mening bör dock datainspektionen ha kvar
möjligheten att på förekommen anledning ingripa till skydd för integriteten
även om andra organ i princip svarar för gallringsföreskrifterna på området.
Sådan 18 § datalagen är avfattad anser jag det vara klart att inspektionen har
kvar denna befogenhet även efter införandet av den nu föreslagna
arkivlagstiftningen. Givetvis förutsätterjag att datainspektionen samråder med
riksarkivet eller resp. kommun innan den går ut med särskilda bestämmelser
enligt 18 § datalagen.

49

4
Riksdagen 1989/90. 1 saml. Nr 72

Datalagen är nu föremål
för utredning. Resultatet av denna kommer Prop. 1989/90:72

dock inte att föreligga förrän tidigast i slutet av år 1991. Bilaga
1

De
särskilda registerjörfatlningarna

1
ett antal författningar, som reglerar olika aktsystem och register, finns särskilda
bestämmelser om bevarande och gallring. Det är här fråga om akter och register
med personuppgifter. Reglerna ges i flertalet fall i lag. Bestämmelserna
varierar något, men som den gemensamma principen framträder att materialet
skall förstöras efter en viss tid, om det inte finns direkta föreskrifter om
bevarande. Denna princip har väsentligen förestavats av integritetsskäl.
Principen om förstörelse av materialet är diametralt motsatt den princip som
ligger bakom de föreslagna gallringsreglerna i arkivlagen. Där utgår jag från
att handlingar i princip skall bevaras, men får gallras om det kan ske utan att
ändamålen med arkiven äventyras. I samband med att en generell reglering på
lagnivå tillkommer, när det gäller bevarande och gallring av allmänna
handlingar, bör därför dessa särskilda författningar ses över. Det är rimligt
att försöka få den annorlunda reglering av gallringsfrågorna, som i vissa fall
kan vara behövlig, systematiskt och logiskt mer sammanhängande. Det är därvid
önskvärt att kulturarvs-aspekten finns med även i det sammanhanget.

Särbestämmelser
av det slag jag nu talar om finns i 60 och 62 §§ socialtjänstlagen (1980:620),
13§ skatteregisteriagen (1980:343), 50§ taxeringslagen (1956:623), 18 kap. 16
§ fastighetstaxeringslagen (1979:1152), 25 § lagen (1968:430) om mervärdeskatt
och 11 § utsökningsregisteriagen (1986:617).

I
7 § lagen (1963:197) om allmänt kriminalregister och 14 § polisregisterkungörelsen
(1969:38) stadgas det att uppgifter skall utgå ur registret när vissa
förutsättningar har inträffat. Enligt prop. 1963:39 s. 37 f angående lagen om
allmänt kriminalregister avses med begreppet "utgår ur" registret
inte att uppgifterna skall förstöras utan bara att de skall tas bort ur registret.
Om uppgifterna härefter skall gallras eller bevaras för forskningen får
bedömas med hänsyn till materialets värde för forskningen och till föreliggande
förvaringsmöjligheter. Samma betydelse får orden "utgå ur" i polisregisterkungörelsen
anses ha. Det finns därför ingen anledning att göra någon ändring i dessa
registerförfattningar. Regeringsrätten har i en dom den 13 juli 1988 funnit att
även uppgifter i polisens akter skall anses ingå i polisregister (dnr 4080—
1988). Begreppet utgå ur register finns även i 10b§ lagen (1965:94) om
polisregister m.m.som behandlar ett ADB-register för sakkunnigutlåtande hos
statens kriminaltekniska laboratorium. Enligt prop. 1987/88:122 s. 30 avser
begreppet här att uppgifterna inte får lagras längre än en viss tid. Detta
torde innebära att de avsetts bli gallrade. Jag avser dock inte att föreslå
någon ändring i lagen om polisregister m. m. eftersom de sakkunnigutlåtande
det är fråga om finns även på andra medier än ADB och ADB-registret därför får
anses vara endast ett register till hjälp för sökning inte ett register som
skall ersätta sakkunnigutlåtandena.

I
detta sammanhang bör också beaktas bestämmelserna i patientjournal- 50

lagen
(1985:562) om bevarande av journalhandlingar (8 §). Prop.
1989/90: 72

Jag
väljer att som underlag för min fortsatta framställning i denna del ta
Bilaga 1 exempel från socialtjänstlagen och skatteregisterlagen. Den första
avser en verksamhet som omhänderhas av kommunerna, den andra en helt statlig
verksamhet. Patientjournallagen behandlarjagförsig, eftersom den haren något
annorlunda karaktär.

I
socialtjänstlagen föreskrivs i 60§ första stycket att anteckningar och andra
uppgifter i en personakt som tillhör socialnämndens personregister skall
gallras ut fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. 1 paragrafens
andra stycke föreskrivs att uppgifter i personregister som utgör sammanställningar
av uppgifter skall gallras ut fem år efter det att de förhållanden som
uppgiften avser har upphört. Gallringsreglerna i 60§ modifieras sedan i 62 §.
Där föreskrivs dels att vissa handlingar i faderskapsärenden inte får gallras
med stöd av 60 §, dels att regeringen eller den myndighet som regeringen
bestämmer får föreskriva andra undantag från gallringsskyldigheten. Av
förarbetena till lagen framgår att bemyndigandet för regeringen har förestavats
av insikten om att det, främst med hänsyn till forskningens behov, skulle bli
nödvändigt med andra undantag från gallringsplikten (prop. 1979/80:1 s. 570).

I
skatteregisteriagen föreskrivs i 13§ att uppgifter i register enligt den lagen,
vilka hänför sig till viss beskattningsperiod och skall tas upp i skattelängd
får bevaras högst sju år efter utgången av det kalenderår under vilket perioden
gick ut. Denna gallringsskyldighet modifieras dock redan i samma paragraf
Regeringen bemyndigas sålunda att föreskriva förlängd bevarandetid. 1
förarbetena till lagen anges som skäl för bemyndigandet till regeringen att
statistik- och forskningsintressena skall kunna tillgodoses (prop. 1979/80:146 s.
50).

Varken
i socialtjänstlagen eller i skatteregisterlagen är grundregeln om gallring
efter en viss kortare tid undantagslös. Förutom undantag som anges direkt i
lagen finns möjlighet för regeringen eller myndighet som regeringen bestämmer
att föreskriva undantag. Bemyndigandena är dock olika konstruerade. I det ena
fallet avser det rätt att föreskriva om bevarande utan speciell tidsgräns. I
det andra fallet rätt att föreskriva en längre bevarandetid.

Både
när det gäller socialtjänstlagen och skatteregisterlagen är alltså

grundkonstruktionen den att regeln om gallring blir gällande, om inte

något annat uttryckligen har föreskrivits. Samma grundkonstruktion går

igen i flertalet av de övriga, tidigare nämnda särbestämmelserna. Detta

rättsläge kan med fördel fortsatt tjäna som grund för regleringen av gall

ringsfrågan på de områden där, främst av integritetsskäl, den föreslagna

arkivlagens gallringsregler behöver modifieras. En i grunden enhetlig regle

ring på de särskilda registerlagarnas område skulle då ges den strukturen

att gallring skall ske efter en bestämd tid, om inte det finns någon uttryck

lig bestämmelse i lagen eller någon bestämmelse meddelad med stöd av

lagen enligt vilken handlingen skall bevaras. Detta är alltså en omkastning

i förhållande till regleringen i arkivlagen där presumtionen är för bevaran

de. Omkastningen är emellertid rimlig med hänsyn till de integritetsaspek

ter som kan föreligga på de särskilda registerlagarnas område. 51

När det gäller de undantag
från gallringsskyldigheten som kan komma Prop. 1989/90:72 ifråga finns det,
enligt min mening, anledning att se något olika på dem Bilaga 1 från
lagstiftningsteknisk synpunkt. Sådana undantag som förestavas av hänsyn till
insynsaspekten och till myndigheternas informationsbehov kan och bör som regel
tas in direkt i den särskilda registerlagen. Sådana frågor kan nämligen normalt
regleras genom generella bestämmelser. Informationsbehovet kan exempelvis
beaktas vid bestämmande av den tid som skall förflyta innan uppgifterna normalt
skall gallras. Även sådana bevaranderegler som kan förestavas av
rättssäkerhetsaspekter — t. ex. bestämmelsen i socialtjänstlagen om bevarande
av vissa handlingar i faderskapsärenden — kan och bör som regel finnas direkt
i grundförfattningen.

Något
annorlunda ställer det sig enligt min mening när det gäller konkreta
avgöranden av vilka handlingar som bör bevaras med hänsyn till forskningens
behov. Redan när det gäller de generella gallringsreglerna i den föreslagna
arkivlagen har jag förutskickat att de konkreta ställningstagandena till vad
som skall bevaras i princip bör överlåtas på fackkunnigt folk inom
arkivmyndigheterna. Behovet av fackkompetens inte blott från arkivväsende utan
även från forskarvärlden syns mig uppenbart när det dessutom kan bli fråga om
att överge normala bevarandeprinciper och övergå till att bevara ett urval som
kan antas fylla ändamålet att tillgodose forskningens behov. När det gäller
sådant material som behandlas i de särskilda registeriagarna är det dessutom
så, med hänsyn till mängden, att ett bevarande med hänsyn till forskningens
behov oftast är praktiskt rimligt endast i form av bevarande av ett urval.

1
de fall då registerlagarna avser handlingar som omhänderhas av statliga
myndigheter bör frågan lösas på följande sätt. I resp. lag fastslås att, utöver
de undantag från gallringsplikten som konkret anges direkt i lagen, ytteriigare
undantag får föreskrivas av regeringen eller den myndighet som regeringen
bestämmer. Dessa bemyndiganden får förutsättas bli använda enbart för att
bevara material med hänsyn till forskningens behov och då främst ett
representativt urval av material. Somjag nyss framhållit bör ju sådana undantag
från gallringsplikten som föreslavas av rättssäkerhetsaspekter, insynsaspekter
eller myndigheternas behov kunna anges direkt i resp. lag.

En
något annorlunda lösning får användas i det fall att de särskilda

gallringsbestämmelserna avser handlingar som omhänderhas av kommu

nala myndigheter. Med hänsyn till bestämmelserna i 8 kap. 5§ regerings

formen och att föreskrifter om kommunernas åligganden skall ges lagform

framstår ett icke närmare avgränsat bemyndigande för regeringen att

meddela föreskrifter om undantag som konstitutionellt tveksamt. I stället

bör som ett av undantagen från basregeln om gallring efter en viss tid anges

att handlingar skall undantas med hänsyn till forskningens behov i ett

representativt urval av landets kommuner och i övriga kommuner beträf

fande ett representativt urval av personer. Till en sådan lagregel kan sedan

regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer genom verk

ställighetsföreskrifter precisera vad som utgör ett representativt urval. Jag

skall inom kort återkomma till vad som därvid i första hand synes komma

ifråga. 52

Med
de sålunda av mig föreslagna lösningarna uppnås att uppgiften att Prop.
1989/90:72 praktiskt välja ut handlingar för forskningens behov på varje område
kan Bilaga I ske efter de fackmässiga kriterier som anses bäst.

Jag
vill emellertid som information nämna något om de urvalsmetoder som främst har
diskuterats och som närmast avses att komma till användning. Metoderna, som
jag tidigare presenterat, är ett datumurval och urval enligt intensivdataområdesmodellen.

Datumurval
har diskuterats när det gäller personuppgifter där det är väsentligt att hela
landet är representerat i underlaget, men där det ekonomiskt bedöms
orealistiskt att spara hela materialet. Som ett tänkbart urval har nämnts tre
fasta födelsedagar per kalendermånad. Andra har förordat tolv slumpvis valda
födelsedagar per kalenderår. Det senare urvalet har dock i allmänhet ansetts
för litet. Det mesta talar för närvarande för ett urval som svarar mot ungefar
10 % av materialet, dvs. tre födelsedagar per månad.

Urval
enligt intensivdataområdesmodellen innebär, som tidigare nämnts, att från vissa
områden, s. k. intensivdataområden, sparas materialet fullständigt, medan det
gallras i landet i övrigt. Som intensivdataområden kan väljas län och kommuner
som i kombination kan antas ge en någorlunda representativ bild av landet.
Uppfattningarna om vilken kombination som behövs går isär, men som exempel har
nämnts tre — fyra län av skilda karaktärer jämte ett storstadsområde. Den
kombination som torde vara mest aktuell utgörs av Östergötlands, Gotlands och
Västernorrlands län samt Göteborgs kommun. När det gäller länen har kombinationen
vunnit gillande vid remissbehandlingen. Göteborgs kommun har ansett det vara en
brist att inte ha med något storstadsområde och har själv anmält sitt intresse
av att ingå i ett regionalt urval. Enligt min bedömning bör det regionala
urvalet kunna avse de nu nämnda länen och Göteborgs kommun. Om riksdagen antar
lagförslagen får regeringen därefter ta upp frågan om
verkställighetsföreskrifterna.

De
principförslag som jag nu har lagt fram berör, förutom de speciellt behandlade
exemplen socialtjänstlagen och skatteregisterlagen också taxeringslagen,
fastighetstaxeringslagen, lagen om mervärdeskatt och utsökningsregisteriagen.

När
det gäller skatteregisterlagen, taxeringslagen, fastighetstaxeringslagen och
lagen om mervärdeskatt har tidigare förslag om ändringar med den innebörd jag
nu har förordat lagts fram i särskild ordning av chefen för finansdepartementet.
Detta sammanhänger med att förslag om andra ändringar i dessa lagar har beretts
inom finansdepartementet. Härvid har bl. a-. föreslagits att bestämmelserna i
taxeringslagen skall delas upp i två lagar; en ny taxeringslag och en lag om
självdeklaration och kontrolluppgifter.

Den
ändring i socialtjänstlagen som jag har förordat kommer att läggas fram av
statsrådet Lindqvist i det följande. Han lägger där även fram förslag till
andra ändringar i socialtjänstlagen.

Regeringen
har också nyligen förelagt riksdagen en proposition om tullregisteriag (prop.
1989/90:40). Bestämmelserna om gallring av tullregister är utformade mot
bakgrund av de överväganden jag här redovisar.

Som
jag nämnt i det föregående finns i patientjournallagen bestämmel- 53

ser om bevarande av
handlingar som bör beaktas i samband med de Prop. 1989/90:72
gallringsfrågor som jag nu har gått igenom. Bestämmelserna i patientjour-
Bilaga 1 nallagen skiljer sig från dem i de fömt behandlade registerlagarna. De
innehåller sålunda inte någon föreskrift om skyldighet att förstöra materialet,
utan en föreskrift om skyldighet att bevara materialet en viss minsta tid.

Enligt
8§ i lagen skall en journalhandling bevaras minst tre år efter det att den
sista uppgiften fördes in i handlingen. Regeringen eller den myndighet som
regeringen bestämmer får dock föreskriva att vissa slags journalhandlingar
skall bevaras minst tio år. Jag vill i detta sammanhang erinra om att
föredragande statsrådet i propositionen rörande patientjournallag
(1984/85:189) tydligt markerade att de föreslagna bestämmelserna om
bevarandetider i lagen tog sikte på att garantera säkerhets- och rättssäkerhetsintressen
som staten har att särskilt bevaka och att det fanns andra behov av att bevara
journalmaterial betydligt längre än de i lagen angivna tiderna. 1 propositionen
förutsattes därför att rekommendationer till sjukvårdshuvudmännen utfärdades
som bl. a. skulle innebära att de väsentliga delarna av en patientjournal inte
gallrades under patientens livstid. Regeringen har med hänvisning till
uttalandena i propositionen uppdragit åt riksarkivet att tillsammans med
socialstyrelsen och Landstingsförbundet utarbeta sådana rekommendationer till
sjukvårdshuvudmännen rörande gallring. Ett sådant arbete har också bedrivits
men inte kunnat slutföras på grund av de utredningsförslag rörande
intensivdataområden och arkivlag som lagts fram under rekommendationsarbetet.
Jag finner det angeläget att detta arbete åtempptas och slutförs så snart
riksdagen tagit ställning till de förslag som nu lämnas. Jag har i denna fråga samrått
med chefen för socialdepartementet. Det bör i detta sammanhang noteras att
föredragande statsrådet i propositionen med förslaget om lagen uttalar sig
positivt om eventuella individ- och regionurval av patientjournaler (prop.
1984/85:189 s. 34).

Regleringen
i patientjournallagen anser jag kunna bibehållas med den modifikationen att
lagen kompletteras med bestämmelser om vad som gäller sedan minimitiden för
bevarande har löpt ut beträffande sådana journaler som är allmänna handlingar. Naturligen
bör därvid gälla att arkivlagens huvudregler om bevarande och gallring träder
in. Som förut påpekats innebär de en presumtion för bevarande men medgivande till
gallring på bestämda villkor. Ett av de villkor som gäller är att gallringen inte
får ske på ett sådant sätt att forskningens behov sätts åt sidan.
Sjukvårdshuvudmännen är väl införstådda med den aspekten. Såvitt gäller
tillgodoseendet av forskningens behov är patientjournaler, enligt min mening,
ett område där gallringen, även inom ramen för arkivlagen, bör kunna ske så att
man bevarar ett representativt urval. Så länge insynsintresset och
myndigheternas egna behov finns kvar att beakta kan givetvis gallringen inte
göras enligt urvalsprincipen.

1
patientjournallagen finns föreskrifter också om förstöring av en

patientjournal helt eller delvis efter ansökan av patienten eller annan som

är omnämnd i journalen. Beslut om förstöring fattas av socialstyrelsen.

Föreskrifterna ger således möjligheter till förstörande av vissa allmänna 54

handlingar vid sidan av
det planmässiga gallrandet enligt den föreslagna Prop. 1989/90:72
arkivlagen. Avsikten är inte att denna möjlighet för den enskilde att få
Bilaga 1 journalhandlingar förstörda skall påverkas av förskrifterna i
arkivlagen.

1
den redovisning jag nu gjort av förutsättningarna för all tillämpa principerna
för s. k. intensivdataområden resp. datumurval har jag ingående uppehållit mig
vid de juridiska aspekterna på dessa urvalsprinciper. För att konsekvenserna av
mina förslag skall vara tydligt beskrivna kan det finnas skäl att särskilt
sammanfatta några konsekvenser av förslagen för arkiven.

De
bägge urvalssystemen tillgodoser olika typer av forskningsbehov. Datumurvalen
syftar i första hand till att möjliggöra longitudinella studier av en population
som är representativ för hela landet. Material från ett intensivdataområde kan
inte sägas vara representativt i samma mening, utan ger underiag för att i
första hand kombinera information från olika samhällssektorer. Det kan gälla
såväl individrelaterade data som andra typer av uppgifter.

Urvalsgallring
har naturligen sitt huvudsakliga tillämpningsområde beträffande sådana arkiv
som styrs av de speciella registerlagarna, vilka som grundregel har att allt
material skall förstöras. Det innebär att urvalen blir det maximala material
som bevaras av arkiv som annars förstörs av integritetshänsyn.

Även
beträffande sådana offentliga arkivserier, som skall gallras enligt huvudprincipen
i arkivlagen kan emellertid urvalsprinciperna tillämpas. Det är emellertid
viktigt att framhålla att det då måste ske inom ramen för arkivlagens
gallringsregler. Det betyder att en urvalsgallring inte är tillåtlig så länge
det finns insynsintressen kvar eller materialet behövs för myndigheternas
behov. Först när dessa intressen har avklingat och endast forskningens behov
finns kvar att beakta kan det bli tal om att gallra efter urvalsprincipen.
Besluten härom fattas då i vanlig ordning av det organ som har kompetensen att
ge gallringsföreskrifter. På den statliga sidan torde det bli riksarkivet och
på den kommunala resp. kommun, om inte regeringen skulle ha föreskrivit något
annat.

Vid
en tillämpning av modellerna utanför registeriagarnas område torde det stå
klart att modellerna inte är lämpliga för arkivserier som innehåller information
om enskilda individer, enskilda händelser och enskilda företeelser i övrigt
som enligt normala gallringsrutiner skulle bevaras eller som utifrån rimliga
bedömningar kan anses vara av vikt för forskning på gmndval av sådana
uppgifter. Släkt- och hembygdsforskningens intressen måste tillmätas stor
betydelse i det sammanhanget. Det kan t. ex. aldrig bli fråga om att gallra
folkbokföringsmaterial eller domböcker enligt urvalsmodellerna.

Urvalen
torde kunna tillämpas på arkiv där det huvudsakliga intresset

av informationen knyter sig till de kvantitativa förhållanden som kan

utläsas av de samlade arkiven men där dokumentationen av det individu

ella ärendet i sig är av underordnat intresse. Länsbostadsnämndernas

låneakter, försäkringskassornas sjukfallshandlingar och skolans provhand

lingar kan vara exempel på arkiv med en i hög grad standardiserad och

rutinartad information. Sådana arkiv kan knappast gallras på ett menings- 55

fullt
sätt enligt traditionella metoder medan däremot urvalen kan ge den adekvata
dokumentationen om verksamheterna bakom arkiven.

De intensivdataområden och
de personurval som väljs för sådana arkiv som styrs av de särskilda
registerlagarna — och där de urvalen är gränsen för vad som får bevaras — blir
naturligtvis styrande för de urval som kan komma ifråga för arkiv som styrs
enbart av arkivlagen. Det skall dock framhållas att för sådana arkiv kan i och
för sig göras både större och mindre urval.

Det är angeläget att de
kommuner som bildar registerlagarnas intensivdataområden har en ambitionsnivå
i arkivfrågor som tillgodoser forskningens behov. Det ankommer på riksarkivet
att verka för den angelägna samordningen mellan de olika offentliga
arkivhuvudmännen i den frågan. Något åläggande från statens sida gentemot
kommunerna att bevara arkiv utöver vad som följer av bestämmelser i lag
föreslås emellertid inte.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 1

3.6 Förfarandet med arkiv då myndigheter upphör

Mitt förslag: Om
en myndighet upphör och därmed också den statliga eller kommunala verksamhet
som myndigheten har svarat för, skall myndighetens arkiv i princip överlämnas till
en arkivmyndighet inom en kortare frist.

Arkivutredningens förslag:
Överensstämmer i huvudsak med mitt förslag. Utredningen har dock inte beaktat
behovet av undantag..

Remissinstanserna:
Har lämnat förslaget utan erinran.

Skälen fbr mitt förslag:
Såväl inom den statliga som inom den kommunala sektorn förekommer det att
uppgifter flyttas från en myndighet till en annan och att myndigheter slås
samman eller delas. Sådana åtgärder medför inte någon risk för att
arkivmaterial skall bli hemlöst. Arkivet från en verksamhet som flyttas får som
regel föras över till den myndighet som fortsättningsvis skall svara för
verksamheten. Den nya myndigheten svarar i fortsättningen också för det
överförda arkivmaterialet. Om en viss verksamhet hos en myndighet avvecklas,
men myndigheten finns kvar uppstår inte heller några problem med vem som skall
svara för arkivet. Arkivet från den avvecklade verksamheten blir naturligen
kvar hos den arkivbildande myndigheten.

I det fall åter att en
myndighet läggs ned och samtidigt den verksamhet som myndigheten har svarat för
upphör att vara statlig resp. kommunal myndighetsuppgift blir situationen en
annan. För närvarande gäller i sådana fall att arkivet skall överlämnas till en
arkivmyndighet. Detta är en rimlig regel och den bör gälla även i
fortsättningen. Regeln bör emellertid inte vara undantagslös. När det gäller
statliga myndigheter bör regeringen kunna bestämma annat. På den kommunala
sidan bör motsvarande befogenhet finnas för kommunfullmäktige resp.
landstinget.

Som exempel på fall då
undantag kan vara motiverat kan, från den statliga sidan, nämnas de offentliga
utredningarna. De utgör myndigheter

56

som läggs ned när
utredningsuppdraget är slutfört. Hela verksamheten som myndigheten har haft är
därmed också avvecklad. I praktiken kan emellertid en utrednings arkiv vara
värdefullt för arbetet i det departement där utredningsresultatet skall
användas. Det är då inte så praktiskt att utredningens arkiv omedelbart
överlämnas till en arkivmyndighet.

Jag vill i detta sammanhang
ta upp en särskild fråga. Den gäller det fall att en verksamhet överförs från
en myndighet till ett enskilt rättssubjekt, t. ex. ett statligt bolag. I sådana
fall kan arkivet som regel inte överiämnas till det enskilda organet. Detta
beror på att en allmän handling inte får fråntas denna sin status. Överlämnande
kan dock vara möjligt i sådana fall då enligt sekretesslagen
handlingsoffentlighet skall gälla hos ett enskilt organ i viss verksamhet.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 1

3.7 Myndigheternas rätt att göra sig av med allmänna
handlingar på annat sätt än genom gallring eller överlämnande till
arkivmyndighet

Mitt förslag:
Utöver sådant avhändande som sker genom gallring eller överlämnande till arkivmyndighet
skall myndigheter inte få göra sig av med allmänna handlingar utan stöd i
författning eller i beslut som har fattats av politiskt ansvarigt organ.

Arkivutredningens förslag:
Överensstämmer i huvudsak med mitt förslag när det gäller de statliga myndighetema.
Utredningen har dock inte lämnat något förslag när det gäller de kommunala
myndigheterna.

Remissinstanserna: Har i
allmänhet lämnat förslaget utan erinran. Hovrätten för Skåne och Blekinge har
dock ifrågasatt behovet av en sådan bestämmelse.

Skälen till mitt förslag:
I det föregående har jag lagt fram förslag till grundregler om gallring av
allmänna handlingar. Jag har i samband därmed betonat vilken grannlaga uppgift
denna gallring är med hänsyn bl.a. till handlingsoffentligheten. När nu
bestämmelser om gallring i regel bör ges på lagnivå är det, enligt min mening,
naturligt att på samma nivå och i sammanhang också ge regler om och i vad mån
myndigheter på annat sätt får göra sig av med allmänna handlingar. I det
hänseendet har jag redan tidigare berört det avhändande som kan ske i form av
överlämnande till en arkivmyndighet. Det finns emellertid också andra fall då
det är både praktiskt och rimligt att en myndighet får lämna ifrån sig
handlingar som är allmänna handlingar hos myndigheten.

Först kan sägas att det i
det fall en myndighet har fått handlingar som lån skall de lånade handlingarna
givetvis återställas. Vanliga exempel på sådana lån är då en myndighet
remitterar ett ärende till en annan myndighet för yttrande eller då en högre
domstol skall ta upp ett överklagat mål från en underinstans.

I övrigt bör emellertid en
myndighet inte få göra sig av med allmänna handlingar utan stöd i författning
eller särskilt beslut av regeringen eller.

57

på den kommunala sidan, av
kommunfullmäktige eller landstinget. I och med att regeringen resp. den högsta
beslutande kommunala församlingen får befogenhet att vid sidan av
författningsföreskrifterna meddela beslut i enskilda fall blir systemet
tillräckligt smidigt samtidigt som det sörjs för att beslutspraxis hålls samlad
på en hög nivå.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 1

3.8 Vidgad tillämpning av bestämmelserna för statliga
arkiv

Mitt
förslag: De bestämmelser som gäller för statliga arkiv skall gälla också för
arkiv hos

— kyrkokommunala
myndigheter,

— vissa
organ som jämställs med myndigheter och

— allmänna
försäkringskassor.

Arkivutredningens
förslag: Överensstämmer med mitt förslag.

Remissinstanserna:
Har i allmänhet lämnat förslaget utan erinran.

Skälen
för mitt förslag: Idag gäller bestämmelserna för statliga arkiv, dvs.allmänna
arkivstadgan (1961:590), även för kyrkoarkiv och arkiv hos allmän
försäkringskassa. Med kyrkoarkiv förstås såväl pastorsämbetes och kyrkas som
församlings, pastorats och kyrklig samfällighets arkiv. Remissinstanserna har
inte haft något att erinra mot arkivutredningens förslag att denna ordning
skall fortsätta att gälla. Jag anser därför inte att det finns något skäl att
frångå denna ordning.

Arkivutredningen har
vidare föreslagit att bestämmelserna för statliga arkiv skall tillämpas även på
arkiv hos vissa organ som jämställs med myndigheter. Det gäller här arkiv hos vissa
organ som i sekretesslagen jämställs med myndighet och ytterligare en
inskränkning görs genom att det inte är hela arkivet hos organet det gäller
utan bara den del som bildas i den verksamhet där myndighetsutövningen sker.
Vilka dessa organ är framgår av sekretesslagen men jag kan som exempel ange
Aktiebolaget Svensk Bilprovning. De handlingar som bildas i den del av
verksamheten som jämställs med myndighetsutövning blir allmänna handlingar. Det
är med hänsyn till denna likhet med statliga myndigheter som jag föreslår att bestämmelserna
om arkiv hos statliga myndighet tillämpas även på dessa arkiv.

58

3.9
Svenskt arkiv

Mitt
förslag: Beteckningen "svenskt arkiv" skall också i fortsättningen
skyddas och utgöra en garanti för att arkivmaterielen är typgodkända.

Bestämmelser
om skydd för beteckningen "svenskt arkiv" ges lagform. Frågor om
godkännande och användning av skrivmateriel och förvaringsmedel delegeras till
myndighetsnivå.

Prop.
1989/90:72 Bilaga I

Arkivutredningens
förslag: Utredningen har föreslagit att kungörelsen (1964:504) om användning av
skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivma-terielkungörelsen) skall upphävas i
samband med att en ny arkivförordning utfärdas. Något förslag till nya
bestämmelser om skydd för beteckningen svenskt arkiv har inte lagts fram.

Remissinstanserna:
Av remissinstanserna är det endast riksarkivet som har berört frågan om skydd
för beteckningen svenskt arkiv. Riksarkivet anser att det skydd som i dag finns
för beteckningen i skri vmaterielkungö-relsen bör bibehållas.

Skälen
för mitt förslag: En grundförutsättning för en meningsfull arkivvård är att de
handlingar som skall bevaras rent faktiskt går att bevara, skrivmaterielen och förvaringsmedlen
måste helt enkelt vara arkivbeständiga. Myndigheterna bör också på ett
relativt enkelt sätt kunna kontrollera om den materiel och de förvaringsmedel
som de använder är arkivbeständiga eller inte. Ett sätt att göra detta är att
de arkivbeständiga materielen och förvaringsmedlen typgodkänns och märks på ett
visst sätt.

I dag finns det
bestämmelser om typgodkända materiel för statlig verksamhet i skrivmaterielkungörelsen.
Typgodkända materiel skall enligt denna kungörelse vara märkta med
beteckningen svenskt arkiv. I kungörelsen stadgas vidare att den som märker
materiel med beteckningen svenskt arkiv trots att materielen inte är typgodkänd
eller inte stämmer överens med godkänt prov kan dömas till dagsböter. Det finns
också bestämmelser om förverkande av det aktuella varupartiet.

Arkivutredningen har
föreslagit att skrivmaterielkungörelsen skall upphävas och att frågor om
godkännande och användning av skrivmateriel skall handläggas av riksarkivet.
Jag har i princip inte något att invända emot att en fackmyndighet handlägger
denna typ äv. frågor. Det finns emellertid moment i skrivrnaterielkungörelsen
som inte går att överföra till myndighetsföreskrifter utan tvärtom numera
kräver lagform. Det är fråga om föreskrifterna om skydd för beteckningen
svenskt arkiv. Dessa skyddsbestämmelser utgörs för närvarande av straffsanktionerade
förbud att använda beteckningen ifråga annat än under vissa förutsättningar
samt förverkanderegler. Förbud av detta slag, som riktar sig till envar och är straffsanktionerade
skall numera ha lagform. Detsamma gäller de förverkandebestämmelser som är
knutna till straffbestämmelserna. Bestämmelserna i övrigt i skrivmaterielkungörelsen
är däremot av den art att de faller inom regeringens kompetensområde och kan
delegeras till en myndighet.

Mot
bakgrund av vad jag nu anfört föreslårjag en särskild lag om skydd

59

för
beteckningen svenskt arkiv. I lagen bör föreskrivas förbud att använda Prop.
1989/90:72 beteckningen på skrivmateriel och förvaringsmedel som inte särskilt
har Bilaga 1 godkänts för denna beteckning. Överträdelse av förbudet bör
beläggas med böter. Liksom hittills bör varupartier som avses med en
överträdelse kunna förverkas.

4 Prioriterade insatsområden inom arkivväsendet 4.1 Informationslagring och
arkivlokaler

Min bedömning: En
plan bör upprättas för försörjningen av statliga arkivlokaler. Möjligheterna
att samverka, särskilt med kommuner och landstingskommuner, bör prövas för att
uppnå rationella depålösningar. Insatser bör göras för att intensifiera
tillämpningen av ny teknik inom arkiven. Riksarkivet bör tillföras resurser för
att utveckla expertkompetens i fråga om registrering, reprografi, skrivmateriel
och arkivlokaler samt för datamediekontroll.

Arkivutredningens
förslag: Överensstämmer i huvudsak med min bedömning. Utredningen anser att en
nödvändig depåutbyggnad bör finansieras genom besparingar hos myndigheterna
samt pläderar för att den statliga arkivorganisationen bör byggas ut genom att
nya landsarkiv inrättas.

Remissinstanserna:
Tillstyrker i huvudsak utredningsförslagen. Flera länsstyrelser redovisar egna
förslag om lokaliseringen av nya landsarkiv.

Skälen för min bedömning:
Inom ramen för min föredragning om förslaget till arkivlag har jag redovisat
mina ställningstaganden till frågor som rör bl.a. ansvarsförhållandena kring
den offentliga arkivbildningen och om gallringen av arkiv. Bägge dessa aspekter
är viktiga när det gäller att minska den kraftiga tillväxten av arkivhandlingar
inom statsförvaltningen. Den har som jag tidigare nämnt för de senaste
decennierna uppskattats till en årlig ökning med ca 20000 hyllmeter handlingar
efter verkställd gallring.

Arkivutredningens
undersökningar pekar mot att produktionen av arkivhandlingar på papper nu inte
längre tycks öka i samma omfattning som t.ex. under 1970-talet. Utredningens
mätningar ger också vid handen att användningen av tekniska medier tycks
påverka omfattningen av arkivhandlingar på papper.

Arkivmyndigheternas arbete
från 1960-talet har också i hög grad inriktats på att utarbeta gallringsbeslut
och arkivbildningsplaner för myndigheterna. Också dessa ansträngningar har
dämpat tillväxttakten.

Arkivinformation som
lagras på ADB-medier, fortfarande främst magnetband, utgör ännu så länge i
första hand inte ett förvaringsproblem i fråga om mängden. Från arkivsynpunkt
gäller problemen i stället främst mediernas bristande beständighet som medför
att olika arkivvårdsinsatser är nödvändiga för att inte informationen på t.ex.
magnetband skall gå

60

förlorad.
Också de arkivmtiner som krävs för återsökning m.m. måste Prop. 1989/90:72

ägnas stor uppmärksamhet. Bilaga 1

De
nya medierna innebär därmed ett växande arkivvårdsproblem. Samtidigt är det
den tekniska utvecklingen som framöver sannolikt kommer att ge de största möjlighetema
att påverka tillväxten av arkivvolymerna.

Det
finns skäl att hysa förhoppningen att teknikutvecklingen inom en inte alltför
avlägsen framtid radikalt kommer att förändra fömtsättningar-na för att lagra
arkivinformation. Förhoppningar knyts sålunda till bl. a. de möjligheter som
erbjuds genom optisk lagring på skivor genom laserteknik och scanning. Som
ersättning för pappersdokument i original är emellertid också den optiska
skivan ännu så länge behäftad med brister i fråga om beständighet. Ett
intensivt tekniskt utvecklingsarbete kring optisk lagring bedrivs nu på flera
håll i världen.

Ett
mer traditionellt hjälpmedel är mikrofilmtekniken som redan utnyttjats länge.
Även tekniken för mikrofilm har dock utvecklats bl. a. med kameratyper som
tillåter en snabbare fotografering av större material och med bättre resultat. ADB-stöd
för registrering och återsökning av mikrofilmade handlingar har gjort det
enklare att hantera också stora arkivbestånd på mikrofilm.

Mikrofilmning
har dock hittills i första hand utnyttjats för skyddsfilmning av arkivalier
som är utsatta för stark förslitning. Mikrofilm har emellertid en beständighet
som — om filmningen ut.förts rätt och om filmen förvaras på lämpligt sätt — är
jämförbar med arkivpapper. Som ersättning för pappershandlingar har den använts
främst för information som bevaras för viss tid.

Kostnaderna
för mikrofilm har successivt minskat i förhållande till kostnaderna för
bevarande på papper. Att mikrofilma ett arkiv innebär en investeringskostnad
som dock på sikt kan uppvägas av besparingar i fråga om lokalutrymme. Detta har
utnyttjats inom såväl offentlig som privat arkivverksamhet för att minska
kostnaderna för arkiven.

Riksarkivet
förfogar över vissa medel bl. a. för datamediekontroll som utgör en resurs för
att bedriva utvecklingsarbete inom teknikområdet.

Det
kommer att vara en av de viktigast uppgifterna för riksarkivet under de
närmaste åren att delta i och följa teknikutvecklingen inom arkivområdet, inte
minst internationellt. Jag uppfattar det som angeläget att arkivsektorns
erfarenheter och kunskaper om tillämpningen av nya informationslagringsmetoder
breddas och utvecklas. Jag vill i sammanhanget erinra om de förslag om arkivens
forskning som regeringen nyligen presenterat i 1990 års proposition om
forskning. De resurser som där föreslås ställda till riksarkivets förfogande
avser huvudsakligen utvecklingen av arkivväsendets informationsteknologi. 1 nu
föreliggande proposition föreslårjag att även riksarkivets resurser för
datamediekontroll utökas. Jag återkommer till detta under anslagsredovisningen.

En
mycket stor andel av den omfattande tillväxten från 1950-talet och framåt
förvaras i dag i myndighetsarkiven. En utbyggnad av arkivmyndigheternas depåer
har visserligen ägt rum eller är beslutad men den har inte proportionellt
motsvarat tillväxten.

61

Därför är det uppenbart
att staten står inför uppgiften att organisera den Prop. 1989/90: 72

långsiktiga förvaringen av mycket stora volymer av handlingar. Bilaga
I

Enligt
utredningens beräkningar torde behovet av nya depåer för den civila
statsförvaltningen motsvara en ungefärlig kostnadsökning av 10 m ilj. kr. per
år under första delen av 1990-talet, en siffra som sedan stiger till ca 25
milj. kr. per år till decenniets slut.

Det
rör sig sålunda om ansenliga kostnader för statsförvaltningen. Hanteringen av
arkivens depåfrågor kräver därför stor omsorg för att kostnaderna så långt
möjligt skall kunna pressas. Somjag sammanfattat arkivväsendets
framtidsperspektiv bl. a. i fråga om teknikutvecklingen är det dock ingalunda
självklart att utgå från en fortsatt motsvarande kostnadsutveckling för
arkiven även i ett längre tidsperspektiv.

Mot
den bakgrunden vill jag anmäla att regeringen tillkallat en särskild organisationskommitté
(Dir. U 1989:46) för statliga arkivdepåer. Kommitténs uppgift är att utarbeta
en plan för försörjningen av arkivdepåer. Kommittén skall bl. a. pröva
förutsättningarna för att etablera nya landsarkiv. Riksarkivets depåbehov bör
också ges en långsiktig lösning.

Kommittén
skall också utreda möjligheterna att organisera en eller flera särskilda depåer
för arkiv med låg användarfrekvens, där kraven på tillgänglighet är
begränsade.

Den
regionala organisationen för de statliga arkiven bör betraktas som en
nyckelfråga i sammanhanget. Det kan visa sig ekonomiskt att länka depåutbyggnader
till de befintliga landsarkiven eller till nya landsarkiv. Då kan
förutsättningar skapas för samverkan i depålösningarna mellan i första hand
staten, kommunerna och landstingen. Många kommunala förvaltningar har sålunda
utbyggnadsfrågor av samma slag som staten att ta ställning till. Om den
offentliga sektorns olika delar kan samverka i lokalförsörjningen kan det
innebära en god hushållning med resurserna. Samtidigt finns det från användarsynpunkt
stora fördelar med en samordning av de offentliga arkiven.

En
sista huvudpunkt i direktiven är att kommittén bör göra en avvägning av
omfattningen av de arkivhandlingar som kan överföras till mikrofilm, vilket i sin
tur påverkar lokalbehoven. Kommittén skall också föreslå hur finansieringen av
en bred investering i mikrofilmning inom statsförvaltningen skall åstadskommas.

Depåfrågorna
fömtsätter sålunda en fortsatt beredning utöver de mer principiellt hållna
förslag som arkivulredningen redovisat. Även om regeringens åtgärder sålunda
nu inte fömtsätter något ställningstagande av riksdagen har jag ändå — med
tanke på depåfrågomas centrala ställning inom arkivväsendet — velat ge
riksdagen en relativt fyllig information om den fortsatta hanteringen.
Redovisningen ger också motiven för vissa av de förstärkningar av riksarkivets
resurser som jag anser nödvändiga.

Som
arkivutredningen anfört är det angeläget att riksarkivet har utrym

me för att utveckla några av de särskilda expertkompetenser som bör ligga

inom ramen för riksarkivets sektorsansvar inom statsförvaltningen. Det

gäller expertkunnande om registrering och reprografi, dvs. om metoderna

för myndigheterna att registrera handlingar på sätt som gör senare återsök

ning i arkiven möjlig och om framställning av handlingar som skall lämpa 62

sig för bevarande genom t.
ex. fotokopiering eller med laserteknik. Sådant expertkunnande har tidigare
tillhandahållits myndigheterna av statskontoret. Med tanke på betydelsen för
de samlade arkivbildningsfrågorna anser jag att det är angeläget att
riksarkivet har den kompetens som krävs för att vägleda myndigheterna i dessa
frågor.

Det
gäller också expertkunnande i fråga om skrivmateriel, dvs. vilken skrivutrustning
som får användas för att allmänna handlingar skall vara arkivbeständiga. Jag
har tidigare berört dessa frågor i min allmänna motivering till arkivlagen
(avsnitt 3.4, se också specialmotiveringen till 3§ i förslaget till arkivlag).
Slutligen gäller det också riksarkivets kompetens i fråga om tekniska aspekter
på arkivlokaler. Sådan kompetens finns visserligen bl.a.hos byggnadsstyrelsen,
som ansvarar för den statliga lokalförsörjningen också vad gäller arkivdepåer.
Med hänsyn till den vikt som måste läggas vid depåfrågorna är det emellertid
angeläget att riksarkivet har en hög kompetens när det gäller att precisera
lokalkraven både från användarsynpunkt och från ett långsiktigt
bevarandeperspektiv.

Jag
räknar med att riksarkivets anslag bör förstärkas för kompetensuppbyggnaden
inom dessa områden. Jag återkommer till detta under anslagsberäkningarna.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 1

4.2 Arkivens användning och tillgänglighet

Min bedömning: De
insatser som blir nödvändiga för att klara bevarandet av de växande offentliga
arkiven måste paras med åtgärder för att öka tillgängligheten till arkiven.
Riksarkivets anslag bör förstärkas fördetta ändamål.

Arkivutredningens
förslag: Överensstämmer i princip med min bedömning.

Remissinstanserna:
Delar utredningens uppfattning.

Skälen
för min bedömning: I avsnittet om arkivens mål har jag sammanfattat motiven
för bevarande och vård av arkiv. Arkiven skall bidra till rätten att ta del av
allmänna handlingar och svara mot behovet av information för rättsväsende,
förvaltning och forskning.

För att arkiven skall
svara mot dessa syften är det viktigt att informationen i arkiven är lätt
tillgänglig.

För att en användare skall
ha största möjliga utbyte av arkiv måste han kunna skaffa sig kunskap om vilken
information som finns att tillgå, vilken information som är den mest relevanta
för hans syfte och med vilken insats han kan få tillgång till den.

Den enkla uppräkningen
illustrerar att bevarande och vård av arkiv inte i sig är tillräckliga för
arkivverksamhetens måluppfyllelse. Man kan formulera det så att bakom de
värderingar som uttrycks i bl.a.offentlighetsprincipen ligger inte bara rätten
att ta del av allmänna handlingar, utan också en insikt om att det är viktigt
att den rätten också faktiskt kan utnyttjas av medborgarna.

63

På motsvarande sätt är t.
ex. ett av målen för kulturpolitiken, att den Prop. 1989/90:72 skall
medverka till att äldre tiders kultur tas till vara och levandegörs Bilaga
1 (prop. 1974:28 s. 295), uttryckt i aktiv form. Forskningens användning av arkivens
information om äldre tider är en viktig faktor för den delen av
kulturpolitiken.

De
svenska arkiven torde i betydande utsträckning ha varit inriktade på att
förhållandevis passivt tillhandahålla arkivinformation. Visserligen har ett
mycket omfattande arbete genom åren lagts ned på att göra arkiven tillgängliga
genom arkivförteckningar och andra söksystem. Distributionen genom riksarkivets
byrå Svensk arkivinformation i Ramsele (SVAR) av arkivhandlingar på mikrokort
till folkbiblioteken har bl.a.kommit att bli en mycket uppskattad insats.

Sammantaget
uppfattar jag det emellertid som nödvändigt att arkivinstitutionernas användarservice
kompletteras med insatser för att aktivt tillhandahålla och om man så vill
marknadsföra arkivinformationen till användarna. Det är en självklarhet att när
vårt samhälle kännetecknas av allt rikare och mer komplicerade
informationsflöden måste också arkivinstitutionerna anpassas efter nya krav
och behov från användarna.

Som
jag tidigare utförligt har beskrivit ökar mängden information i arkiven nu
mycket snabbt. Samtidigt som arkivens värde på det sättet blir större blir
också arkivinformationen allt mer sammansatt och svår att överblicka.

De
förslag som jag redovisat för att utveckla arkivbildningen och som syftar till
att lösa arkivens depå- och lagringsfrågor måste därför enligt min mening vara
kopplade till en arkivpolitik som också utgår från användarnas behov.

Enligt
min bedömning har medvetenheten inom arkivväsendet om an-vändarfrågornas
betydelse ökat under senare år. Den medvetenheten är viktig för gmndläggande
frågor såsom hur arkiven anpassar sina öppettider och hur man prioriterar
mellan olika uppgifter. Det är också viktigt att arkivinstitutionerna utvecklar
sin samverkan med forskningsinstitutioner så att användarna stimuleras till att
delta aktivt i en diskussion om bl.a. urvals- och gallringsfrågor och om
villkoren för långsiktigt arkivbevarande i övrigt.

Till
väsentliga delar måste dock en övergång till aktiv användarservice inom
arkivväsendet ses som en forskningspolitisk reformfråga. Arkivutredningen har
sålunda pekat på behovet av att kunna utnyttja ADB-teknik för att i nya former
kunna både sprida kunskap om innehållet i olika arkiv och för att kunna
tillhandahålla informationen till olika användargrupper.

Jag
hänvisar till regeringens förslag i den forskningspolitiska propositio

nen när det gäller resurser för att utnyttja ADB-tekniken för att öka

arkivens tillgänglighet. 1 detta sammanhang tar jag upp riksarkivets och

landsarkivens resurser för att främja tillgängligheten med mer traditionella

hjälpmedel. Jag tänker då på behovet av handböcker och tematiska arkiv

guider som kan vara ett komplement till sedvanliga arkivförteckningar och

som kan användas som stöd för den som forskar i arkiv. Jag tänker också

på önskemålen om publicering av viktiga och frekvent utnyttjade urkun

der m. m. Denna typ av hjälpmedel är självklara för en serviceinriktad 64

arkivtjänst men finns för
närvarande att tillgå i endast begränsad utsträckning. Riksarkivets anslag bör
tillföras särskilda medel för detta ändamål. Jag återkommer till detta under
anslagsberäkningarna.

Ett sätt att sprida
arkivinformation är genom mikrokort. Under 1980-talet har en omfattande konvertering
av äldre kyrkohandlingar genomförts så att dessa nu finns tillgängliga för lån
via folkbiblioteken från SVAR. Riksarkivet har föreslagit att arbetet drivs
vidare med i första hand handlingar ur äldre domstolsarkiv. Liksom
kyrkböckerna är dessa i hög grad efterfrågade av inte minst släkt- och
hembygdsforskare, varför en produktion av mikrokort också skulle innebära att
den pågående förslitningen av materialet hejdas.

Det är enligt min mening
lämpligt att riksarkivet förfogar över medel för att kunna reproducera
arkivhandlingar på mikrofiche. Den närmare avvägningen av de resurser som bör
avsättas för detta ändamål bör dock ankomma på riksarkivet inom ramen för de
resurser myndigheten förfogar över. Därvid är en viktig utgångspunkt att
kostnaderna för produktionen så långt möjligt bör täckas av intäkter från
försäljning och utlåning. De medel riksarkivet avsätter för stöd till
produktionen bör därför också löpande omprövas med hänsyn till utvecklingen av
intäkterna.

Prop. 1989/90:72 Bilaga 1

4.3
Enskilda arkiv

Min bedömning:
Ståtens uppgifter med avseende på de offentliga arkiven får inte skymma
behovet av att ta till vara också värdefulla enskilda arkiv. Stödet till
enskilda arkiv bör ökas. Medel bör avsättas för bevarande av företagsarkiv i
samverkan med näringslivet.

Arkivutredningens
förslag: Överenstämmer med min bedömning.

Remissinstanserna:
Redovisar inga erinringar mot utredningsförslagen.

Skälen för min bedömning:
Enskilda arkiv kan ha stort värde som kulturarv och det är därför angeläget
att det yrkesmässiga kunnandet i arkivfrågor kan föras ut i form av råd och
praktiska anvisningar till dem som svarar för enskilda arkiv. I en del fall kan
det vara motiverat med avgifter för sådan hjälp. Det kan även vara lämpligt att
arkivmyndigheter tar emot enskilt material för förvaring. Dessa former av
kontakter mellan arkivmyndigheter och vårdare av enskilda arkiv har lång
tradition i vårt land.

Vilken information som
samlas i de offentliga arkiven styrs i allra största utsträckning av
inriktningen och karaktären av förvaltningens uppgifter. Detta blir särskilt
påtagligt med förvaltningsarkivens snabba och omfattande tillväxt.

Den
information som arkiven bevarar för framtiden speglar sålunda främst det
offentliga Sverige och det offentliga Sveriges bild av samhället. Motvikten
utgörs av de arkiv efter privatpersoner, organisationer och företag som samlas
in och överlämnas till offentliga arkiv. En annan del av tillvaratagandet av
enskilda arkiv sker genom de enskilda arkivinstitutioner som drivs av
föreningar, organisationer eller företag.

65

5 Riksdagen 1989/90. 1 saml. Nr 72

Det
bör därför poängteras att det från forsknings- och kulturpolitisk Prop.
1989/90:72 synpunkt primärt inte är ett arkivs proveniens eller ursprung som motive-
Bilaga 1 rar behovet av bevarande utan arkivets informationsinnehåll, oavsett
vem arkivbildaren är.

Det
är viktigt att den statliga arkivpolitiken omfattar en lämplig avvägning
mellan insatserna för offentliga och enskilda arkiv. De senare insatserna sker
nu såväl genom arkivmyndigheternas arbete med insamling och vård av enskilda
arkiv som genom statligt stöd till enskilda arkivinstitutioner, bl.a.
folkrörelsearkiven.

Uppgiften
att fördela statsstödet till enskilda arkivinstitutioner har efter regeringens
förslag i 1989 års budgetproposition (prop. 1988/89:100 bil. 10 s. 377-378, KrU
18, rskr. 184) huvudsakligen delegerats till riksarkivets nämnd för enskilda
arkiv, efter att tidigare delvis ha fördelats av regeringen. Förändringen av
ansvarsförhållandena innebär att riksarkivet kontinuerligt får avväga hur
myndigheten fördelar sina insatser mellan offentliga och enskilda arkiv.

De
enskilda arkivinstitutionerna har viktiga funktioner i den arkivinsamling och
arkivvård de utför men också genom den kulturpolitiskt värdefulla verksamhet
som institutionerna kan utveckla kring arkiven. Det handlar här ofta om en
folkligt anknuten forsknings- och bildningsverksamhet. Det är enligt min
mening angeläget att uppmärksamma de ofta i hög grad ideella insatser som görs
inom de enskilda arkivinstitutionerna.

Allmänt
sett är det ändå naturiigt att statligt stöd ges till en förhållande--vis
begränsad krets av sådana institutioner. Det finns uppenbara nackdelar från användarsynpunkt
med alltför splittrade arkivinstitutioner. Å andra sidan är det angeläget att
de institutioner som fungerar väl inom den enskilda arkivsektorn har rimliga
villkor för sin verksamhet.

Av
den enskilda sektorns olika arkiv har arkivutredningen särskilt pekat på
företagsarkiven som ett problemområde. 1 synnerhet de s.k.herrelösa arkiven,
efter företag som lagts ned går förlorade i en omfattning som utredningen
uppfattar som klart otillfredställande.

Det
finns enligt min uppfattning anledning att vara uppmärksam på företagsarkivens
värde inte bara från allmän arkivsynpunkt, utan också för regional- och lokalhistorisk
forskning. Inte minst de som arbetar i företagen har också berättigade anspråk
på bevarande av den delen av sitt kulturarv. Ansvaret för bevarandet av
kulturarvet delas av alla och när det gäller företagsarkiven är det naturiigt
att särskilt peka på det ansvar som näringslivet självt enligt min mening måste
ha för dessa arkiv.

I
detta avseende har flera föredömliga initiativ tagits under de senare

åren i form av näringslivsarkiv och företagsminnen. Förutsättningar för ett

mer samlat grepp om de långsiktiga bevarandefrågorna torde emellertid ha

skapats genom att en ny förening, Näringslivsarkivens förening, nu har

bildats på näringslivets eget initiativ. Avsikten är att föreningen med hjälp

av en särskild stödfond skall kunna verka för uppbyggnaden av regionala

näringslivsarkiv. Det aren viktig uppgift för riksarkivet och landsarkiven

att kunna stimulera och med kunskaper stödja uppbyggnaden av ett sy

stem som kan tillgodose bevarandebehoven i fråga om näringslivets arkiv. 66

Därför
är det angeläget att arkivmyndigheterna förfogar över resurser som Prop.
1989/90:72

kan fungera i samspel med företagens egna insatser. Bilaga
1

Sammantaget
räknar jag med att det statliga stödet till arkivväsendets enskilda sektor
utökas. Det bör ske med avseende på såväl de enskilda arkivinstitutionerna och
folkrörelsearkiven som näringslivsarkiven.

4.4 Arkivutbildning och personalutveckling m. m.

Min bedömning:
Utbildningsfrågorna inom arkivväsendet bör ägnas uppmärksamhet. Riksarkivet bör
tillföras resurser för personalutveckling.

Arkivutredningens
förslag: Överensstämmer med min bedömning.

Remissinstanserna:
Biträder utredningens förslag.

Skälen
för min bedömning: Jag har i min föredragning haft anledning att uppmärksamma
ändrade villkor och fömtsättningar för arkivverksamheten.

I
det perspektivet är givetvis kompetensfrågorna inom arkivväsendet av stor
betydelse. Regeringen har därför givit universitets- och högskoleämbetet (UHÄ)
i uppdrag att lämna förslag om erforderiiga förändringar av grundutbildning
samt fort- och vidareutbildning för arkivtjänstemän. Uppdraget kommer att
redovisas under våren 1990. På grundval av UHÄ:s förslag bör sedan
arkivväsendets utbildningsfrågor kunna beredas vidare.

Vid
sidan av de insatser som görs inom högskolans ram är det emellertid angeläget
att riksarkivet och landsarkiven kan göra en särskild satsning på den interna
personalutbildningen i anslutning till de reformer som nu föreslås för
arkivväsendet. Engångsanvisningar bör beräknas för detta ändamål. Jag
återkommer till detta under anslagsredovisningen.

1 anknytning till
arkivväsendets utbildningsfrågor vill jag också kort kommentera de synpunkter
på hanteringen av arkiv efter forskningsprojekt som den forskningsetiska
utredningen (U 1988:03) redovisat i en särskild skrivelse till regeringen. Jag
har tidigare berört utredningens förslag om gallring av forskningsarkiv. Det
har i olika sammanhang satts i fråga om arkiv efter forskningsprojekt kan följa
samma regelverk som gäller för andra offentliga arkiv. Utredningen har studerat
denna fråga och anser att det inte finns något behov av några särskilda
lagregler för forskningsarkiven. I den mån forskningsprojekt utförs med en
offentlig huvudman måste också regelverket för offentliga arkiv gälla för
projektets arkiv. Ansvaret för arkivet ligger enligt utredningen på den
myndighet där forskningen bedrivs. Samtidigt måste det observeras att det rent
praktiskt kan gälla särskilda förutsättningar för vården av dessa arkiv, bl. a.
med tanke på att projektets forskare måste ta aktiv del i arbetet med att
ordna, förteckna och gallra arkivet.

Jag
biträder de slutsatser utredningen redovisat om forskningsarkiv. Hanteringen av
arkiven efter forskningsprojekt torde för närvarande upp-

67

visa en ojämn standard.
Det är därför en viktig uppgift för riksarkivet att i Prop. 1989/90:72 samarbete
med UHÄ samt berörda forskningsorgan utarbeta tillämpnings- Bilaga 1 föreskrifter
om forskningsarkivens vård. Sådana föreskrifter bör vara flexibla med hänsyn
till forskningens behov och även kunna bidra till att höja de aktiva forskarnas
kompetens i arkivfrågor.

5 Upprättade lagförslag

l
enlighet med vad jag har anfört har inom utbildningsdepartementet upprättats
förslag till

1.
arkivlag,

2.
lag om skydd för beteckningen
svenskt arkiv,

3.
lag om ändring i lagen (1962:381)
om allmän försäkring,

4.
lag om ändring i patientjoumallagen
(1985:562),

5.
lag om ändring i utsökningsregisteriagen
(1986:617),

6.
lag om ändring i kommunallagen
(1977:179),

7.
lagom ändring i
församlingslagen (1988:180).

Lagförslagen
under 3 och 4 har upprättats efter samråd med chefen för socialdepartementet,
förslaget under 5 efter samråd med chefen för finansdepartementet och
förslagen under 6 och 7 efter samråd med chefen för civildepartementet.

6 Specialmotivering 6.1 Förslag till arkivlag

Lagens
tillämpningsområde

1
§ 1 denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv
samt om arkivmyndigheterna.

Bestämmelserna
13 — 6 och 10§§ skall tillämpas också på statliga, kommunala och
kyrkokommunala beslutande församlingar.

I
denna paragraf anges lagens tillämpningsområde. Lagen gäller således för arkiv
hos alla typer av myndigheter, dvs. både statliga, kommunala, landstingskommunala
och kyrkokommunala myndigheter. Om inte något annat sägs avses i det följande
med kommun och kommunal också landstingskommun resp. landstingskommunal.
Utrikesförvaltningens utlandsmyndigheter är svenska statsmyndigheter och
omfattas av lagen.

Beteckningen
myndighet är inte definierad i någon lag men av förarbete

na till regeringsformen (prop. 1973:90 s.232f) framgår att med myndig

het avses i den författningen regeringen, domstolar och förvaltningsmyn

digheter. Förvaltningsmyndigheter är samtliga statliga och kommunala

organ med undantag för riksdagen och kommunala beslutande församling

ar (kommunfullmäktige och landsting). Här används begreppet myndighet

med samma betydelse. 68

Lagens bestämmelser
omfattar också vissa andra organ. Vilka dessa Prop. 1989/90:72

organ är framgår av 2 §. Bilaga 1

I
lagen ges också bestämmelser om arkivmyndigheterna. Föreskrifter om arkivmyndigheterna
och deras uppgifter finns framförallt i 7 —9§§.

Genom
bestämmelsen i andra stycket kommer de gmndläggande bestämmelserna om arkiv 13-6
och 10§§ att gälla även riksdagen, kyrkomötet, kommunfullmäktige, landsting
och kyrkokommunala beslutande församlingar. Dessa organ är dock inte i denna
lag, såsom exempelvis i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, generellt jämställda
med myndighet. Bestämmelserna 13-6 och 10§§ är grundläggande för alla arkiv
och så allmänna att det inte finns någon anledning att de inte skall tillämpas
också på de beslutande församlingarna.

2 §
Vad som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters arkiv skall

gälla även för arkiv hos

1.
kyrkokommunala myndigheter,

2.
sådana organ som avses i 1 kap.
8§ andra stycket sekretesslagen (1980:100) till den del arkivet härrör från den
verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, och

3.
allmänna försäkringskassor.

I
paragrafen utvidgas tillämpningen av de bestämmelser som gäller för de statliga
myndigheternas arkiv. Bestämmelsen har motsvarighet i gällande rätt. Enligt 2§
allmänna arkivstadgan gäller stadgan sålunda även för kyrkoarkiv och allmänna
försäkringskassor.

1
första punkten föreskrivs att de bestämmelser som gäller för de statliga myndigheternas
arkiv skall gälla också för arkiv hos de kyrkokommunala myndigheterna.
Bestämmelserna kommer alltså att omfatta bl. a. kyrkoarkiven som idag regleras
av de statliga arkivföreskrifterna. Dessa arkiv innehåller dels pastorsämbetets
arkiv, dels de kyrkokommunala arkiven. Begreppet kyrkoarkiv kan därför mönstras
ut i den nya lagstiftningen. (Jfr också förslagen till ändringar i
församlingslagen /1988:180/).

De
i andra punkten avsedda organen är i sig inte myndigheter. Vid tillämpningen av
sekretesslagen jämställs de dock med myndigheter och vidare gäller
offentlighetsprincipen beträffande handlingar hos dessa organ i vissa
verksamheter, som räknas upp i bilagan till sekretesslagen. Det är naturligt
att arkivlagens regler gäller också för de arkiv som bildas i sådan verksamhet.
Handlingarna i dessa verksamheter blir därmed konsekvent jämställda med
allmänna handlingar.

Allmänna
försäkringskassor likställs i arkivsammanhang med statliga myndigheter. Detta
överensstämmer med gällande rätt.

Arkivbildningen
och dess syften

3 §
En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myn

dighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9§ tryck

frihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för

arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängli

ga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall

dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den

myndighet som svarar för
huvuddelen av upptagningen. 69

Myndigheternas
arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Myndigheternas
arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de Prop. 1989/90: 72

tillgodoser Bilaga 1

1.
rätten att ta del av allmänna
handlingar,

2.
behovet av information för
rättskipningen och förvaltningen, och

3.
forskningens behov.

Detta
är en grundläggande paragraf i lagen eftersom det här dels ges en definition av
arkiv, dels slås fast att arkiven skall bevaras och vilka syften arkiven skall
fylla.

För
de statliga myndigheterna finns enligt gällande rätt en definition av arkiv i 12§
allmänna arkivstadgan, där det sägs att det hos myndigheten bildade beståndet
av arkivhandlingar utgör myndighetens arkiv.

1
Jörsta stycket första meningen ges en definition av vad som är myndighetsarkiv
i arkivlagens mening. Denna definition skiljer sig från den i allmänna
arkivstadgan genom att den knyter an till tryckfrihetsförordningen. Det är
enbart de allmänna handlingarna som bildar myndighetsarkiv i lagens bemärkelse.
Lagens bestämmelser utgår alltså från att myndighetsarkiv består enbart av
allmänna handlingar. Det är en annan sak att det i t.ex. en myndighets
arkivlokal kan förvaras även arkiv från andra arkiv-bildare, t.ex. enskilda. Om
dessa arkiv bara förvaras hos myndigheten ingår de inte i myndighetens arkiv.
En myndighet kan tänkas förvara och vårda även sådant som inte utgör allmänna
handlingar, t. ex. biblioteksmaterial, därför att det kan ha kulturhistoriskt
eller annat intresse. Sådant material blir dock inte myndighetsarkiv i denna
lags mening.

Bestämmelsen
i första stycket andra meningen hänger samman med de särskilda reglerna i tryckfrihetsförordningen
om sådana upptagningar som kan uppfattas endast med tekniska hjälpmedel, främst
ADB-upptagningar. Såsom anförts i den allmänna motiveringen (avsnitt 3.1) kan
en ADB-upptagning som är tillgänglig för flera myndigheter så att den där kan
läsas eller på annat sätt uppfattas vara att anse som allmän handling hos alla dessa
myndigheter. 1 arkivsammanhang är det dock onödigt att arkivera upptagningen på
flera ställen. Det bör ske endast på ett ställe. 1 paragrafen anges att
arkivering bör ske i första hand hos den myndighet som svarar för huvuddelen av
upptagningen. Andra lösningar är emellertid tillåtna. Det har avsetts att
beslut om var arkiveringen skall ske får fattas av vederbörande arkivmyndighet.

Vidare
slås det fast i andra stycket att myndighetsarkiven utgör en del av det
nationella kulturarvet. Givetvis tillhör också enskilda arkiv vårt kulturarv,
men lagen reglerar inte dessa arkiv och något uttalande om deras status i
lagtexten är därför inte påkallat. Deklarationen att myndighetsarkiven utgör
en del av vårt kulturarv bildar en bakgmnd till de senare reglerna om vård och
gallring av arkiv. Insikten om att myndighetsarkiven är betydelsefulla för att
belysa landets utveckling måste finnas vid tillämpningen av de bestämmelserna.

I
tredje stycket sägs att arkiven skall bevaras, hållas ordnade och vårdas

så att de tillgodoser vissa syften. Detta är den gmndläggande bestämmel

sen. Av den framgår bl. a. att huvudregeln är att arkiven skall bevaras i sin

helhet. Undantag från denna regel ges senare i lagen, framförallt genom

bestämmelserna om gallring. 70

Genom det i första punkten
upptagna syftet — rätten att ta del av Prop. 1989/90:72 allmänna handlingar —
finns återigen en koppling till tryckfrihetsförord- Bilaga 1 ningen. I 2 kap. 1§
nämnda lag stadgas att "Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en
allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av
allmänna handlingar." Denna rätt kan, t. ex. när det gäller handlingar i
avslutade ärenden, tillgodoses endast genom att handlingarna finns bevarade.
Om det inte finns några sådana handlingar bevarade reduceras betydelsen av
tryckfrihetsförordningens bestämmelse högst väsentligt.

Vilka
handlingar som är allmänna handlingar och när de blir allmänna handlingar
regleras i 2 kap. tryckfrihetsförordningen.

Det
i andra punkten upptagna syftet tillgodoser rättskipningens och förvaltningens
behov av information. Det är t. ex. viktigt för både rättstill-lämpningen och förvaltningen
att man kan gå tillbaka till äldre avgörande så att praxis blir likformig.

Det
i tredje punkten upptagna syftet tillgodoser forskningens behov. Här avses inte
bara den professionella forskningen utan också amatörforskning. Forskningen
och kulturen är så intimt sammanknippade att kulturens behov får anses ingå i
forskningens behov. Självklart kan bevarande för forskningens behov inte
innebära ett totalt bevarande, även om många skulle önska det. Det måste bli
fråga om ett rimligt avvägt bevarande.

För
att uppnå de nu angivna syftena är det givetvis inte tillräckligt att arkivmaterialet
bara bevaras. Det skall — som framgår av början av andra stycket — även hållas
ordnade och vårdas med dessa syften för ögonen. Alla tre leden är viktiga. De
anges därför tillsammans i denna grundläggande paragraf. Till ordnandet och
vårdandet hör först och främst den arkivvård som varje arkivbildande myndighet
skall utöva. Närmare bestämmelser om denna arkivvård ges i 6 §.

Arkivvården

4 §
Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en

arkivmyndighet med stöd av 9§ har övertagit detta ansvar.

Bestämmelsen
innebär att så länge som arkivet finns kvar hos den arkivbildande myndigheten
så är den myndigheten ansvarig för att arkivet vårdas på det sätt som stadgas i
6§. Det är först när arkivet har avlämnats till en arkivmyndighet som ansvaret
övergår till denna. Arkivmyndigheten har visserligen ett tillsynsansvar men det
direkta ansvaret ligger på arkivbildaren. Skulle, t. ex. till följd av en
omorganisation, ett arkiv ha överförts från en myndighet till en annan är det
givetvis den övertagande myndigheten som sedan svarar för arkivvården av det
övertagna arkivet.

5 §
Som gmnd för arkivvården skall myndigheterna

1. vid
registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till

dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, och

2. vid
framställningen av handlingar använda materiel och metoder

som är lämpliga med hänsyn
till behovet av arkivbeständighet. 71

Paragrafen behandlar
åtgärder som föregår själva arkivläggningen, men Prop. 1989/90:72

som har betydelse för att arkivet skall kunna ordnas på ett rimligt sätt. Bilaga 1

I
15 kap. I § sekretesslagen stadgas att en allmän handling skall registreras
utan dröjsmål om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens
verksamhet. Registrering får underiåtas för bl.a. sådana allmänna handlingar,
för vilka sekretess inte gäller, om handlingarna hålls så ordnade att det utan
svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. 1 15
kap. 2§ nämnda lag anges vilka uppgifter registret skall innehålla.
Sekretesslagen reglerar däremot inte hur registreringen skall läggas upp. Hur det
sker har emellertid viss betydelse för strukturen av arkiven och därmed för
såväl sök- som gallringsmöjligheter. I förevarande paragraf föreskrivs därför
att myndigheterna skall ta vederbörlig hänsyn till arkivvården vid
registreringen. Det innebär att man när man bestämmer om uppdelning av
handlingar på olika ärendegrupper och dylikt, skall tänka på om en sådan
strukturering av materialet är lämplig också för arkivet.

Andra
punkten avser frågor om skrivmateriel och skrivmetoder. Bestämmelsen innebär
att myndigheterna redan när de framställer sina handlingar måste tänka på
behovet av arkivbeständighet för handlingarna ifråga. Myndigheten skall således
framställa handlingar på ett sådant sätt att de kan läsas, avlyssnas eller på
annat sätt uppfattas under den tid som handlingarna skall bevaras.

6
§ I arkivvården ingår att myndigheten skall

1.
organisera arkivet på ett
sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas,

2.
upprätta dels en
arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas
i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk
arkivförteckning,

3.
skydda arkivet mot förstörelse,
skada, tillgrepp och obehörig åtkomst,

4.
avgränsa arkivet genom att
fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och

5.
verkställa föreskriven gallring
i arkivet.

I
paragrafen anges närmare vad som ingår i varje myndighets arkivvård.

I
första punkten anges att arkivet skall organiseras på ett sådant sätt att
rätten att ta del av allmänna handlingar underiättas. Denna punkt motsvaras
delvis för de statliga myndigheterna av 18 § allmänna arkivstadgan, där det
stadgas att arkiv om möjligt skall vara uppställt i enlighet med arkivförteckning
samt förvaras så att alla dess delar är lätt åtkomliga. Vidare sägs där att
hemliga arkivhandlingar bör förvaras för sig.

Ett
av syftena med arkiven är att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar.
Det är därför viktigt att arkivet organiseras med tanke på att praktiskt
underlätta denna grundlagsfästa rätt. Med en sådan organisation av arkivet
torde också rimligen följa alt arkivet är lätt alt hitta i för myndighetens
egen personal. Bestämmelsen har placerats främst bland de moment som anges för
att markera dess vikt.

En
detalj i en god organisation, men en icke betydelselös sådan, kan vara 72

att
det av dossieer och kartonger framgår huruvida det kan finnas sekre- Prop.
1989/90:72 tessbelagda handlingar eller uppgifter i dem, så att man utan stor tidsut-
Bilaga 1 dräkt kan utröna om något sådant material behöver skiljas bort när
någon vill ta del av arkivhandlingar.

I
kravet på organisation av arkivet ligger vidare att myndigheten fortlöpande
måste planera och styra sin arkivbildning med tanke på en ändamålsenlig
organisation. Av de andra moment som också ingår i arkivvården följer att
planering och styrning måste ske även med beaktande av de momenten. Så måste
ordningen också underlätta gallringsarbetet.

1
andra punkten föreskrivs att varje myndighet skall upprätta en arkivbeskrivning.
Kravet på arkivbeskrivning är en nyhet i förhållande till vad som gäller idag,
medan arkivförteckningen är en gammal företeelse hos myndigheterna.
Beskrivningen syftar till att ge utomstående en överblick över vad som kan
finnas att hämta i myndighetens arkiv och hur detta arkiv i huvudsak är
organiserat.

För
att kunna ge en överblick över myndighetens arkiv får det anses erforderiigt
att beskrivningen lämnar besked om myndighetens uppgifter och organisation och
hur dessa har skiftat. Därav framgår vad som kommer ifråga att omhänderha i
myndighetens arkiv och, i större myndigheter, hur olika ärenden kan vara
fördelade på olika enheter inom myndigheten. Beskrivningen bör också ge en
översikt över arkivets organisation samt över de gallringsregler som tillämpas
på arkivet. Vidare bör framgå vem eller vilka som är ansvariga för arkivvården.

Med
tanke på det syfte beskrivningen skall fylla är det naturligt att den blir av
olika omfattning för olika myndigheter. Den bör dock alltid vara någorlunda
kortfattad för att fylla sitt syfte att ge en översikt.

Denna
arkivbeskrivning får inte förväxlas med den beskrivning av de register,
förteckningar eller andra anteckningar hos myndigheten som förs med hjälp av
automatisk databehandling som skall finnas hos myndigheterna enligt 15 kap. 11
§ sekretesslagen.

Vidare
skall myndigheterna, liksom hittills, upprätta en systematisk arkivförteckning.
En sådan förteckning är en inventarieförteckning över arkivet. Dess främsta
uppgift är att utgöra ett direkt praktiskt och detaljerat sökmedel i arkivet
såväl för myndighetens personal som för allmänheten.

Både
när det gäller arkivbeskrivningen och arkivförteckningen avses på den statliga
sidan närmare föreskrifter få ankomma på riksarkivet. I den mån föreskrifterna
rör myndigheter under försvarsdepartementet får krigsarkivets roll också
beaktas. På den kommunala sidan bör som regel föreskrifter om beskrivning och
förteckning kunna meddelas av kommunerna själva.

Arkivförteckningens
betydelse från offentlighetssynpunkt har ökat beroende på komplexiteten i
arkivbildningen och det tilltagande intresset att ta del av information. Detta
slag av förteckning är den enda som redovisar myndighetens totala arkivbestånd
oavsett medium och förvaringsplats.

Enligt
tredje punkten skall arkivet skyddas mot förstöring, skada, till

grepp och obehörig åtkomst. Med detta avses ett skydd mot yttre faktorer

som kan skada arkivet, t. ex. brand och fukt. Men att skydda arkivet mot 73

förstöring och skada kan
även innebära att skydda det mot inre faktorer Prop. 1989/90:72

som t. ex. att vissa
dokument inte får arkivläggas tillsammans med andra Bilaga 1

eftersom de kan förstöra
eller skada varandra. Av föreskriften i denna

punkt följer också att en
viss kontroll måste utövas över dem som besöker

arkivet så att inte någon obehörigen
bortför eller förstör arkivmaterial.

Vidare skall arkivet
skyddas mot obehörig åtkomst. Sekretessbelagda

handlingar skall t. ex. förvaras
så att obehöriga inte kan läsa dem.

Denna
punkt motsvaras av 17§ allmänna arkivstadgan för de statliga myndigheterna.

1
Jjärde punkten slås det fast att det i arkivvården även ingår att fastställa vilka
handlingar som skall arkivläggas. Före arkivläggningen av exempelvis en akt
skall den rensas så att t. ex. onödiga dubbletter och kopior tas ut och vidare
skall myndigheten ta ställning till om t. ex. minnesanteckningar som finns i
akten skall arkivläggas - i vilket fall de blir allmänna handlingar — eller
rensas ut.

1
femte punkten föreskrivs att myndigheten skall verkställa föreskriven gallring.
Såvitt gäller de förutsättningar som krävs för gallring hänvisas till vad som
anförs i anslutning till 10§. Såsom anförts i den allmänna motiveringen avses
mer praktiskt anknutna verkställighetsföreskrifter bli utfärdade. Såvitt
gäller den statliga sidan torde, liksom hitintills, gallringen normalt kunna
ske med ledning av särskilda föreskrifter eller beslut från riksarkivet. När
det gäller myndigheter under försvarsdepartementet kommer givetvis även krigsarkivet
in i bilden. I de fall gallringsbestämmelser i andra lagar tar över 10§, är de
mer exakta till sitt innehåll. När det gäller personregister enligt datalagen
kan datainspektionen ha meddelat särskilda föreskrifter om gallring (6, 6 a
och 18 §§ datalagen). Föreskriven eller eljest beslutad gallring skall
verkställas så fort som möjligt. Detta är viktigt på grund av ekonomiska skäl
och i vissa fall även på grund av integritetsskäl.

Arkivmyndigheterna
och deras uppgifter

7
§ För tillsynen av att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3 —6§§
skall det finnas arkivmyndigheter såväl inom den statliga som den kommunala
förvaltningen.

Arkivmyndigheterna
skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndigheter, regeringen,
myndigheter inom regeringens kansli eller utrikesrepresentationen.

1
denna paragraf slås två saker fast, nämligen dels att det skall finnas både statliga
och kommunala arkivmyndigheter, dels att arkivmyndigheterna skall se till att
de arkivbildande myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen.

En motsvarande bestämmelse
finns i dag för de statliga myndigheterna i

7 § allmänna arkivstadgan, där det stadgas att varje arkiv står under tillsyn

av en arkivmyndighet. Enligt förevarande paragraf skall tillsynen inriktas

på hur vissa i lagen angivna skyldigheter fullgörs. För statliga myndigheter

innebär bestämmelsen inte några större förändringar. Av 8§ denna lag

framgår att det ankommer på regeringen att fördela tillsynsansvaret mel

lan de statliga arkivmyndighetema. Där kan alltså en uppdelning ske. För 74

kommuner
och landsting gäller däremot att det skall finnas endast en Prop. 1989/90:72
arkivmyndighet i kommunen resp. landstinget. När det gäller kommuner Bilaga 1 och
landsting är det en nyhet med arkivmyndigheter. De kommunala arkivmyndigheterna
får bl. a. som uppgift att se till att arkivvården fungerar i kommunerna. Om
kommunfullmäktige eller landsting inte beslutar annat kommer kommunstyrelsen
resp. förvaltningsutskottet att vara arkivmyndighet. Redan i dag har dessa
organ enligt 3 kap. 1 § kommunallagen (1977:179) inseende över övriga nämnders
verksamhet.

Det
bör här påpekas att arkivmyndigheternas uppgifter inte påverkar de kommunala
revisorernas granskningsarbete.

I
andra stycket stadgas att arkivmyndigheterna inte skall utöva tillsyn över
riksdagens myndigheter eller regeringen. Detta är naturligt eftersom detta är
myndigheter som är överordnade arkivmyndigheterna och några befogenheter
gentemot dessa kan ju arkivmyndigheterna inte ha. Vidare undantas myndigheter
inom regeringskansliet och detta beror på regeringskansliets nära anknytning till
regeringen. I detta sammanhang bör emellertid påpekas att offentliga
utredningar inte kan anses tillhöra regeringskansliet. De är därför inte
undantagna från arkivmyndigheternas tillsyn. Annoriunda förhåller det sig
däremot med arbetsgmpper som bildats inom regeringskansliet för en
utredningsuppgift. Även om en och annan i gruppen kan komma utifrån torde dock
som regel sådana gmpper få anses höra till regeringskansliet.

Utrikesrepresentationen
undantas också från tillsynen. Dessa myndigheter är visseriigen självständiga
förvaltningsmyndigheter men de hör så intimt samman med utrikesdepartementet
att det naturliga är att utrikesdepartementet, som har en omfattande
arkivverksamhet, svarar för dessa myndigheter. Med utrikesrepresentationen
avses beskickningar, delegationer och konsulat enligt 1§ förordningen
(1967:83) med instruktion för utrikesrepresentationen. I praktiken är det också
så att den information som finns i arkivet hos en beskickning i allmänhet också
finns hos utrikesdepartementet.

Såsom
framhållits i anslutning till 1 § är de beslutande församlingarna (riksdagen,
kyrkomötet, kommunfullmäktige, landsting och kyrkokommunala beslutande
församlingar) inte myndigheter. De omfattas därför inte av bestämmelsen.

8
§ Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall finnas för tillsynen över
de statliga myndigheterna. Tillsynen över att sådana organ som avses i 2§
fullgör sina skyldigheter enligt 3 — 6§§ ankommer på de statliga
arkivmyndigheterna.

Kommunstyrelsen
är arkivmyndighet i kommunen och förvaltningsutskottet i landstingskommunen,
om inte kommunfullmäktige eller landstinget har utsett någon annan nämnd eller
styrelse till arkivmyndighet.

Första
stycket Jörsta meningen torde inte kräva någon närmare kommen

tar. De statliga arkivmyndigheterna utgörs för närvarande av riksarkivet,

krigsarkivet och landsarkiven. 1 andra meningen fastslås att det är de

statliga arkivmyndigheterna som svarar för tillsynen av de organ som -ic

avses i 2§. Vilken
statlig arkivmyndighet som skall svara för ett visst organ Prop. 1989/90:72

får regeringen dock besluta. Bilaga 1

Uppgiften
att vara kommunal arkivmyndighet vilar enligt andra stycket på kommunstyrelsen
resp. förvaUningsutskottet om inte fullmäktige eller landstinget har utsett en
annan nämnd eller styrelse till detta. Det är att märka att ställningen som
arkivmyndighet kan ges bara till en nämnd eller styrelse, inte till ett rent
tjänstemannaorgan.

9
§ En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som
står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överenskommelse och på
gmnd av ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten.

En
arkivmyndighet övertar också arkivmaterial i sådana fall som beskrivs i 11 och
14§§.

När
en arkivmyndighet har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår
hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten.

I
paragrafen behandlas två saker, dels en arkivmyndighets rätt att ta hand om
arkivmaterial, dels frågan om ansvaret för materialet.

Arkivmyndigheten
får sålunda ta hand om material från en arkivbildande myndighet efter
överenskommelse mellan myndigheterna t. ex. då den arkivbildande myndigheten
har ADB-material men inte någon lämplig lokal för förvaring. Men
arkivmyndigheten kan också tvinga en myndighet som den är tillsynsmyndighet för
att överlämna sitt arkiv t. ex. om myndigheten inte sköter arkivet eller inte
har lämpliga förvaringsmöjligheter. Vidare stadgas i tredje stycket att om en
arkivmyndighet tar hand om arkivmaterial övergår ansvaret för det till
arkivmyndigheten.

1
andra stycket ges bara en upplysning om att det i 11 och 14§§ finns andra
bestämmelser om att material i vissa fall skall överlämnas. Det rör sig där om
tvingande bestämmelser om överlämnande.

Gallring

10
§ Allmänna handlingar får gallras.

Vid
gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och
att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges
i 3 § tredje stycket.

Om
det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i
annan lag eller i förordning gäller dessa bestämmelser, dock med undantag för
bestämmelserna i 12§ datalagen (1973:289).

Huvudregeln
är, som framgår av 3§, att myndigheternas arkiv skall beva

ras. I denna paragraf anges dock att allmänna handlingar får gallras. Med

gallring avses att handlingar sorteras ut och förstörs. Begreppet gallring är

av hävd förknippat med arkivhandlingar. Detta är naturiigt då gallring

knappast annat än i undantagsfall kan tänkas tillåtlig bland handlingar i ett

pågående ärende. Gallring är, som har framgått av den allmänna motive

ringen, nödvändig. Som en allmän bakgrund till avgöranden om gallring

bör alltid finnas kulturarvsaspekten. En erinran om detta har tagits in i

bestämmelsen. I paragrafen uppställs vidare som en mer konkret huvudre

gel att gallring inte får ske så att ändamålen med arkiven träds förnär. Det 76

material
som återstår efter gallringen skall således tillgodose de syften som Prop.
1989/90: 72 anges i 3§. Dessa syften har behandlats både i den allmänna
motiveringen Bilaga I (avsnitt 3.5.2) och i specialmotiveringen till 3 §.

Såsom
framhållits i den allmänna motiveringen rörande gallringsfrågor kräver konkreta
avgöranden om gallring ofta både god erfarenhet från arkivväsendet och kunskap
om de aktuella ärendegrupperna. Sådana avgöranden har därför, såvitt galler
statsförvaltningen, förutskickats bli fattade företrädesvis av riksarkivet i
samarbete med berörda arkivbildande myndigheter. Gallringsföreskrifter för
kommunala myndigheter avses i allt väsentligt bli meddelade av kommunerna
själva. Det finns dock utrymme för regeringen eller den myndighet som
regeringen bestämmer att vid behov ge verkställighetsföreskrifter också för
kommunerna. Som framhållits i den allmänna motiveringen bör dock
återhållsamhet iakttas med sådana föreskrifter för kommunerna.

Även
om det finns ett betydande utrymme för gallringsföreskrifter sätter lagen en
ram såväl för närmare föreskrifter om gallring som för konkreta avgöranden om
gallring.

Inom
statsförvaltningen avses myndigheterna normalt få gallra endast enligt de
föreskrifter som den centrala arkivmyndigheten har utfärdat.

Av
tredje stycket framgår att undantag från huvudregeln om gallring görs för de
fall att det i annan lag eller i förordning finns avvikande regler om gallring.
Dessa avvikande bestämmelser tar då över arkivlagens bestämmelser om gallring.
I praktiken är det fråga om bestämmelser som innebär att handlingar skall
förstöras utan de hänsyn som föreskrivs i arkivlagen. Sådana avvikande
gallringsregler kan finnas i t. ex. lagar som reglerar integritetskänsligt
material. Vidare finns ett stadgande av innebörd att arkivlagens bestämmelser
gäller framför datalagens (12§) i frågor om gallring och bevarande av de
personregister som endast kräver licens för att föras, såvida inte
datainspektionen har meddelat föreskrifter med stöd av 18§ datalagen. Förhållandet
mellan datalagen och arkivlagen har behandlats utförligt i den allmänna
motiveringen. Avvikande bestämmelser kan ges också i förordning. Såsom
framhållits i den allmänna motiveringen (avsnitt 3.5.2) bör dock sådana
bestämmelser som regel ges i lag.

Särskilt
om statliga arkiv

11
§ Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till
en annan statlig myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till en
arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myndighet som
regeringen bestämmer föreskriver något annat.

Paragrafen
har sin motsvarighet i gällande rätt för de statliga myndigheterna i 32 § aUmänna
arkivstadgan.

Bestämmelsen
avser det fall då en myndighet helt upphör att existera

och dessutom den verksamhet som myndigheten har svarat för upphör för

statens vidkommande. Den är alltså inte tillämplig då en myndighet läggs

ned men dess verksamhet helt eller delvis förs över till en annan statlig

myndighet eller till andra statliga myndigheter. Det är inte särskilt vanligt 77

att på det sättet såväl en
myndighet som den verksamhet den svarat för Prop. 1989/90:72 upphör. Ett
exempel är dock statliga utredningar. Huvudregeln i det fall Bilaga 1 som
paragrafen avser är att arkivet skall överlämnas till arkivmyndighet inom en
viss tid. Bemyndigande har dock lämnats till regeringen eller den myndighet som
regeringen bestämmer att föreskriva annat. Sådana särskilda bestämmelser är
påkallade särskilt i fall då en verksamhet övergår från statlig till kommunal
myndighet. Skulle en statlig verksamhet övergå till ett enskilt organ torde
några bestämmelser om överlämnande av arkiv inte böra meddelas. Detta följer av
principen att en handling som är allmän handling inte kan förlora denna status.
I stället bör frågan lösas så att det enskilda organet i behövlig omfattning
får låna handlingar från arkivmyndigheten.

Som
huvudregel gäller att arkivet skall överlämnas inom tre månader från det att
verksamheten har upphört. Regeringen eller den myndighet som regeringen
bestämmer ges dock en möjlighet att meddela undantag från denna regel. Undantag
kan både gälla när överlämnandet skall ske och att avlämnande inte skall ske
till en arkivmyndighet. Detta undantag behövs t.ex. för det fall att material
från en kommitté eller utredning som har avslutat sitt arbete behövs för det
fortsatta arbetet inom regeringskansliet vid t. ex. propositionsskrivningen.
Med stöd av undantagsbestämmelsen kan då regeringen besluta att materialet inte
skall överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader utan att det får vara
kvar inom regeringskansliet till dess arbetsförhållandena medger att
arkivläggning sker hos arkivmyndigheten.

12
§ Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 11 §§ får en statlig
myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande
eller överlämnande som sker med stöd av

1.
lag eller föreskrift som
meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer, eller

2.
särskilt beslut av regeringen.

Första
stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.

Bestämmelsen
i JÖrsta stycket avser att säkra att myndigheterna inte gör sig av med material
på ett godtyckligt sätt. Den gäller såväl material i pågående ärenden som
arkivlagt material. Vid sidan om gallring och överlämnande till arkivmyndighet
får en statlig myndighet inte avhända sig allmänna handlingar utan särskilt
författningsstöd eller särskilt beslut av regeringen. Exempel på handlingar som
bör kunna återlämnas är ansökningshandlingar från de sökande som inte fått en
viss tjänst. Överlämnande till annan myndighet skall också kunna ske. Ett
exempel på detta är kvalificerat hemliga handlingar som helt eller till vissa
delar har upprättats hos en myndighet men som av sekretesskäl bör finnas
samlade hos en annan, överordnad myndighet.

1
andra stycket görs den tämligen självklara reservationen att förbudet

mot avhändande inte gäller sådana handlingar som myndigheten har fått

som lån. Ett exempel på vanliga lån i förvaltningen är remisser för yttran

de, då akten från en myndighet översänds till en annan. Inom rättskipning

en förekommer lån av domstolsakter framförallt i samband med överklä- 78

ganden.
Givetvis skall sådana lånade akter återställas. Förbudet mot av- Prop.
1989/90: 72 händande av allmänna handlingar hindrar naturligen inte att
dubbletter av Bilaga 1 handlingar rensas bort från en akt. I sådant fall
finns ju ändå den allmänna handlingen kvar hos myndigheten.

13
§ Statliga arkivmyndigheter får ta emot arkivmaterial också från enskilda.

De
enskilda arkiven utgör vid sidan av myndigheternas arkiv en viktig del av det
nationella kulturarvet och det är viktigt att också de bevaras för efterväriden.
Ett sätt att säkra detta är att arkivmyndigheterna tar sig an sådana arkiv.
Bestämmelsen avses markera det legitima i att arkivmyndigheterna tar emot även
enskilda arkiv, om de finner det befogat och praktiskt och ekonomiskt möjligt.

De
enskilda arkiv som arkivmyndigheten tar emot för förvaring och vård eller
forsknings- eller studieändamål blir inte därmed ett myndighetsarkiv utan
utgör ett separat arkiv i myndighetens lokal.

Någon
uttrycklig föreskrift om att statliga arkivmyndigheter kan få ta emot
arkivmaterial också från andra myndigheter än som står under deras tillsyn (t.
ex. från riksdagen) eller från kommuner har inte ansetts behövlig i själva
lagen. Sådana medgivanden kan ges av regeringen i förordningsform.

Särskilt
om kommunala arkiv

14
§ Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till
en annan kommunal myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till
arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige eller
landstinget har beslutat något annat.

Paragraferna
rörande de kommunala arkiven är nya. 1 dag finns det inte några generella
bestämmelser i lag om arkivvård hos kommunerna. De bestämmelser som finns är 2
kap. 27 § kommunallagen som stadgar att fullmäktiges protokoll och de övriga
handlingar som hör till fullmäktiges arkiv skall vårdas och förtecknas.
Föreskrifter härom och om arkivvården i övrigt i kommunen meddelas av
fullmäktige, i den mån ej annat är särskilt föreskrivet. Vidare stadgas i 3kap.
10§ kommunallagen att styrelsens protokoll och övriga handlingar som hör till
styrelsens arkiv skall vårdas och förtecknas enligt de föreskrifter som avses i
2 kap. 27 §.

Paragrafen
motsvarar 11 § för de statliga myndigheterna. Beträffande bestämmelsens
innebörd hänvisas till vad som anförts i anslutning till den paragrafen. På
samma sätt som regeringen kan medge undantag på den statliga sidan, kan
kommunfullmäktige resp. landstinget medge undantag beträffande sina
myndigheter. Beslut om undantag skall tas för varje särskilt fall för sig.

Härvid
bör det kanske påpekas när det gäller ändring i den kommunala

indelningen att det är regeringen som beslutar om sådan ändring enligt

1 kap. 1 § lagen (1979:411) om ändringar i Sveriges indelning i kommuner 79

och landstingskommuner. I
samband med att regeringen föreskriver om Prop. 1989/90:72 ändring i den
kommunala indelningen får den också besluta om överläm- Bilaga 1 nande av
kommunala arkiv (kungörelsen (1966:568) om överlämnande av kommunala arkiv vid
ändring i kommunal indelning).

15 §
Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 14§§ får en

kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom

sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av

1. lag,
eller

2. särskilt
beslut av kommunfullmäktige eller landstinget.

Första
stycket gäller inte handlingar som en myndighet har fått som lån.

Denna
paragraf motsvarar 12 § som gäller de statliga myndigheterna. Den enda
skillnaden är att det här inte är regeringen som i särskilda beslut kan bestämma
att återlämnande eller överlämnande skall ske. Det är naturligen i stället
tillagt den beslutande församlingen i kommunen eller landstingskommunen, dvs.
kommunfullmäktige eller landstinget, att för kommunens vidkommande meddela
sådana beslut.

Beträffande
andra stycket hänvisas till vad som sägs i anslutning till 12§ andra stycket.

16 §
Kommunfullmäktige eller landstinget får meddela föreskrifter om

arkivvården inom kommunen, i den utsträckning något annat inte är

särskilt föreskrivet.

Denna
paragraf motsvarar 2 kap. 27 § sista meningen kommunallagen. Paragrafen innebär
att det beslutande organet inom en kommun eller ett landsting får besluta om
sådana föreskrifter om arkivvården inom kommunen som inte har meddelats i lag
eller på annat sätt. Av 8kap. I3§ regeringsformen framgår att regeringen får
meddela föreskrifter om verkställighet av lag samt att regeringen får vidaredelegera
sin normgivnings-kompetens i detta hänseende till en förvaltningsmyndighet
under regeringen. Principen om den kommunala självstyrelsen har föranlett
regeringen liksom dess myndigheter att i största möjliga utsträckning avstå
från att detaljreglera den kommunala verksamheten, även om kompetensen har funnits.
Utgångspunkten är alltså att detaljföreskrifter på det kommunala området
meddelas av kommunerna själva. Mitt förslag innebär ingen ändring i det
hänseendet. Som jag nyss har sagt överensstämmer bestämmelserna i paragrafen
med vad som gäller i dag enligt kommunallagen.

Övergångsbestämmelser

4.
Säkerhetspolisen skall tills vidare inte stå under tillsyn av någon arkivmyndighet.

Arkivbildningen
hos säkerhetspolisen är för närvarande föremål för utred

ning — SÄPO-kommittén (Ju 1987:05), som numera sorterar under civil

departementet. Det är inte lämpligt att nu ställa säkerhetspolisens arkiv

hantering under tillsyn av någon arkivmyndighet. Därför har, i samråd med 80

chefen
för civildepartementet, ett undantag från bestämmelsen i 7§ första Prop.
1989/90: 72

stycket gjorts i denna övergångsbestämmelse. Bilaga I

Det
förhållandet att säkerhetspolisen tills vidare inte står under någon arkivmyndighets
tillsyn innebär att det inte heller finns någon arkivmyndighet med rätt att ta
över arkivmaterial från säkerhetspolisen.

1
vad mån riksarkivet bör syssla med gallringsföreskrifter för säkerhetspolisen
är en fråga som bör regleras i regeringens föreskrifter för riksarkivet.

6.2 Förslag till lag om skydd för beteckningen svenskt
arkiv

1 §
Skrivmateriel och förvaringsmedel får märkas med beteckningen

svenskt arkiv endast om de är godkända för sådan märkning.

Föreskrifter
om vad som krävs för godkännande och om vem som får meddela godkännande
meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer.

Lagen
motsvaras idag av bestämmelser i kungörelsen (1964:504) om användning av
skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivmaterielkungörelsen).

\vförsta
stycket framgår att märkning med beteckningen svenskt arkiv får ske endast på
skrivmateriel och förvaringsmedel som är godkända. Dessa måste sålunda ha en
viss kvalitet för att få märkas. Är materielen och förvaringsmedlen märkta
skall det vara en garanti för att dessa är godkända.

I
andra stycket bemyndigas regeringen eller den myndighet som regeringen
bestämmer att utfärda föreskrifter om kraven för godkännande. Detta är naturiigt
eftersom det här rör sig om rent tekniska saker. Vidare bemyndigas regeringen
eller den myndighet som regeringen bestämmer att bestämma vilket organ som
skall vara riksprovplats.

2 §
Den som märker skrivmateriel eller förvaringsmedel med orden

svenskt arkiv antingen ensamma, i sammansättning eller i förkortning

trots att materielen och förvaringsmedlen inte är godkända skall dömas till

böter, om inte gärningen är belagd med straff i brottsbalken.

Detta
gäller också den som saluför skrivmateriel eller förvaringsmedel trots att han
har kännedom om att märkningen inte är riktig.

1
första stycket ges en strafföestämmelse för den som har märkt materiel eller förvaringsmedel
trots att dessa inte varit godkända. Liksom i skrivmaterielkungörelsen stadgas
här bara bötesstraff. Om någon har brutit mot denna bestämmelse och brottet
även kan straffas enligt brottsbalken, t.ex. för bedrägeri, har bestämmelsen i
brottsbalken företräde. Härigenom kan strängare straffan böter komma ifråga i
vissa fall.

För
att beteckningen svenskt arkiv inte skall missbrukas strafföeläggs inte bara
användningen av kombinationen av de båda orden eller förkortningar av dem utan
också användningen av orden kombinerade med ytterligare ord.

I
andra stycket strafföeläggs även saluförande av materiel och förva- 81

6
Riksdagen 1989/90. 1 saml. Nr 72

ringsmedel som är märkta
trots att märkningen inte är riktig. Liksom när Prop. 1989/90: 72 det
gäller brott enligt första stycket kan den som bryter mot denna bestäm-
Bilaga 1 melse och någon bestämmelse i brottsbalken straffas enligt brottsbalken.

I
de verkställighetsföreskrifter som avses bli utfärdade till lagen kommer det
att framgå hur märkningen rent faktiskt skall gå till.

3
§ Ett varuparti som varit föremål för brott enligt denna lag eller värdet av
ett sådant parti skall förklaras förverkat, om det inte är uppenbart oskäligt.

Detta
är en i sammanhanget naturlig bestämmelse eftersom ett vamparti som märkts utan
att vara godkänt, bör förstöras och inte finnas kvar på marknaden. I skrivmaterielkungörelsen
stadgas att förverkande kan ske. Här har den ändringen gjorts att förverkande
skall ske om det inte är uppenbart oskäligt.

6.3 Utsökningsregisteriagen (1986:617)

I
11 § första stycket finns det bestämmelser om att uppgifter får bevaras högst
en viss tid varefter de skall gallras ur registret. Enligt bestämmelsen i andra
stycket kan regeringen, om särskilda skäl föreligger, i dag förordna att vissa
av uppgifterna skall bevaras under fem år. Den föreslagna ändringen innebär
att det införs en möjlighet för regeringen eller den myndighet som regeringen
bestämmer att föreskriva att alla typer av uppgifter får bevaras och att någon
tidsgräns för hur länge uppgifterna får bevaras inte längre finns. I och med
denna ändring kommer gallringsbestämmelserna i denna lag att överensstämma med
gallringsbestämmelserna i andra regis-teriagar. Skälen till att
gallringsbestämmelserna utformas på detta sätt har behandlats utföriigt i den
allmänna motiveringen.

7 Lagrådets hörande

1
budgetpropositionen 1990 anmäldes avsikten att för 1989/90 års riksmöte lägga
fram en särskild proposition om arkivfrågor innefattande även anslagen för
riksarkivet och landsarkiven (prop. 1989/90:100, bil. 10, S.375).

Mina
nu framlagda förslag avser dels en ny grundläggande reglering för det
offentliga arkivväsendet med regler bl.a. om arkivmyndigheternas uppgifter,
dels bedömningar av de prioriteringar som framdeles bör göras inom
arkivväsendet, dels anslagen som skall ges arkivmyndigheterna för deras
verksamhet enligt förslagen.

Lagförslagen
har två inslag som i och för sig är sådana att lagrådets

yttrande i princip bör inhämtas över dem. Lagrådets hörande bör dock

kunna underlåtas. Ett sådant hörande skulle fördröja ärendet till avsevärt

men för de ekonomiska frågorna. Vidare är de lagförslag som skulle

föranleda lagrådsgranskning av sådan beskaffenhet att lagrådets yttrande

skulle sakna betydelse. Det ena är sålunda bestämmelsen i arkivlagen att 82

lagen skall gälla också
vissa enskilda organ med myndighetsutövning, det Prop. 1989/90:72 andra är
lagen om skydd för beteckningen svenskt arkiv, vilken motsvarar Bilaga 1
bestämmelser som för närvarande finns i förordningsform.

8 Anslagsberäkningar för budgetåret i 990/91

l
1990 års budgetproposition (prop. 1989/90:100 bil. 10 s. 375) har regeringen
foreslagit riksdagen att, i avvaktan på en särskild proposition i ämnet, för
budgetåret 1990/91 under anslaget G 23. Riksarkivet och landsarkiven beräkna
ett anslag på 96857000 kr. och under anslaget G 26. Statliga arkiv: Vissa
kostnader för samlingar och materiel m. m., anslagsposten till riksarkivet
anvisa dels 1 648 000 kr. för datamediekontroll m. m. dels 1 945000 kr. för en engångsanvisning.
Jag återkommer nu till dessa frågor.

G 23. Riksarkivet och landsarkiven

1988/89
Utgift 91003214

1989/90
Anslag 96 857000

1990/91
Förslag 108 353000

Riksarkivet
och landsarkiven är statliga arkivmyndigheter med särskilt ansvar för den
statliga arkivverksamheten och för arkivvården i landet. Riksarkivet är central
förvaltningsmyndighet för arkivfrågor och chefsmyndighet för landsarkiven.
Riksarkivet skall verka för en rationell organisation och utveckling av
arkivverksamheten med hänsyn både till rätten att ta del av allmänna handlingar
och till forskningens behov.

De
sju landsarkiven i Uppsala, Vadstena, Visby, Lund, Göteborg, Härnösand och
Östersund är regionala arkivmyndigheter. I arkivmyndigheternas uppgifter ingår
att vara arkivdepåer, att främja forskning och att på begäran ge kommunala
myndigheter och enskilda råd i arkivfrågor.

Inom
Stockholm fullgörs landsarkivfunktionen av Stockholms stadsarkiv och inom
Malmö av Malmö stadsarkiv.

För
riksarkivet och landsarkiven gäller förordningen (1988:1187) med instruktion
för riksarkivet och landsarkiven.

83

1989/90

Beräknad ändring 1990/91

Föredraganden

Prop.
1989/90:72 Bilaga 1

Förvaltningskostnader

(därav
lönekostnader) Lokalkostnader Riksarkivets näinnd for

enskilda arkiv Bidrag till Stiftelsen

Arbetarrörelsens
arkiv Vissa transportkostnader

m.m. Stockholms
stadsarkiv Svensk arkivinformation i

Ramsele

45 653000 (42
806000) 41724000

2 789000

2 129000

362000

3 133000

1067000 96857000

+ 5415000

(+ 4
286000)

+ 3 640000

+ 1833000

+ 285000

+ 47000 + 205 000

+ 71000 + 11496000

Riksarkivet

1.
Riksarkivet
föreslår att myndigheten under budgetåret 1990/91 undantas från besparingar
enligt det modifierade huvudförslag som tillämpas för myndigheten. En besparing
enligt huvudförslaget skulle medföra att riksarkivet måste skära ned insatserna
för tillsyn, rådgivning, forskarservice och arkivvård.

2.
Riksarkivet
föreslår att följande av arkivutredningen föreslagna resursförstärkningar
tillförs myndigheten:

—
5 500000 kr.
för mottagande och förvaring av statliga myndigheters arkiv och arkiv från
enskilda,

—
750000 kr. för
att bygga upp och vidmakthålla kompetens inom områdena skrivmateriel och
arkivlokaler,

—
700000 kr. för
registrering och reprografi,

—
500000 kr. för
statsbidrag till företagsarkiv.

3.
Riksarkivet
föreslår vidare att 600000 kr. tillförs myndigheten för portokostnader vid
landsarkiv och SVAR.

4.
Myndigheten
föreslår en engångsanvisning på 450000 kr. för kostnader i samband med värdskapet
för de nordiska arkivdagarna i Härnösand i juni 1991.

5.
Riksarkivet
begär en engångsanvisning på 500000 kr. för personalutveckling.

6.
Riksarkivet
föreslår slutligen att den pågående utbyggnaden av bidrag till föreståndarlöner
fortsätter med bidrag till ytterligare två folkrörelsearkiv (-F 207 000 kr.).

G 26. Statliga arkiv: Vissa kostnader för samlingar och materiel
m. m., anslagsposten Riksarkivet

Från anslagsposten Riksarkivet betalas kostnader för
följande arkiv och ändamål.

Riksarkivet
och landsarkiven i samband med datamediekontroll m. m. för
undersökning, vård och kontroll av tekniska medier (ADB-band,

84

ljud-
och videoband, mikrofilm m.m.), för anskaffning av teknisk utrust- Prop.
1989/90: 72

ning. Bilaga 1

Riksarkivet
och landsarkiven för inköp och vård av arkivalier och böcker samt publicerings-
och reproduktionsverksamhet vid arkiven.

1989/90 Beräknad
ändring

1990/91

Föredraganden

Riksarkivet

Datamediekontroll
m.m. 1648000 +312000

Engångsanvisning 1975000 +106000

3623000 +418000

Riksarkivet

1.
Riksarkivet föreslår en engångsanvisning
på 800000 kr.för fortsatt konvertering av mikrofilmade arkivhandlingar.

2.
Myndigheten begär vidare en
utökning av anslaget på 200000 kr. för datamediekontroll.

3.
Riksarkivet föreslår en utökad engångsanvisning
på 275000 kr. för anskaffning av larmutrustning till landsarkivet i Lund samt
på 200000 kr. för inredning.

Föredragandens
överväganden

Under
avsnittet 4 om prioriterade insatsområden inom arkivväsendet har jag förordat resursförstärkningar
för arkivväsendet. Med hänvisning till vad jag där har anfört har jag beräknat
förstärkningar enligt följande.

G
23. Riksarkivet och landsarkiven

1. 1
milj. kr. tillförs riksarkivets förvaltningskostnader för att myndighe

ten skall utveckla sin kompetens i fråga om registrering, reprografi, skriv

materiel och arkivlokaler (avsnitt 4.1).

2.
600000 kr. tillförs
riksarkivets förvaltningskostnader för insatser avsedda att öka arkivens
tillgänglighet (avsnitt 4.2).

3.
Resurserna för riksarkivets
nämnd för enskilda arkiv utökas med 1 700000 kr. för stöd till arkivväsendets
enskilda sektor. Jag har vid beräkningen utgått från att det bidrag om ca
500000 kr. av s. k. lotterimedel som regeringen hittills under en följd av år
lämnat till Tjänstemannarörelsens arkiv och museum, nu bör kunna ersättas av
ett bidrag genom nämnden för enskilda arkiv. Jag har vidare räknat med att
nämnden bör förfoga över 500000 kr. för samverkan med näringslivet i bevarande
av företagsarkiv. Jag har slutligen räknat med 220000 kr. för att möjliggöra
bidrag till ytterligare två föreståndarlöner vid regionala folkrörelsearkiv.
Därmed kan ett sådant bidrag lämnas till sammanlagt 16 folkrörelsearkiv. I
övrigt bör det ankomma på nämnden att fördela bidragsmedlen på det sätt som

bäst främjar
arkivverksamheten inom den enskilda sektorn (avsnitt 4.3). 85

4.
För ett utökat stöd till Stiftelsen Arbetarrörelsens arkiv har jag beräk- Prop.
1989/90:72

nat 200000 kr. Bilagal

Utöver
dessa tidigare anmälda förändringar har jag vid beräkningen av den minskning av
utgifterna för budgetåret 1990/91, som följer av det inför budgetåret 1989/90
planlagda treåriga rationaliseringskravet, beaktat vad riksarkivet har
redovisat. Rationaliseringskravet har därför reducerats så att minskningen
uppgår till 83000 kr.

Under
riksarkivets förvaltningsanslag bör också beräknas 300000 kr. då kammarkollegiets
arkiv av äldre handlingar överförs till riksarkivet. Medlen för
kammarkollegiets arkiv har tidigare beräknats under trettonde huvudtitelns
anslag till kammarkollegiet. Jag hänvisar i övrigt i denna fråga till chefens
för civildepartementet anmälan av denna fråga i 1990 års budgetproposition (prop.
1989/90:100 bil. 15 s. 50).

Jag
har vidare beaktat att tjänstebrevsrätten föreslås slopad för landsarkiven fr.o.m.den
1 juli 1990 samt beräknat medel för avgifter till statens löne- och
pensionsverk för pensionsadministrationen. Jag har därutöver vid
anslagsberäkningarna tagit sedvanlig hänsyn till pris- och löneutvecklingen.

G
26. Statliga arkiv: Vissa kostnader JÖr samlingar och materiel m. m.,
anslagsposten Riksarkivet

1.
Riksarkivets medel för
datamediekontroll m. m. utökas med 200000 kr. (avsnitt 4.1).
Rationaliseringskravet vad avser utgifterna för datamediekontroll har i
enlighet med vad jag tidigare har förordat reducerats till 4000 kr. I Övrigt
har jag beräknat anslaget med sedvanlig hänsyn till prisutvecklingen.

2.
Riksarkivet tilldelas en engångsanvisning
på drygt 2 milj.kr.för dels fortsatt konvertering av äldre arkivhandlingar till
mikrofiche (avsnitt 4.2), dels för personalutveckling och utbildningsinsatser
(avsnitt 4.4). Inom ramen för detta belopp räknar jag vidare med att vissa
kostnader skall rymmas som avser riks- och landsarkivens inredning och
utrustning, bl. a. av larm i landsarkivet i Lund. Kostnaderna för riksarkivets
värdskap för de nordiska arkivdagarna i Härnösand år 1991 bör också ingå i
dessa medel. Riksarkivet får göra den slutliga medelsfördelningen mellan dessa ändamål.

Jag
räknar med att riksarkivet i kommande anslagsframställningar kommer att
redovisa förslag om det fortsatta utnyttjandet av den föreslagna engångsanvisningen
om ca 2 milj. kr. Därvid bör det kunna bli aktuellt att resurserna utnyttjas
såväl för fortsatta engångsvisa insatser för särskilda ändamål som för insatser
av mer långsiktig karaktär inom de prioriterade områdena.

9 Hemställan

Med
hänvisning till vad jag har anfört och till sammanställningen hemställer jag
att regeringen föreslår riksdagen att dels anta förslagen till

1.
arkivlag, Prop. 1989/90:72

2.
lag om skydd för beteckningen
svenskt arkiv. Bilaga I

3.
lagom ändring i lagen
(1962:381) om allmän försäkring,

4.
lagom ändring i
patientjournallagen (1985:562),

5.
lagom ändring i utsökningsregisteriagen
(1986:617),

6.
lag om ändring i kommunallagen
(1977:179),

7.
lagom ändring i församlingslagen
(1988:180), dels

8.
till Riksarkivet och
landsarkiven för budgetåret 1990/91 anvisa ett förslagsanslag på 108353000kr.,

9.
till Statliga arkiv: Vissa
kostnader för samlingar och materiel m. m., anslagsposten Riksarkivet, utöver vad
regeringen har föreslagit i prop. 1989/90:100 bil. 10, anvisa ytteriigare
418000 kr.

Jag
hemställer vidare att regeringen samtidigt bereder riksdagen tillfälle att ta
del av vad jag har anfört om riktlinjerna för arkivpolitiken, informationslagring
och arkivlokaler, arkivens användning och tillgänglighet, enskilda arkiv samt
om arkivutbildning och personalutveckling.

87

Socialdepartementet Prop. 1989/90:72

Bilaga 2 Utdrag
ur protokoll vid regeringssammanträde den 8 februari 1990

Föredragande:
statsrådet Lindqvist

Anmälan till proposition om arkiv m. m. 1 Inledning

l
socialtjänstlagen (1980:620) finns bestämmelser om gallringsplikt beträffande
socialnämndernas personakter och personregister. Principen är att handlingar
med uppgifter om enskilda skall gallras ut fem år efter sista kontakten med
socialtjänsten. Avsikten är att ömtåliga personliga uppgifter inte skall
sparas längre tid än de behövs. När socialtjänstlagen trädde i kraft den 1 januari
1982, var det inte slutgiltigt övervägt och reglerat vilka undantag som
behövdes från den generella gallringsplikten i lagen. Därför föreskrevs
övergångsvis och i avvaktan på sådana regler att gallringsbestämmelserna
skulle tillämpas tidigast den 1 januari 1987. Tidpunkten för när
socialnämndernas personakter och personregister tidigast skall gallras har
därefter skjutits upp. Övergångsbestämmelserna till socialtjänstlagen innebär
nu att gallring skall påbörjas tidigast den 1 juli 1990.

I juli 1980 tillkallades en särskild utredare för att undersöka
behovet av undantag från föreslagna regler om gallring av socialtjänstens
personregister. Utredningen antog namnet socialdatautredningen (S 1980:4).
Utredningen (socialchefen Willy Karlsson) överlämnade i april 1986 betänkandet
(Ds S 1986:5) Gallra och bevara — socialtjänstens personregister. En
sammanfattning av utredningens förslag och överväganden bör fogas till protokollet
i detta ärende som bilaga 2:1. Betänkandet har remissbehandlats. En
förteckning över remissinstanserna och en sammanställning av remissynpunkterna
har upprättats inom socialdepartementet och bör fogas till protokollet som
bilaga 2:2.

Chefen
för utbildningsdepartementet har i det föregående redogjort för sina
överväganden och förslag beträffande en ny arkivlag, som skall gälla hela den
offentliga arkivverksamheten, bl.a. urvalsprinciperna och förutsättningarna
för gallring. Jag skall nu redogöra för mina förslag till föreskrifter inom
socialtjänsten.

2 Socialtjänstens handlingar 2.1 Allmänt

I
och med socialtjänstreformen upphörde 1936 års lag om socialregister att

gälla. Enligt socialtjänstlagen finns inte någon skyldighet för kommunerna

att föra register över socialtjänstverksamheten. Socialnämnden beslutar

själv vilka register som skall föras. I 40 § socialtjänstförordningen

(1981:750) finns dock en bestämmelse om att socialnämnden skall föra en 88

förteckning
över de barn som enligt nämndens beslut vistas i familjehem Prop.
1989/90:72 eller efter nämndens medgivande i något annat enskilt hem. Vidare
finns Bilaga 2 enligt 14 § samma förordning skyldighet att föra journaler
vid hem för vård eller boende.

För
kommunemas del är det emellertid nödvändigt att föra register i syfte att
underlätta administrativa rutiner. Kommunerna måste kunna bevaka och följa upp
ärenden. Registren underlättar också rapportering av uppgifter till statistiska
centralbyrån.

I
det följande kommer jag att redovisa vilka olika typer av handlingar som ingår
i socialtjänstens personregister.

2.2 Personakter

Stommen
i socialtjänstens handlingar utgörs av personregister och därtill hörande
personakter. Med personakt avses en akt med handlingar rörande en eller flera
enskilda personer.

Principerna
för hur dessa förs varierar mellan kommunerna. Vanligast är dock att de läggs
upp på den person ärendet gäller eller på en person som valts till s. k.
registerledare. I akterna samlas handlingar och joumaler om den enskilde. Det
är således i personakterna som eventuella känsliga uppgifter om den enskilde
återfinns. Innehållet i akterna omfattas, liksom övriga uppgifter inom
socialtjänsten, av den förhållandevis stränga sekretessen enligt 7 kap. 4 §
sekretesslagen (1980: IOO).

Till
personakterna hör ofta ett s. k. sökregister vars uppgift är att fungera som
ett administrativt hjälpmedel.

2.3 Register med sammanställningar av uppgifter

Fömtom
personakter och därtill hörande sökregister finns det olika typer av register
som innehåller sammanställningar av uppgifter om klienter. Här avses exempelvis
kortregister över utbetalningar och bevakningsuppgifter av olika slag.

Enligt
59 § socialtjänstlagen får det i register som utgör sammanställningar av
uppgifter inte tas in uppgifter om "ömtåliga personliga förhållanden".
Det kan gälla information som sjukdom, arbetslöshet, missbruk eller
kriminalitet. Av praktiska skäl är det dock ofta nödvändigt att i personregister
dokumentera beslut som fattas inom socialtjänsten. Det är tillåtet att i
registret ange uppgifter om åtgärder som har beslutats inom socialtjänsten och
som innebär myndighetsutövning och den bestämmelse på vilken ett beslut om
sådan åtgärd har gmndats (59 § andra stycket). Skälen för vidtagna åtgärder får
däremot inte anges utan endast hänvisning till den författningsregel på vilken
åtgärden har gmndats.

I
denna typ av register får således i övrigt endast personuppgifter noteras som i
andra sammanhang är offentliga, exempelvis namn, personnummer, adress, yrke,
civilstånd m. m.

Samtliga
uppgifter inom socialtjänsten åtnjuter samma sekretesskydd Oavsett om de
bevaras i en personakt eller i ett register.

Hos
över hälften av landets socialnämnder finns register upprättade på 89

ADB-media, oftast enligt
de av Svenska kommunförbundet och Kommun- Prop. 1989/90:72 data utarbetade
systemen. Enligt datalagen (1973:289) krävs det i flertalet Bilaga 2 av
dessa fall endast en anmälan till datainspektionen av en s. k. register-ansvarig
för att få inrätta ett ADB-baserat personregister. Tillstånd krävs i de fall
registret skall innehålla vissa integritetskänsliga uppgifter.

2.4 Hem för vård eller boende

Bestämmelserna
i 14 § socialtjänstförordningen innebär att alla hem för vård eller boende
skall föra journal för varje klient. Syftet med journalfö-ringen är bl. a. att
dokumentera de insatser som görs för klienten. Kontakten mellan hemmet och
klienten skall dokumenteras på ett sådant sätt att det bl.a. blir möjligt för
klienten att begära rättelse och anföra klagomål. Även för vård- och
behandlingsarbetet fömtsätts kännedom om klientens förhållanden, tidigare
vidtagna åtgärder och resultatet av vården.

2.5 Äldre socialtjänstmaterial

Med
äldre socialtjänslmalerial avses här de dokument inom socialtjänsten, som
gäller individärenden, vilka upprättats inom den kommunala socialvården före
socialtjänstlagens ikraftträdande den 1 januari 1982. För dessa har det saknats
gallringsföreskrifter och de har vanligen bevarats utan gallring. 1 samband med
arkivuppläggning har ofta viss rensning gjorts främst av arkivekonomiska skäl.
Omfattningen och utformningen har skiftat under årens lopp och varierar också
mellan de olika kommunerna.

3 Gällande gallringsföreskrifter

Kommunerna
bestämmer själva om vården av sina arkiv. Kommunallagen (1977:179) föreskriver
att kommunfullmäktiges arkiv skall vårdas och förtecknas. Föreskrifter om detta
och om arkivvården i övrigt i kommunen meddelas av kommunfullmäktige. Det har
inte funnits några generella gallringsföreskrifter för de kommunala arkiven. På
regeringens uppdrag har riksarkivet efter samråd med Svenska kommunförbundet
utfärdat råd om gallring av socialnämndernas arkiv. Personakterna omfattas dock
inte av dessa råd.

De
gällande — men ännu inte tillämpliga — föreskrifterna i socialtjänst

lagen (SoL) för gallring av socialnämndernas personakler och personregis

ter i övrigt finns i 60 och 62 §§. Enligt 60 § skall anteckningar och andra

uppgifter i en personakt som tillhör socialnämndens personregister gallras

ut fem år efter det sista anteckningen gjordes i akten. När ansvaret för

socialtjänsten har övergått till en annan socialnämnd, skall tiden för gall

ringsplikten räknas från den sista anteckningen i akten hos den nämnden.

Av paragrafen följer vidare att uppgifter i sådana personregister som utgör

sammanställningar av uppgifter skall gallras ut fem år efter det att de

förhållanden som uppgiften avser har upphört. Gallringen skall vara avslu- 90

tad
senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. I fråga Prop.
1989/90:72 om undantag från gallringsplikten finns föreskrivet i 62 § att
originalhand- Bilaga 2 lingar som rör utredning om att fastställa faderskap
eller om underhållsbidrag inte får gallras med stöd av bestämmelserna i 60 §.
I 62 § finns vidare ett bemyndigande för regeringen eller den myndighet som
regeringen bestämmer att föreskriva andra undantag från gallringsskyldigheten.

Socialnämndens
protokoll med bilagor omfattas inte av gallringsreglerna i socialtjänstlagen.
Protokollen bevaras hos nämnden enligt kommunallagens regler vilka föreskriver
att kommunen skall vårda sina handlingar. Det får, enligt socialstyrelsens
allmänna råd (1983:5), inte förekomma att socialtjänsten kringgår reglerna om
gallring genom att lägga en utredning om en enskild person som bilaga till
protokollet. Däremot kan lämpligen sammanfattningen i utredningen tas till protokollet
tillsammans med uppgift om vilket beslut nämnden fattat och skälet därtill.

1
den proposition som låg till gmnd för socialtjänstlagen (prop. 1979/80:1 s. 448
O angavs syftet med gallringsbestämmelserna vara att det från allmänna
integritetssynpunkter i princip framstod som olämpligt att ömtåliga personliga
uppgifter om enskilda människor skulle sparas för längre tid än de behövdes för
det ändamål för vilket de hade samlats in. Vidare angavs att det vid sidan av
dessa integritetsskäl också måste beaktas att det av arkivekonomiska skäl förr
eller senare måste bli nödvändigt att i någon form gallra socialnämndernas
personregister. I propositionen förutskickades att det kunde bli aktuellt med
undantag från gallringsplikten, dels för att tillgodose forskningens behov av
material, dels för att säkerställa det nödvändiga underlaget för bedömningen av
allvarligare ärenden inom barn- och ungdomsvården. I propositionen aviserades
också att en särskild utredning skulle få i uppdrag att framlägga förslag om eventuella
undantag från gallringsplikten.

Enligt
propositionen skulle socialtjänstlagen träda i kraft den 1 januari 1981. För
material som tillkom efter lagens ikraftträdande skulle det således bli
aktuellt med gallring fem år efter ikraftträdandet, dvs. först under år 1986.
Till dess fanns det enligt föredragande departementschefen gott om tid att
avgöra vilka undantag som måste göras från den generella gallringsplikten.
Beträffande material som tillkommit före socialtjänstlagens ikraftträdande
uttalades i propositionen att en gallring av det äldre materialet självfallet
inte borde göras innan nödvändiga undantagsföreskrifter hade meddelats. I
propositionen föreslogs därför en särskild övergångsbestämmelse till den nya
lagstiftningen med innebörd att gallringsbestämmelserna beträffande material
som hänförde sig till tiden före lagens ikraftträdande skulle tillämpas
tidigast den 1 januari 1986.

Socialutskottet
uttalade vid sin behandling av frågan om gallring (SoU

1979/80:44 s. 94 f) bl. a. att det i vissa fall, såsom framhållits i propositio

nen, kunde finnas ett intresse för socialnämnden att bevara uppgifter

under en längre tid än fem år och att det framför allt torde gälla uppgifter

om allvarliga missförhållanden rörande underåriga och deras vårdare.

Utskottet betonade också nödvändigheten av att dessa frågor noga belystes

innan någon gallring påbörjades och att frågan om vilka begränsningar

som borde göras i den generella gallringsplikten dessförinnan måste vara 91

klariagd. Utskottet
uttalade vidare att frågor om undantag från gallrings- Prop. 1989/90:72
plikten för att tillgodose forskningen måste vara lösta innan gallring på-
Bilaga 2 börjades. Utskottet fömtsatte att tidpunkten för gallring skulle
uppskjutas för den händelse utredningen om undantag från gallringen visade sig
dra ut på tiden.

Tidpunkten
för socialtjänstlagens ikraftträdande föreslogs av socialutskottet ändrad till
den 1 januari 1982. I konsekvens härmed föreslogs tidsfristen i
övergångsbestämmelserna ändrad i motsvarande mån. Riksdagen ställde sig bakom
utskottets uttalanden och förslag (rskr. 1979/80:385).

Efter
förslag av regeringen har riksdagen därefter vid två tillfällen skjutit upp
tidpunkten för när socialnämndernas personakter och personregister tidigast
skall gallras (prop. 1986/87:43, SoU 11, rskr. 84 och prop. 1987/88:76, SoU 11,
rskr. 153). Detta har skett med hänsyn till pågående utredningsarbete och
remissbehandling. Enligt punkt 3 övergångsbestämmelserna till
socialtjänstlagen gäller nu att gallring enligt lagen skall ske tidigast den 1
juli 1990.

Den
arkivlagstiftning som chefen för utbildningsdepartementet har lämnat förslag
om tidigare denna dag avses träda i kraft den 1 juli 1991. Detsamma gäller de
ändringar i socialtjänstlagens gallringsbestämmelser som jag nu ämnar föreslå i
det följande. Förslagen kan behandlas av riksdagen tidigast under våren 1990.
För att klargöra att socialtjänstlagens regler om gallringsplikl inte skall
börja tillämpas förrän de nya bestämmelserna har trätt i kraft den 1 juli 1991
bör den nu gällande tidpunkten för gallring enligt punkt 3
övergångsbestämmelserna till socialtjänstlagen skjutas upp till den 1 juli
1991. Det bör ske genom förslag i en särskild proposition som avlämnas i sådan tid
att den med säkerhet kan behandlas av riksdagen i god tid före den 1 juli 1990.
Jag återkommer med ett sådant förslag till proposition.

4 Överväganden

4.1 Allmänt

Det
finns enligt min uppfattning ett tungt vägande skäl till att socialtjänstens
material skall underkastas en omfattande gallring. Det är integritetsaspekten.

För
att socialtjänsten skall kunna ge människor en effektiv hjälp är det nödvändigt
att klienterna med förtroende kan lämna uppgifter till socialtjänsten om sig
själva och sina anhöriga.

Det
kan emellertid vara så att vissa personer avhåller sig från detta av rädsla för
att personliga uppgifter om dem kommer att bevaras för framtiden. Från
allmänna integritetssynpunkter framstår det också som i princip olämpligt att
ömtåliga personliga uppgifter om enskilda människor sparas för längre tid än de
behövs för det ändamål vilket de har samlats in för.

Ett
annat mer praktiskt skäl för gallring är ekonomiskt. Det är av

arkivekonomiska skäl nödvändigt att förr eller senare i någon form gallra

socialnämndemas personregister. 92

Detta är alltså de skäl
som finns för att gallra. I samband med utarbetandet av socialtjänstlagen
framkom från flera håll behov av att undanta vissa områden från de allmänna
gallringsreglerna. För att närmare analysera behoven av detta tillsattes socialdatautredningen.
Enligt utredningens direktiv skulle följande områden belysas:

— den
sociala forskningens framtida behov av primärmaterial

— gallringsundantag
för att trygga rättssäkerheten inom barn- och ungdomsområdet

1 det följande kommer jag
att behandla utredningens förslag, dels i fråga om vissa ändringar i
gallringsplikten och dels när det gäller undantagen från gallringsplikten.

Prop. 1989/90:72 Bilaga 2

4.2 Gallringsplikten

Mitt
förslag: Socialnämnden skall ta hänsyn endast till eget material vid
beräkningen av tidsfristen för gallring. Bestämmelserna i 60 § socialtjänstlagen
ändras i enlighet härmed.

Ett tillägg görs i
60 § socialtjänstlagen som innebär att akter inte får gallras tidigare än
eventuella registeruppgifter om bestående förhållanden.

Socialdatautredningens
förslag: Överensstämmer med mitt förslag.

Remissinstanserna:
Tillstyrker förslaget.

Skälen
för mitt förslag: Av 60 § socialtjänstlagen framgår att anteckningar och andra
uppgifter i en personakt som tillhör socialnämndens personregister skall
gallras ut fem år efter det sista anteckningen gjordes i akten. I denna del föreslårjag
ingen förändring.

Vidare följer av 60 §
socialtjänstlagen att, när ansvaret för socialtjänsten har gått över till en
annan socialnämnd, tiden för gallringsplikten skall räknas från den sista
anteckningen hos den nämnden. Jag anser att det finns skäl som talar för att
det här, såsom föreslagits av utredningen, bör ske en förändring.
Socialtjänsten har inga praktiska möjligheter att följa en person som flyttat till
en annan kommun och där sökt socialtjänst. Skulle det ändå ske kunde det komma
att strida mot gällande bestämmelser i sekretesslagen. Jag föreslår därför att
socialnämnden skall ta hänsyn endast till sitt eget material vid beräkning av
gallringsfristerna.

Vid beräkningen av
gallringsfristen för en personakt är det enligt 60 § socialtjänstlagen
tidpunkten för den sista anteckningen i akten som är bestämmande. För register
som utgör sammanställningar av uppgifter, dvs. register i egentlig mening,
bestäms däremot utgångspunkten för gallringsfristen av den tidpunkt, då de
förhållanden som den antecknade uppgiften avser har upphört.

Om
en socialnämnd beslutar om en fortgående åtgärd, t. ex. placering i familjehem,
kan vid oförändrade regler två olika gallringsfrister komma att tillämpas:
akten gallras fem år efter beslutet om ingen anteckning görs efter fattat
beslut, medan registeruppgiften gallras först fem år efter det att placeringen
upphör.

93

Därmed kan följande
situation uppstå. En åtgärd fortgår (eller är nyligen avslutad) och
socialnämnden håller reda på detta genom sitt register men är, i avsaknad av
den redan gallrade akten, okunnig om bakgrunden till åtgärden.

En tänkbar lösning på
detta problem, vilken föreslås av socialdatautredningen, är att akter alltid
tillförs anteckning om fortgående förhållanden. Så torde för övrigt oftast ske.
För att undvika eventuella missförstånd och otydligheter vill jag dock i
enlighet med utredningens ställningstagande föreslå en mindre ändring i 60 §
socialtjänstlagen. Där bör anges att akten inte får gallras tidigare än en
eventuell registeruppgift om ett bestående förhållande.

Gallringsreglerna i
socialtjänstlagen gäller endast för personregister och personakter som tillhör
socialnämnderna. Några särskilda föreskrifter om gallringsskyldighet och
undantag därifrån vad gäller dokumentationen vid hem för vård eller boende
finns inte i socialtjänstlagstiftningen. Socialdatautredningens förslag om
gallring och undantag från gallring omfattar även handlingar som förs vid hem
för vård eller boende, som drivs av landsting, enskilda eller sammanslutning.

Jag anser dock inte att
det finns behov av någon sådan särskild reglering för handlingar vid hem för
vård eller boende. De regler om gallring som finns i den föreslagna arkivlagen
torde vara tillfyllest för att en tillfredsställande gallring skall ske av
sådana handlingar inom det allmännas verksamhet.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 2

4.3 Gallringsundantag av rättssäkerhetsskäl

Mitt
förslag: Av rättssäkerhetsskäl skall följande handlingar undantas från den
generella gallringsregeln:

— handlingar
som kommit in eller upprättats i samband med utredning om faderskap,

— handlingar
som kommit in eller upprättats i samband med utredning som rör adoption (både
inhemska och internationella adoptioner),

— handlingar som kommit in eller upprättats i samband
med att en underårig placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller
boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av
hans föräldrar eller någon annan som har vårdnaden om honom.

Socialdatautredningens förslag:
Handlingar rörande faderskap, internationella adoptioner samt svenskt
hittebarn undantas från gallring. I fråga om internationella adoptioner undantas
endast handlingar som gäller förhållanden i barnets hemland.

Remissinstanserna: En klar
majoritet av de remissinstanser som berör frågan anser att ytterligare
gallringsundantag bör göras. Främst avses handlingar rörande svenska adoptioner
samt placeringar av barn och ungdom i familjehem eller på institution.
Därutöver redovisar ett par

94

remissinstanser behov av
att spara handlingar som gäller olämpliga vård- Prop. 1989/90: 72

nadshavare. Bilaga 2

Skälen
for mitt förslag: Det är viktigt att kunna garantera enskilda människor en betryggande
rättssäkerhet genom ett tillräckligt bevarande av dokumentationen hos
socialnämnderna. Men det är inte bara den rent formella rättssäkerheten som är
av vikt. Det finns också andra, psykologiska eller sociala, skäl som talar för
att vissa handlingar skall bevaras för framtida behov.

Det
är naturligt att handlingar rörande faderskap bevaras för framtida bruk. Dessa
kan i vissa situationer få betydelse som bevisurkunder.

Av
utredningen föreslås därutöver att handlingar rörande utländska adoptioner undantas
från gallring. Enligt flera remissinstanser bör även handlingar som gäller
inhemska adoptioner samt placering av barn och ungdom i familjehem eller på
institution undantas från gallringsprinciperna.

Om
dessa handlingar inte undantas från de allmänna gallringsreglerna finns det
efter fem år ingen möjlighet för placerade eller adopterade personer att genom
socialtjänstens handlingar få reda på omständigheterna kring sin bakgrund.

Enligt
min uppfattning måste det ses som en rättighet för människor att få kunskap om
sin historia och sin bakgrund. Behovet av kunskap är inte begränsat till enbart
de biologiska förhållandena. För en persons utveckling kan det vara lika
viktigt att få reda på sitt sociala ursprung samt andra tidigare sociala
förhållanden som haft avgörande betydelse.

Ericastiftelsen
tillhör de remissinstanser som framför att den psykologiska upplevelsen av
personlig identitet har en avgörande betydelse för personlighetsutvecklingen.
Faktisk kunskap om det egna ursprunget ses som en förutsättning för den egna
identitetsbildningen.

Som
understryks i flera remissyttranden finns det olika situationer i en människas liv
där ett behov av att få veta mer om sin bakgrund uppkommer. Detta inträffar
ofta i samband med puberteten, med att personen får egna barn eller att någon i
omgivningen avlider. Det kan hos många barn och vuxna upplevas som en trygghet
att då kunna få reda på förhållanden kring en adoption, en placering i ett
familjehem eller på en institution.

Å
andra sidan kan hävdas att integritetsskäl talar för att även handlingar som
rör förhållanden av detta slag skall gamas. Min uppfattning är emellertid att
möjligheten att få kunskap om sitt ursprung eller sin bakgrund måste väga
tyngre än integritetsskälen. Jag anser därför inte att en gallring bör
genomföras som omintetgör möjligheten för enskilda personer att i vuxen ålder
få tillgång till bakgrunden till en så avgörande åtgärd som ett omhändertagande
eller en adoption. Det vore etiskt felaktigt att inte låta denna möjlighet
finnas.

Denna
problematik har också noga övervägts vid tillkomsten av lagstiftningen om insemination.
Man har i den lagstiftningen lagt fast barnets rättighet att få reda på sitt
ursprung.

Socialdatautredningen
har föreslagit att handlingar gällande svenskt

hittebarn skall undantas från reglerna om gallring. Dessa handlingar torde

dock omfattas av de regler som gäller för handlingar som upprättats i 95

samband med att en underårig
placerats eller tagits emot i ett hem för vård Prop. 1989/90: 72 eller
boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem. Några särskilda
Bilaga 2 bestämmelser om detta bedömer jag därför inte behövliga.

Ytterligare
ett gallringsundantag som diskuterats av vissa remissinstanser gäller
handlingar avseende olämpliga vårdnadshavare. Bl. a. socialsty-

relsen. Svenska
kommunförbundet samt ten av att spara handlingar för att skydda ga vårdnadshavare.

I remissvaren över
socialutredningens serades den där föreslagna tidsfristen för

Allmänna
barnhuset hävdar vik-bam och ungdomar mot olämpli-

betänkande
(SOU 1977:40) kriti-gallring (tre år) bl. a. med hänsyn till kravet på
utredningar i ärenden gällande barn- och ungdomsvård. JO ansåg att handlingar
som gäller uppgifter om allvariiga missförhållanden när det rör barn och ungdom
inte bör gallras tidigare än efter tio år eller den dag när barnet uppnår
myndig ålder. JO anförde att det är särskilt viktigt att kunna bevaka om olika
typer av mönster upprepas, exempelvis tidigare misshandel eller vanvård av äldije
syskon.

Vidare
uttalade socialutskottet vid sin|behandling av frågan om gallring (SoU
1979/80:44, s. 94 f) att längre gallringstid än fem år ofta kan vara nödvändig
i ärenden som rör allvarliga missförhållanden för barn och ungdom.

Socialdatautredningen
har inte föreslagit några särskilda gallringsundantag när det gäller akter med
uppgifter om olämpliga vårdnadshavare. Utredningen anför i denna del bl.a.
följande.

En
av socialtjänstens uppgifter är att värna om barns intressen. Alla åtgärder som
socialtjänsten vidtar skall dock så långt som möjligt genomföras i samförstånd
med barn och föräldrar. Möjligheten att uppnå sådana samförståndslösningar
minskar av naturliga skäl om föräldrarna känner misstro mot socialtjänstens
arbetsmetoder. Förekomsten av speciella gallringsundantag för handlingar som
gäller människor som i någon mening misslyckats som vårdnadshavare, skulle
kunna skapa sådan misstro. — Därtill kommer att ett gallringsundantag
sannolikt endast i ett fåtal fall skulle innebära något större
kunskapstillskott för framtida ärendehandläggning. Ett ärende där en vårdnadshavares
lämplighet ifrågasätts leder regelmässigt till en mycket gmndlig utredning.
Ingående samtal förs med de berörda vård-nadshavarna och barnen. Personer som
känner familjens förhållanden hörs. 1 många fall undersöks barnen av
psykologisk och psykiatrisk expertis o.s.v. Dessutom finns möjligheter att i
förekommande fall hämta uppgifter ur exempelvis polisregister. Det är därför
osannolikt att en utredare skulle förbise relevanta fakta, som det skulle ha
varit möjligt att återfinna i en bevarad personakt.

Att
spara samtliga akter som rör barn och familjer skulle enligt min mening innebära
ett alltför omfattande undantag från den allmänna utgångspunkten att gallring
bör ske efter fem år. Jag har, liksom socialdatautredningen, stannat för att
ett aktmaterial som sträcker sig fem år tillbaka i tiden skall kunna utgöra ett
tillräckligt bakgrundsmaterial vid bedömningen av förhållandena i
barnfamiljer.

96

4.4
Handlingar om underhållsbidrag

Prop.
1989/90:72 Bilaga 2

Mitt
förslag: Undantaget i 62 § socialtjänstlagen från gallringsplikten slopas när
det gäller handlingar som rör utredning om underhållsbidrag. Dessa handlingar
skall gallras i enlighet med de principer som gäller för övrigt
socialtjänstmaterial.

Socialdatautredningens
förslag: Överensstämmer med mitt förslag.

Remissinstanserna:
Tillstyrker förslaget.

Skälen fbr mitt forslag:
Enligt 62 § socialtjänstlagen skall originalhandlingar rörande utredning om
att fastställa faderskap eller om underhållsbidrag undantas från gallring med
hänsyn till deras värde som bevisurkunder. Frågan om undantag från gallring
för sådana handlingar som rör utredning om underhållsbidrag har analyserats av socialdatautredningen.
Utredningen anser att det finns många faktorer som talar för att dessa akter
skall gallras. Dessa är i korthet följande:

— En
dom i fråga om underhåll blir varaktigt bevarad hos tingsrätten.

— De
avtal som upprättas skulle enligt nuvarande undantagsregel bevaras hos
socialtjänsten. Avtal kan dock upprättas utan socialtjänstens medverkan. Det
bevarade avtalet kan också ersättas av ett nytt utan socialtjänstens medverkan
eller kännedom.

— Vid
begäran om bidragsförskott måste avtal eller dom företes och bevaras hos
försäkringskassan. Detta gäller oavsett i vilken ordning avtalet tillkommer.

— Det
är naturligtvis lämpligt att handlingarna finns att tillgå om tvist om underhållsbidragets
storlek skulle uppstå. De beräkningar som gjorts när det gäller att fastställa
underhållsbidragets storiek kan kanske komma till nytta om någon av parterna
vill ändra beloppet. 1 flertalet fall torde det dock vara lämpligast att en ny
skälighetsbedömning sker fömtsättnings-löst.

— Om
ett fall inträffar där bägge parterna förlorar sina dokument bör i de flesta
fall en rekonstruktion vara möjlig. Historiska dala om underhållsbidrag har
ett begränsat intresse.

Med stöd av dessa argument
villjag, i likhet med socialdatautredningen, föreslå att socialtjänstlagen
ändras så att originalhandlingar rörande utredning om underhållsbidrag inte
skall undantas från gallring. Det bör dock inte ställas krav på gallring av
handlingar om underhållsbidrag som kommit in eller upprättats i samband med
utredning om faderskap. Sådana handlingar, som i regel förvaras tillsammans,
bör alltså kunna undantas från gallring.

7 Riksdagen 1989/90. 1 saml. Nr 72

97

4.5
Gallringsundantag för forskning

Mitt
förslag: 1 socialtjänstlagen föreskrivs att handlingar skall undantas från
gallring av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av
kommuner och i övriga kommuner beträffande ett represen-tantivt urval av
personer.

Prop.
1989/90:72 Bilaga 2

Socialdatautredningens
förslag: Akter avseende personer födda datumen 5, 15 och 25 i varje månad undantas
från gallring. Därutöver skall Jönköpings kommun utgöra ett s. k. typarkiv där
samtliga socialtjänsthandlingar sparas. Vidare skall vissa tillfälliga
gallringsundantag kunna göras.

Remissinstanserna:
Flertalet av remissinstanserna anser att kombinationen av datumurval och
geografiskt urval utgör en väl avvägd utgångspunkt för vilka handlingar som
skall bevaras. Beträffande datumurvalen anser det övervägande antalet
remissinstanser att detta urval på ett tillfredsställande sätt tillgodoser
forskningens behov i de flesta fall. Man påpekar däremot från ett par håll att
materialet är för litet för att kunna specialstudera vissa snäva områden,
exempelvis LVU eller LVM.

Beträffande
det geografiska urvalet framför flera remissinstanser att det är av stor vikt
att datumurvalet kompletteras med ett geografiskt urval. Däremot anser
flertalet av dem som berört frågan att endast etl geografiskt område utgör ett
för litet forskningsunderlag. Man föreslår i stället att tre typområden väljs
ut.

Skälen
för mitt förslag: Jag anser att det av flera skäl är nödvändigt att bevara
visst socialtjänstmaterial i syfte att trygga behovet av data för forsknings-
och utvecklingsarbetet.

Under de senare åren
har den sociala forskningen fått en ökad uppmärksamhet. Den har i flera
avseenden haft betydelse för metodutvecklingsarbetet inom socialtjänsten.
Forskningens resultat kan därigenom på ett vetenskapligt sätt underbygga det
sociala arbelet. Det är enligt min uppfattning angeläget att öka kunskapen
kring bl.a. effekterna av socialtjänstens insatser. Forskningen utgör på detta
vis en slags garanti för ökad rättssäkerhet.

Frågan om undantag från
gallring och urval för forskningens behov har behandlats inte endast av socialdatautredningen
vad gäller socialtjänsten utan även generellt för myndighetsarkiv av intensivdatautredningen
i betänkandet (SOU 1987:38) Arkiv för individ och miljö och av arkivutredningen
i betänkandet (SOU 1988:11) Öppenhet och minne. Arkivens roll i samhället.
Chefen för utbildningsdepartementet har i det föregående redogjort för de
lagstiftningstekniska principer som bör gälla för lagstiftning om gallring på
områden där det för närvarande finns särbestämmelser om förstörande av
uppgifter i allmänna handlingar. Jag ansluter mig till vad som förordats,
vilket för socialtjänstens del innebär att det i socialtjänstlagen tas in de
undantag som skall gälla från gallringsplikten. Jag har redan föreslagit sådana
undantag av vad jag kallat rättssäkerhetsskäl. Undantag för forskningens behov
bör som förordats föreskrivas genom att det i socialtjänstlagen tas in en
föreskrift som anger att handlingar skall undan-

98

tas från gallring av
hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och i
övriga kommuner beträffande ett representativt urval av personer. I
verkställighetsföreskrifter till denna lagregel får sedan regeringen eller den
myndighet som regeringen bestämmer närmare ange vilket urval av handlingar som
skall undantas. Chefen för utbildningsdepartementet har i sitt anförande
redogjort för de urvalsmetoder som avses komma till användning.

Hos socialnämnderna förs i
betydande utsträckning personregister på ADB-medium. Bestämmelser om inrättande
och förande av sådana register finns i datalagen (1973:289). I samband med
framtida beslut om att uppgifter ur sådana register skall undantas från
gallring och sparas för forskningsändamål får närmare övervägas om några
åtgärder kan behövas enligt datalagens bestämmelser.

Prop. 1989/90:72 Bilaga 2

5 Det äldre socialvårdsmaterialet

Mitt förslag: I
fråga om det äldre socialvårdsmaterialet, dvs. det som tillkommit före
socialtjänstlagens ikraftträdande den 1 januari 1982, föreskrivs ingen
gallringsplikt. Sådant äldre material får dock gallras, varvid bestämmelserna
om gallring i socialtjänstlagen skall gälla i tillämpliga delar.

Socialdatautredningens
förslag: Överensstämmer i stort med mitt förslag.

Remissinstanserna:
Tillstyrker i princip förslaget.

Skälen för mitt förslag:
Med det äldre materialet har socialdatautredningen avsett deakter och register
som upprättats år 1937 eller senare och som inte tillförts någon anteckning
efter socialtjänstlagens ikraftträdande. Under denna period gällde lagen
(1936:56) om socialregister.

Det äldre materialet är i
många fall ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att det skulle vara svårt
att genomföra gallring utifrån samma principer som föreslås för det nyare
socialtjänstmaterialet. Som framhållits av flera remissinstanser skulle en
sådan gallring i många kommuner innebära orimligt stor arbetsbelastning. De möjliga
vägar som finns är att spara allt material, gallra allt eller på sikt försöka
åstadkomma en gallring utifrån de principer som gäller för det nyare
materialet.

Att gallra, dvs. förstöra,
allt material är enligt min uppfattning inte lämpligt. Det är ytterst angeläget
att det är möjligt att få tillgång till utredningar gällande t.ex. faderskap
även i det äldre materialet.

Att spara allt torde också
det vara svårt. Även om socialtjänstlagen inte gällde under denna period anser
jag att det skulle vara tilltalande om inriktningen i socialtjänstlagen kunde
återspeglas även i diskussionen gällande det äldre materialet. Att utan
undantag bevara det äldre materialet ogallrat torde leda till betydande arkiveringskostnader
för många kommuner.

99

Det som enligt min
uppfattning återstår är att rekommendera kommunerna att gallra i det äldre
socialvårdsmaterialet utifrån samma regler som gäller för det nyare materialet.
Det blir således ett frivilligt åtagande för kommunerna. Kostnaderna för att
genomföra gallringen får i varje kommun vägas mot kostnaderna för ett totalt
bevarande av akterna. Jag är medveten om problemen även med detta förslag. Jag
ser det dock som den enda rimliga lösningen för närvarande.

Den av mig föreslagna
regleringen i fråga om det äldre materialet bör kunna tas in i punkt 3 i
övergångsbestämmelserna till socialtjänstlagen. Jag finner inte skäl att därvid
särskilja äldre material tillkommet före respektive efter år 1937. Inte heller
finns det med hänsyn till den praktiska tillämpningen skäl att för uppgifter
tillkomna efter den 1 januari 1982 göra åtskillnad mellan uppgifter som
tillförts akter upplagda före respektive efter nämnda datum.

Prop. 1989/90:72 Bilaga 2

6 Förvaring av handlingar undantagna från gallring

Mitt förslag:
Kommunerna svarar själva för förvaringen av de handlingar som undantagits från
gallring. Hur detta närmare skall ske bestäms även i fortsättningen självständigt
av kommunerna. För bevarade handlingar gäller sekretessen till skydd för
uppgifter inom socialtjänsten.

Socialdatautredningens
förslag: Det sparade materialet överförs från socialtjänsten till särskild
depå. Depån skall inordnas under det statliga arkivväsendet. Sekretesskyddet
för handlingarna ses över.

Riksarkivet skall vara
central myndighet för bevarandet. Förvaring, vård och avgörande om utlämnande
av depåmaterial skall ske hos landsarkiv, som dock kan avtala med kommunarkiv
om den fysiska förvaringen av materialet.

Den
som önskar tillgång till deponerat material skall inge ansökan till det
landsarkiv, eller för statistikregistren till riksarkivet, där materialet bevaras.

Remissinstanserna: Det
stora flertalet av de remissinstanser som yttrat sig över denna del av
utredningen avstyrker förslaget. Förvaring av socialtjänstens handlingar anses
vara en rent kommunal uppgift. Remissinstanserna anser att kommunerna bör
svara för förvaring samt eventuellt utlämnande av handlingar som undantagits
från gallring.

Svenska kommunförbundet
anser att utredningen bortser från de krav sekretesslagen reser och de
möjligheter den kommunala arkivorganisationen erbjuder. Förbundet menar att
integritetsaspekterna på socialdatamaterialet synes vara väl tillgodosett inom
den kommunala organisationen. Man anför vidare att någon skyddsnivå utöver
socialtjänstlagens gallringskrav och sekretesslagens bestämmelser inte
existerar. Kommunerna har långvarig vana att hantera socialdata och därtill
ofta juridisk

100

expertis
i kommunen. Slutligen anförs att ett beslut som tvingar kommu- Prop.
1989/90:72 nerna att överiämna det bevarade socialdatamaterialet till de
statliga ar- Bilaga 2 kivmyndigheterna innebär ett ingrepp i den kommunala
självbestämmanderätten. Enligt kommunförbundet kan detta uppfattas som ett
uttryck för misstro mot kommunernas möjligheter att sköta sina handlingar.

Andra
remissinstanser som framför liknande synpunkter är Uppsala läns landsting.
Malmöhus läns landsting, en rad kommuner, arkivutredningen, riksarkivet samt
Uppsala landsarkiv.

Ett
par remissinstanser, bl.a. datainspektionen, instämmer i utredningens förslag.

Skälen
för mitt förslag: Enligt kommunallagen har varje kommun i princip såväl
rättighet som skyldighet att själv bestämma hur arkivvården skall bedrivas. Den
nya arkivlagstiftning som föreslås av chefen för utbildningsdepartementet
innebär inte något principiellt nytt i detta avseende. Uppgifter ur personakter
får inte utlämnas utan en prövning av om utlämnandet står i överensstämmelse
med sekretesslagen. Oftast innebär det en bedömning av om utlämnande är till
men för den enskilde. Min uppfattning är att det finns en kompetens och
erfarenhet hos kommunerna att sköta dessa uppgifter. Med beaktande av
remissinstansernas synpunkter är jag inte beredd att ansluta mig till
utredningens förslag. Detta innebär att kommunerna, liksom hittills, själva
skall vårda sina handlingar. Någon ändring i sekretesslagen anser jag inte vara
behövlig, eftersom de förhållandevis stränga reglerna för sekretess inom
socialtjänsten gäller även arkiverade handlingar.

Det
har såväl från socialdatautredningen som från flera remissinstanser uttryckts
behov av att införa särskilda regler som omöjliggör för socialtjänsten att få
tillgång till de handlingar som undantagits från gallring. Syftet med att
gallra socialtjänstens personregister fem år efter det att senaste anteckning
tillförts akten är just att begränsa tillgången till äldre personakter. Vid den
lösning som jag här förordat skall kommunerna själva ha ansvaret för det
material som undantagits från gallring.

Svenska
kommunförbundet har i detta sammanhang åberopat sekretess

lagens krav och de möjligheter som den kommunala arkivorganisationen

erbjuder. Jag vill för min del framhålla följande. Enligt den föreslagna

arkivlagen skall i varje kommun finnas en kommunal arkivmyndighet med

uppgift att se till att de kommunala myndigheterna fullgör sina skyldighe

ter beträffande arkivbildningen och arkivvården. Kommunstyrelsen är

arkivmyndighet i kommunen om inte kommunfullmäktige har utsett nå

gon annan nämnd till arkivmyndighet (7 och 8 §§ den föreslagna arkiv

lagen). Arkivmyndighetens uppgifter innefattar inte någon generell skyl

dighet för myndigheten att själv svara för förvaringen av bevarade kom

munala handlingar i kommunen. Inget hindrar emellertid att arkivhand

lingar från en annan nämnd övertas av arkivmyndigheten för förvaring.

Särskilt när det gäller socialtjänstmaterial som undantagits från gallring

för forskningens behov bör det vara en lämplig ordning att materialet

överlämnas till arkivmyndigheten. Detta med hänsyn till att materialet

ofta kommer att innehålla integritetskänsliga uppgifter och avses bestå av

generella urval, uppgifter beträffande personer födda vissa datum eller 101

inom s.k. intensivdataområden,
i princip ett fullständigt material. I kom- Prop. 1989/90:72 muner som
kommer att utgöra intensivdataområden är det särskilt angelä- Bilaga 2 get
att kommunen utnyttjar de möjligheter som arkivorganisationen sålunda
erbjuder.

Den
angivna ordningen att sparat material förvaras av arkivmyndigheten innebär
flera fördelar. En är att socialnämndens tillgång till materialet blir begränsat
av sekretesslagens regler. Av 13 kap. 4 § sekretesslagen följer att den
förhållandevis stränga socialtjänstsekretessen för uppgifterna hos socialnämnden
överförs till arkivmyndigheten när den erhåller uppgifterna för arkivering.
Eftersom sekretess enligt sekretesslagen gäller mellan myndigheter, kommer
sekretesslagens regler att gälla även mellan arkivmyndigheten och
socialnämnden, vilket ligger i linje med gallringspliktens syfte att begränsa
tillgången till äldre material.

Andra
fördelar gäller uppgifter på ADB-medium som undantas från gallring för
forskningens behov och som sparas på sådant medium. Här kan erinras om
bestämmelsen i 2 a§ andra stycket datalagen (1973:289) om att tillstånd enligt
dalalagen inte behövs för ett personregister på ADB-medium som har tagits emot
för förvaring av en arkivmyndighet. Vid en förvaring genom den kommunala
arkivmyndighetens försorg torde bestämmelsen — i den mån tillståndsfrågor
uppkommer — kunna underiätta den kommunala hanteringen jämfört med om
socialnämnden själv skulle svara för förvaringen. Register som har överlämnats till
en arkivmyndighet för förvaring är undantagna också från bestämmelserna i
datalagen om förteckningsskyldighet enligt 7 a §, om rättelse enligt 8 § och om
underrättelse till enskild enligt 10 §.

För
att det sparade materialet skall anses överlämnat till och förvarat av den
kommunala arkivmyndigheten torde det inte vara nödvändigt att det förvaras i
arkivmyndighetens egna lokaler. Det väsentliga torde vara att det avskiljs från
socialnämndens handlingar i övrigt och att det är arkivmyndigheten som
ansvarar för förvaringen inklusive frågor om dess utlämnande.

Jag
utgår alltså ifrån att kommunerna utnyttjar de möjligheter som den kommunala
arkivorganisationen erbjuder och är inte beredd att föreslå några särskilda
lagregler för socialtjänsten om den kommunala arkivhanteringen eller några nya
lagregler om hur kommunerna får disponera bevarat material.

7 Särskilda frågor

7.1 Anteckningar som onödigt skjuter upp gallring

Under
remissbehandlingen av socialutredningens förslag (SOU 1977:40)

framkom en oro för att tiden för gallring skulle förlängas på grund av att

betydelselösa anteckningar tillförs akten. Jag anser att frågan fått en till

fredsställande lösning genom socialstyrelsens allmänna råd 1983:5 angå

ende handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. I dessa redo

visas vilken information som bör tillföras akterna och hur den bör utfor- 102

mas.
Socialstyrelsens allmänna råd bör kunna utgöra en tillräcklig vägled- Prop.
1989/90:72 ning. Liksom socialdatautredningen anser jag därför att inga
ytterligare Bilaga 2 bestämmelser behövs för att reglera frågan.

7.2 Socialnämndens protokoll och bilagor

Socialnämndens
protokoll och bilagor omfattas inte av reglema om gallring i 60 §
socialtjänstlagen. Vid remissbehandlingen av socialutredningens betänkande
pekades på möjligheten att kringgå bestämmelsema om gallring, genom att
utredningar tas med som bilagor till protokollen.

Det
står helt klart att stor varsamhet skall iakttas i samband med uppgifter om
ömtåliga personliga förhållanden. De rättsliga uttrycken för detta är bl.a.
bestämmelserna om innehållet i personregister och gallringsreglerna. Det får
därför anses strida mot intentionerna med denna reglering att i protokollen
eller protokollsbilagor ta in uppgifterom personliga förhållanden utöver vad
som följer av kommunallagen och förvaltningslagen. Socialstyrelsen har berört
frågan i sina allmänna råd (1983:5).

Socialdatautredningen
anser inte att det finns behov av särskilda lagregler för att begränsa
innehållet i protokollen. Jag instämmer i denna bedömning.

7.3 Statistikregister

Enligt
63 § socialtjänstlagen skall socialnämndema, enligt vad regeringen närmare
föreskriver, ur sina personregister lämna uppgifter till statistiska centralbyrån
för angelägna statistiska ändamål. Närmare föreskrifter finns i förordningen
(1981:1370) om skyldighet för socialnämnderna att lämna statistiska uppgifter. De
individrelaterade uppgifter som årligen skall lämnas avser följande:

— ekonomiskt
bistånd som lämnats enligt 6 § socialtjänstlagen och ekonomisk hjälp i annat
fall,

— förordnande
av kontaktperson enligt 10 § tredje stycket socialtjänstlagen,

— vistelse
i familjehem och i hem för vård eller boende samt den ersättning som utgetts av
kommunen för vård och fostran av barn i familjehem,

— åtgärder
enligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga,

— åtgärder
enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall.

Utöver
dessa uppgifter skall socialnämnderna enligt 3 § i nämnda förordning lämna även
andra uppgifter till statistiska centralbyrån när uppgifter begärs till en
särskild statistisk undersökning som syftar till att tillgodose angelägna samhällsbehov.

En
del av uppgifterna lämnas till statistiska centralbyrån (SCB) på ADB-

medium och en del på blanketter. Uppgifterna sammanställs där årligen i

individrelaterad form i ADB-registret "Socialtjänstens individinriktade

insatser". Registret förs med tillstånd av datainspektionen (DI:s beslut

den 16 januari 1985, dnr 2760-84). Enligt beslut av datainspektionen den

10 januari 1990 (dnr 3822-89) skall SCB senast den 31 december 1990 till

inspektionen ge in redogörelse för hur eventuell gallring skall ske i regist- 103

ret. För närvarande finns
del inte några föreskrifter från inspektionen eller Prop. 1989/90:72 i
författning om gallring eller bevarande av detta register eller av de Bilaga 2 handlingar
eller ADB-media, som lämnats till SCB av socialnämnderna. Bestämmelserna om gallringsplikt
och om undantag från gallringsplikten (bl. a. för forskningens behov) i
socialtjänstlagen avser endast socialnämndernas handlingar och register.
Enligt 12 § datalagen (1973:289) skall individrelaterade uppgifter utgå ur ett
personregister, när uppgiften inte längre behövs med hänsyn till ändamålet med
registret, om inte uppgiften även därefter skall bevaras på gmnd av bestämmelse
i lag eller annan författning eller enligt myndighets beslut som meddelats med
stöd av författning.

Socialdatautredningen
har konstaterat att det från forskningens sida finns ett stort intresse av att
bevara de i detta sammanhang upprättade .ADB-registren inklusive kvarvarande
register som avser den äldre social vårdsslalistiken. Utredningen föreslår all
registren bevaras hos riksarkivet för forskningsändamål. Utredningen åberopar
forskningsekonomiska och administrativa fördelar vid ett bevarande men
framhåller också fördelar från integritetssynpunkt genom att en avsevärd del av
forskningens databehov kan tillgodoses av registren utan att man, som annars, behöver
gå in i de mer känsliga personakterna hos socialnämnderna.

Remissinstanserna
har anslutit sig till utredningens förslag. Dock har datainspektionen förordat
en lagreglering av registerverksamheten.

Enligt
min mening bör ett bevarande hos riksarkivet kunna innebära sådana fördelar som
åberopats och minska forskningens behov av uppgifter från kommunema. Min
avsikt är att återkomma senare till regeringen med de förslag till
författningsåtgärder som kan bli aktuella.

8 Upprättat lagförslag

I
enlighet med vad jag nu anfört har inom socialdepartementet upprättats forslag till
lag om ändring i socialtjänstlagen (1980:620).

9 Specialmotivering

Förslaget
till lag om ändring i socialtjänstlagen (1980:620) innefattar dels vissa mindre
ändringar i gallringsplikten enligt 60 § och dels ändringar i fråga om
undantagen från gallringsplikten (62 §). Vidare föreslås nya ikraftträdande-
och övergångsbestämmelser till gallringsföreskrifterna (punkt 3
övergångsbestämmelserna till socialtjänstlagen).

60
§

Enligt
den i sak oförändrade huvudregeln i paragrafens första stycke skall

anteckningar och andra uppgifter i en personakt som tillhör socialnämn

dens personregister gallras fem år efter det sista anteckningen gjordes i

akten. Den nuvarande andra meningen iförsta stycket om att tidpunkten 104

för
gallring av en personakt hos en socialnämnd är beroende av anteck- Prop.
1989/90:72 ningar i en personakt hos en annan socialnämnd, när ansvaret för
social- Bilaga 2 tjänsten har övergått dit, föreslås utgå. Skälen för denna
ändring framgår av den allmänna motiveringen (avsnitt 4.2).

I
en ny andra mening i JÖrsta stycket föreslås att gallring av en personakt inte
skall ske så länge uppgifter om samma person inte har gallrats av nämnden
enligt andra stycket. Även om fem år har gått efter sista anteckningen i en
personakt skall den alltså inte gallras så länge uppgifter om personen finns
kvar i ett sådant personregister som avses i 59 § (personregister med
sammanställningar av uppgifter). Om gallring av sådana personregister
föreskrivs oförändrat i 60 § andra stycket. Uppgifter i dem skall gallras fem
år efter det att de förhållanden som uppgiften avser har upphört. Innebörden är
att en uppgift i ett register om en bestående åtgärd, t. ex. en placering i ett
familjehem, inte skall gallras förrän fem år efter det att placeringen har
upphört. Först då får personakten gallras, om dessutom fem år har gått från
sista anteckningen i personakten. Eftersom det vid en bestående åtgärd oftast
torde behövas löpande anteckningar i personakten torde den nya regeln i första
stycket andra meningen få begränsad betydelse (jfr avsnitt 4.2).

62
§

Bland
undantagen enligt denna paragraf från gallringsplikten föreslås slopat det som
gäller handlingar om underhållsbidrag. Enligt den föreslagna lydelsen av
paragrafensyo>.!i7ö! stycke undantas från gallringsplikten i fråga om
personakter handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning
om faderskap eller utredning om adoption (avser adoptioner av utländska såväl
som svenska bam). Vidare undantas handlingar som kommit in eller upprättats i
samband med att en underårig placerats eller tagits emot i ett hem för vård
eller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör
någon av hans föräldrar eller någon annan som har vårdnaden om honom. Här
omfattas handlingar i fråga om både tvångsvisa och frivilliga placeringar. Att
också frivilliga placeringar fömtsätter beslut med medgivande från
socialnämnden följer av 25 § socialtjänstlagen. Skälen för nu angivna
gallringsundantag framgår av den allmänna motiveringen.

Det
nuvarande bemyndigandet i andra stycket för regeringen, eller den

myndighet som regeringen bestämmer, att föreskriva ytterligare undantag

från gallringsskyldigheten föreslås slopat. I stället föreskrivs att handlingar

skall undantas från den i 60 § angivna gallringen av hänsyn till forskning

ens behov i ett representantivt urval av kommuner och i övriga kommuner

beträffande ett representantivt urval av personer. Avsikten är att regering

en, eller den myndighet som regeringen bestämmer, genom verkställighets

föreskrifter närmare skall föreskriva vilka urval och undantag som skall

göras för detta ändamål. Chefen för utbildningsdepartementet har i sitt

anförande (bilaga 1, avsnitt 3.5.3) behandlat vilka urvalsmetoder som

avses komma till användning. Här kan erinras om att verkställighetsfö

reskrifter till lagen är bindande för socialnämnderna. 105

För uppgifter inom
socialtjänsten finns ett förhållandevis starkt sekre- Prop. 1989/90:72 tesskydd
enligt 7 kap. 4 § sekretesslagen. Sekretesskyddet omfattar även Bilaga 2
handlingar hos socialnämnderna som bevaras där till följd av undantagen från
gallringsskyldigheten. 1 avsnitt 6 har behandlats kommunens möjlighet att
förvara handlingama hos den kommunala arkivmyndigheten och de fördelar det
innebär. När det gäller socialnämndens egen användning av undantagna handlingar
som bevaras hos nämnden ger inte sekretesslagstiftningen några föreskrifter.
Det har inte heller ansetts möjligt eller lämpligt att nu utforma särskilda
föreskrifter härom i socialtjänstlagen. Äldre uppgifter hos socialnämnden har
emellertid begränsad betydelse i nämndernas arbete. Nämndernas insatser för
enskilda skall enligt socialtjänstlagen utformas och genomföras tillsammans
med den enskilde och när en insats övervägs måste givetvis aktuella
förhållanden utredas.

Punkt
3 i övergångsbestämmelserna

De
föreslagna lagändringarna avses träda i kraft samtidigt som den nya arkivlagen,
den 1 juli 1991. Genom ändringarna i punkt 3 övergångsbestämmelserna
föreskrivs att gallringsbestämmelsema skall tillämpas tidigast den 1 juli 1991
i fråga om uppgifter och andra anteckningar som tillkommit undertiden den 1
januari 1982 - den 30juni 1986. Gallringen avseende denna tid skall vara
avslutad senast under år 1992. Gallringsskyldigheten gäller inte i fråga om
uppgifter och andra anteckningar som tillkommit före den 1 januari 1982
(tidpunkten för socialtjänstlagens ikraftträdande). Sådant äldre material får
dock gallras, varvid bestämmelserna i socialtjänstlagen om gallring skall
gälla i tillämpliga delar. Det innebär att de angivna undantagen från gallring
skall tillämpas även vid gallring av äldre material. Det innebär emellertid
också att en äldre akt inte får gallras när den fortfarande är aktuell genom
att fem år inte har gått sedan sista anteckningen gjordes i akten.

10 Hemställan

Med
hänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att regeringen föreslår
riksdagen

att
anta förslaget till lag om ändring i socialtjänstlagen (1980:620).

106

Sammanfattning av betänkandet (SOU 1988:11) Prop.
1989/90:72

Öppenhet och minne — Arkivens roll i samhället Bilaga i.i.i

Uppdraget

Utredaren
har enligt direktiven haft att

— precisera
mål och ambitionsnivåer i såväl ett kortsiktigt som långsiktigt

perspektiv,

— belysa
förhållandet mellan reglerna om allmän handling och arkivhand

ling,

— se
över arkivmyndigheternas uppgifter och organisation,

— klargöra
arkivmyndigheternas ansvar för den samlade arkivbildningen,

— lämna
förslag hur de arkivbildande statliga myndigheterna skall effektivisera sin
arkivvård,

— lämna
förslag till regler för avlämnande av handlingar till arkivmyndigheterna,

— överväga
om en ökad samordning mellan stat och kommun kan leda till en förbättrad
effektivitet,

— precisera
vilket övergripande ansvar riksarkivet bör ha för de enskilda arkiven,

— se
över de nuvarande urvalsprinciperna och förutsättningarna för gall

ring,

— studera
vilka möjligheter forskare bör ha att ta del av handlingar i olika arkiv med
hänsyn till de kostnader som är förbundna med ett större eller mindre
bevarande,

— överväga
vilka ekonomiska former som bör gälla för arkivmyndigheternas service gentemot
de offentliga arkivbildarna,

— pröva
det långsiktiga behovet av resurser i ett forskningspolitiskt sammanhang, när
det gäller arkivmyndigheternas forskarservice, och

— redovisa
vilka konsekvenser som förslagen kan få för gällande författ

ningar och i förekommande fall lämna förslag till ny författningstext.

Betänkandet är indelat i två avdelningar. 1 den första, som omfattar

kapitlen
4 — 7, redovisas bakgrundsmaterial och nuvarande förhållanden. I den andra
avdelningen, kapitlen 8—16, följer mina överväganden och förslag.

Bakgrundsbeskrivning
(kap. 4 — 7)

Den
första avdelningen inleds med en redovisning av vilka uppgifter som

arkiven och arkivinstitutionerna enligt min åsikt fyller i samhället. Den

första uppgiften är den kunskapsförsörjande. Behoven av information

ökar dramatiskt med samhällets tilltagande komplexitet. Kunskap fordras

för att medborgarna skall kunna deltaga i den demokratiska processen.

Kunskapsförsörjning är också väsentlig för forskare av skilda slag främst

för de professionellt verksamma vetenskapsmännen. Öppenhet krävs för

att skapa ett förtroende för beslut och beslutsfattare; här kommer offentlig

hetsprincipen in.

Den andra uppgiften är den kulturella. Här gäller det att nå ut till alla 107

med de kulturella
strävanden, som angavs i 1974 års kulturpolitiska pro- Prop. 1989/90:72
position. Förutsättningarna för kulturpolitiken har förändrats under de Bilaga
1.1.1 senaste femton åren genom informationsteknologins utveckling , ett ökat bevarandeintresse
och växande engagemang i svensk historia och kultur. Arkiven kan fungera som en
sorts kulturcentra vid sidan av bibliotek, museer och andra institutioner.
Anledning finns att framhäva deras betydelse för släkt- och hembygdsforskarna,
som på alla håll i landet är i stark tillväxt.

Den
tredje uppgiften är den effektiviserande. En optimal informationshantering är
numera nödvändig med hänsyn till informationsåtervinning och lagringskostnader.
En rationell arkivhantering är vidare en förutsättning för kunskapsförsörjning
och kulturverksamhet (kap. 4).

Därefter
beskrivs det författningskomplex och den organisation av arkivmyndigheter, som
finns inom den statliga sektorn, det system med lagar och reglementen, som
reglerar arkivverksamheten hos kommunerna och till sist de regler och den
organisation, som möter inom den enskilda sektorn (kap. 5).

De
drag i den internationella arkivverksamheten, som kan ha betydelse för svenska
förhållanden, behandlas i betänkandet (kap. 6).

Hur
arkiven nyttjas och på vilket sätt dessa kan användas beskrivs. En viktig
uppgift har varit att kartlägga hur arkiven bildas, vårdas och hanteras inom
de olika sektorerna, statlig, kommunal och enskild. Vidare beskrivs
verksamheten hos de statliga arkivmyndigheterna och andra institutioner och
organ, som har anknytning till arkivområdet. Även den tekniska utvecklingen
samt fortbildning och vidareutbildning, som har beröring med arkivverksamheten,
belyses (kap. 7).

överväganden
och förslag (kap. 8 — 16)

Betänkandets
andra del, i vilken överväganden och förslag återfinns, inleds med en
precisering avmål och ambitionsnivåer. Målen formuleras här relativt oberoende
av hänsyn till dagsaktuella finansiella omständigheter. Prövningen av om
ambitionsnivån är riktig innebär däremot att jag tar ställning till huruvida
den rådande resurstilldelningen är rimlig. Målen för arkivverksamheten kan då
anges utan att någon skillnad görs mellan kort-och långsiktigt perspektiv.

Det
första målet för arkivverksamheten är kunskapsförsörjning. Den innebär dels att
man tillgodoser krav på insyn i handlingar enligt offentlighetsprincipen, dels
att medborgarna får tillgång till den information som gör det möjligt för dem
att verka i ett demokratiskt samhälle.

Det
andra målet är medverkan till att rådande kulturpolitiska avsikter

förverkligas. "

Det
tredje målet utgörs av att arkivfrågor integreras på ett effektivt sätt i myndigheternas
totala system för informationshantering i avsikt att hålla arkivkostnaderna så
låga som möjligt.

1
betänkandet slås fast att det i fråga om de första och tredje målen gäller

att ambitionsnivåerna inte behöver höjas i någon större utsträckning.

Vissa brister i förverkligandet finns dock. 108

Läget beträffande det
andra målet, kulturmålet, är däremot inte tillfreds- Prop. 1989/90:72

ställande. Ambitionsnivån måste här höjas redan på kort sikt. Bilaga 1.1.1

Varje
sektor — statlig, kommunal och enskild — bör i huvudsak bära sina kostnader för
arkivvården. Statens uppgift i fråga om kommunala och enskilda arkiv är att
medverka till lösningar som möjliggör att för samhället relevant information
bevaras. Riksarkivet utgör här i en vidare funktion ett under regeringen sektorsansvarigt
organ för hela arkivverksamheten i landet. I sin snävare funktion, dvs. i sin
egenskap av arkivmyndighet, utövar riksarkivet tillsyn över och utfärdar
föreskrifter för den statliga arkivverksamheten.

Flertalet
av mina förslag berör mer än ett av arkivverksamhetens mål.

I
kapitel 9 samlas de förslag som främst berör den statliga sektorn. Ansvarsfördelningen
mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyndigheter klarläggs. Arkivbildarna
skall ha hela ansvaret för arkivvården. Detta uttrycks i författningarna. En
skyldighet att upprätta en beskrivning införs för att höja effektiviteten (kap.
9.1). Riksarkivet får utfärda föreskrifter och allmänna råd avseende flera och
vidgade sakområden än tidigare. Samtidigt upphör arkivmyndigheternas
biträdesfunktion. Riksarkivet ges också möjlighet att bygga upp kompetens för
registrerings- och reprografifrågor (kap. 9.2).

De
nuvarande leveransreglerna upphör. Några fasta leveransgränser kommer inte att
finnas i fortsättningen. Det är dock angeläget att arkivmaterial, när det har
förlorat sin direkta aktualitet för myndigheterna och dess utnyttjande blir en
angelägenhet företrädesvis för forskning och kultur, överförs till riksarkiv
och landsarkiv. Det är nödvändigt, att riksarkiv och landsarkiv får
resurstillskott, när de tar emot leveranser (kap. 9.3).

En
utbyggnad av landsarkivorganisationen baserad på länstanken föreslås. Nya
landsarkiv inrättas i Karlstad och Umeå, som omfattar Värmlands resp.
Västerbottens län. Stockholms stadsarkiv omvandlas till landsarkiv för
Stockholms län. Stadsarkivet i Malmö föreslås erhålla ett statsbidrag (kap.
9.4).

Beträffande
den kommunala sektorn kommer nuvarande ordning i huvudsak att bestå.
Bestämmelserna i kommunallagen om arkivvård ersätts av bestämmelser i den nya
arkivlagen (kap. 10).

Värdefulla
enskilda arkiv skall bevaras och hållas tillgängliga. Riksarkivet får därför
möjlighet att ge bidrag till olika organisationer. En fortsatt utbyggnad av
bidragssystemet till nya folkrörelsearkivdepåer äger mm (kap. 4).

Vad
beträffar gallrings- och urvalsfrågor betonas att någon nämnvärd

utvidgning av gallringens omfattning inte kan ske, men att gallringsarbetet

måste bedrivas kontinueriigt. En kombination av intensivdataområdes

modellen och ett individurval accepteras när det gäller vissa stora serier.

Samverkan mellan de statliga, kommunala och enskilda sektorerna blir

nödvändig för att uppnå ett gott resultat. Mikrofilm och kanske på sikt den

optiska skivan kan användas i större utsträckning för att ersätta pappers

handlingar i syfte att minska kostnaderna. Inom den statliga sektorn

upphävs de allmänna gallringsförordningarna för olika medier. Riksar

kivet får ersätta dessa med nya föreskrifter (kap. 12). 109

\rkivens
forsknings- och kulturpolitiska
betydelse har tidigare inte beak- Prop. 1989/90:72 lats i tillräcklig
utsträckning. Härtill finns många skäl. Arkivmaterialets Bilaga 1.1.1 tillgänglighet
försvåras av såväl det fysiska avståndet till arkiven som att arkiven genom sin
stmktur kan vara svåra att tränga in i. En ambitionshöjning är därför
forsknings- och kulturpolitiskt nödvändig. En aktivare marknadsföring av och
spridning av information om arkiven föreslås. Mitt förslag om inrättande av
flera landsarkiv kan ses i detta sammanhang. De konkreta åtgärder, som i övrigt
föreslås, koncentreras till ett antal strategiska områden: en nationell
arkivdatabas, projektsamverkan med forskarsamhället och mikrofilmning.
Arkivverksamheten påverkas kraftigt av den tekniska utvecklingen. Det är därför
nödvändigt att hålla sig ajour med denna för att kunna dra nytta av de fördelar
och bemästra de problem, som utvecklingen medför (kap. 13).

Fortbildning
och vidareutbildning är nödvändiga för all anställda hos arkivinstitutioner och
arkivbildare skall kunna vidmakthålla, vidga och förnya sina kunskaper.
Universitets- och högskoleämbetet får därför i uppdrag att lämna förslag om
fortbildning och vidareutbildning (kap. 14).

Förfatlningsförslagen
syftar till att skapa en logiskt uppbyggd författningshierarki från
tryckfrihetsförordningen ner till de av riksarkivet utfärdade föreskrifterna.
Förslag till en ny arkivlag och en ny arkivförordning presenteras därför.
Arkivlagen innehåller de övergripande principerna för samhällets arkivvård.
Samtidigt upphävs en rad nu gällande förordningar (kap. 15).

Kostnaderna
är svåra att uppskatta, då arkivvård förekommer på så många håll i samhället.
Kostnaderna för förvaring av statliga myndigheters arkiv kommer att öka i och
med att arkivmängden årligen växer. De årliga kostnadsökningarna för
riksarkivet och landsarkiven till följd av leveranser kan beräknas till ca 10
milj. kr. i början av 1990-talet och 25 milj. kr. under 1990-talets andra
hälft. Det resursöverföringssystem som föreslås skall göra det möjligt att inom
ramen för den årliga budgetprocessen ta fram underlag, som klarlägger
finansieringsbehoven på kortare och längre sikt. Även frågan om en utbyggd
landsarkivorganisation är kopplad till möjligheten att på detta sätt skapa nya
resurser (kap. 16.1).

Förstärkningarna
av arkivens kultur- och forskningsprofil uppskattas till 7 milj. kr. En ram på
2 milj. kr. är redan fastställd i regeringens proposition om forskning
(1986/87:80). 5 milj. kr. återfinns således inte inom nuvarande kostnadsramar
för arkivverksamheten men kan enligt min mening rymmas inom ramen för
utbildningsdepartementets totala ansvarsområde (kap. 16.2).

Kostnaderna
för en registrerings- och reprografikompetens hos riksarkivet beräknas till
600000 kr. per år. Finansieringen vid riksarkivet av denna nya verksamhet, som
tidigare åvilat statskontoret, bör åstadkommas genom en avvägning mellan de
båda myndigheternas resursbehov (kap. 16.3).

Det
hittillsvarande statliga stödet till arkivverksamhet beräknas under

fyra anslag under åttonde huvudtiteln. En förändring av strukturen är

önskvärd i syfte att skapa en större handlingsfrihet. Riksarkivet och den

nämnd för enskilda arkiv, som finns inom myndigheten, fördelar i fort- 110

sättningen de bidrag till
enskild arkivverksamhet som staten avsätter. Ett Prop. 1989/90:72 undantag
från denna anslagsstmktur utgör bidragsgivningen till arbetarrö- Bilaga
1.1.1 relsens arkiv och bibliotek. Till nämndens ansvarsområde förs således 1,5
milj. kr. (kap. 16.6).

111

Arkivutredningens
författningsförslag Prop. 1989/90:72

Bilaga 1.1.2 Förslag till

Arkivlag

Härigenom
föreskrivs följande.

Allmänna
bestämmelser

1
§ Arkiv är en del av det
nationella kulturarvet. Myndigheters arkiv skall bevaras och vårdas för att
tillgodose såväl rätten att ta del av allmänna handlingar som behovet av
information för rättsväsende, förvaltning och forskning.

2
§ 1 myndighets arkivvård
ingår skyldighet

att
organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar kan tillgodoses,

att
avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som utgör arkivhandlingar,

att
upprätta handlingar på ett sådant sätt att dessa kan bevaras, att redovisa
arkivets innehåll i en förteckning, att skydda arkivet mot förstörelse och
obehörig åtkomst, att verkställa beslutad gallring.

Arkivvården
åligger den myndighet genom vars verksamhet arkivet bildas. När en myndighet
avlämnar sitt arkiv till en särskild arkivmyndighet, övergår dock ansvaret för
det överlämnade materialet till arkivmyndigheten.

3
§ Varje myndighet skall
upprätta en beskrivning av arkivvården.

4
§ Det skall framgå av
myndighetens arbetsordning eller på annat motsvarande sätt hur ansvaret för
arkivvården är fördelat i myndighetens organisation.

5
§ Gallring av allmänna
handlingar får ske men skall alltid utföras under hänsynstagande till
medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar liksom till rättsväsendets,
forskningens och förvaltningens behov av erforderligt material samt med hänsyn till
arkivets kulturhistoriska betydelse. Bestämmelser om gallring kan finnas i
annan lag.

6
§ Bestämmelserna i 1 — 5 §§
gäller också för de statliga och kommunala beslutande församlingarna.

Statliga
arkiv

7
§ Varje statlig myndighets
arkivverksamhet står under tillsyn av en statlig arkivmyndighet.

8
§ Om en statlig myndighets
verksamhet skall upphöra, få en väsentligen ny eller ändrad organisation, omlokaliseras
eller byta huvudman skall myndigheten snarast underrätta arkivmyndigheten om
den planerade åtgärden.

Arkiv
efter en statlig myndighet vars verksamhet har upphört skall

avlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader efter upphörandet. 112

Arkiv som avlämnas lill en
statlig arkivmyndighet skall vara förtecknat Prop. 1989/90:72

och beslutad gallring verkställd. Bilaga 1.1.2

9 §
En statlig myndighet får inte utan stöd i författning eller utan särskilt

medgivande avhända sig allmän handling på annat sätt än genom gallring,

återställande eller avlämnande. Föreskrifter eller särskilt medgivande i

sådant hänseende får meddelas av regeringen eller myndighet, som rege

ringen bestämmer.

10 §
Vad som enligt denna lag gäller beträffande arkiv hos statliga myn

digheter gäller också beträffande kyrkoarkiv och arkiv hos sådana med

myndighet jämställda organ som avses i 1 kap. 8§ sekretesslagen

(1980:100), om inte annat sägs.

Vad
som i 7 — 9 §§ sägs om statliga myndigheter gäller inte för regeringen eller
myndigheter inom regeringskansliet.

11 §
Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer beslu

tar om närmare föreskrifter för arkivvården hos myndigheter under rege

ringen.

Kommunala
arkiv

12
§ I en kommun eller
landstingskommun skall finnas en kommunal arkivmyndighet. Arkivmyndighet är i
kommun kommunstyrelsen och i landstingskommun förvaltningsutskottet om ej
kommunfullmäktige eller landstinget utsett annan nämnd därtill.

13
§ Arkiv efter en kommunal
myndighet, vars verksamhet har upphört, skall avlämnas till den kommunala
arkivmyndigheten om ej annat beslutats.

Arkiv
som avlämnas till kommunal arkivmyndighet skall vara förtecknat eller åtföljas
av reversal. Beslutad gallring skall vara verkställd.

14
§ Beslut om gallring fattas av
kommunal myndighet såvida annat ej är föreskrivet i lag.

15
§ Kommunfullmäktige och
landsting beslutar om närmare föreskrifter för arkivvården hos kommuner resp.
landstingskommuner.

1. Denna
lag träder i kraft den 1 juli 1989.

2. Genom
lagen upphävs 2 kap. 27§ och 3 kap. 10§ tredje stycket

kommunallagen (1977:179).

113

8 Riksdagen 1989/90. 1 samt. Nr 72

Remissammanställning över betänkandet från Prop. 1989/90:72

arkivutredningen, (SOU 1988:11) Öppenhet och 'a i.i.3

minne

Efter
remiss av betänkandet har yttrande inkommit från:

Hovrätten
över Skåne och Blekinge

Justitiekanslem
(JK)

Domstolsverket
(DV)

Rikspolisstyrelsen
(RPS)

Datainspektionen
(Dl)

Överbefälhavaren
(ÖB)

Krigsarkivet

Riksförsäkringsverket
(RFV)

Socialstyrelsen

Delegationen
för social forskning (DsO

Televerket

Statens
järnvägar (SJ)

Generaltullstyrelsen

Byggnadsstyrelsen

Skatteförvaltningen
(RSV)

Statens kulturråd

Riksarkivet
(RA)

Landsarkivet
i Göteborg

Landsarkivet i Härnösand

Landsarkivet
i Lund

Landsarkivet
i Uppsala

Landsarkivet
i Vadstena

Landsarkivet
i Visby

Landsarkivet
i Östersund

Stadsarkivet
i Malmö

Stockholms stadsarkiv

Arkivet för ljud och bild (ALB)

Riksantikvarieämbetet (RAÄ)

Nordiska museet

Kungl.
Musikaliska akademien

Skolöverstyrelsen (SÖ)

Universitets- och
högskoleämbetet (UHÄ)

Kungliga biblioteket (KB)

Forskningsrådsnämnden (FRN)

Humanistisk- och
Samhällsvetenskapliga forskningsrådet (HSFR)

Medicinska forskningsrådet
(MFR)

Arbetsmarknadsstyrelsen
(AMS)

Arbetarskyddsstyrelsen

Lantmäteriverket (LMV)

Patent- och registreringsverket
(PRV)

Kammarkollegiet

Statskontoret

114

Riksrevisionsverket
(RRV) Prop. 1989/90:72

Statistiska
centralbyrån (SCB) Bilaga 1.1.3

Statens
löne- och pensionsverk (SPV)

Länsstyrelsernas
organisationsnämnd (LON)

Länsstyrelsen
i Jönköpings län

Länsstyrelsen
i Stockholms län

Länsstyrelsen
i Värmlands län

Länsstyrelsen
i Västerbottens län

Länsstyrelsen
i Västernorriands län

Länsstyrelsen
i Östergötlands län

Domkapitlet
i Uppsala

Domkapitlet
i Lund

Domkapitlet
i Skara

Svenska
kyrkans centralstyrelse

Statens
vattenfallsverk (Vattenfall)

Landstingsförbundet
(LO

Gävleborgs
läns landsting

Kalmar
läns landsting

Malmöhus
läns landsting

Stockholms
läns landsting

Uppsala
läns landsting

Värmlands
läns landsting

Östergötlands
läns landsting

Göteborgs
kommun

Herrljunga
kommun

Härnösands
kommun

Jönköpings
kommun

Kalmar
kommun

Karistads
kommun

Malmö
kommun

Stockholms
kommun

Umeå
kommun

Vingåkers
kommun

Ange
kommun

Östersunds
kommun

Svenska
kommunförbundet

Arbetarrörelsens
arkiv

Arkivrådet
AAS för arkivverksamma inom statliga sektorn (AAS)

Folkrörelsearkivet
i Västernorriand

Folkrörelsernas
Arkivförbund (FA)

Föreningen
Arkivverksamma i landsting och kommun (FALK)

Föreningen
Näringslivsarkiv i Norriand

Föreningen
Värmlandsarkiv

Näringslivets
Arkivråd (NLA)

Riksförbundet
för hembygdsvård

Svenska museiföreningen

Sveriges Släktforskarförbund

Tjänstemannarörelsens
Arkiv och Museum (TAM) 115

Centralorganisationen
SACO/SR Prop. 1989/90:72

Landsorganisationen
i Sverige (LO) Bilaga 1.1.3

Statsljänstemannaförbundet
(ST)

Svenska
Arbetsgivareföreningen (SAF)

Svenska
Journalistförbundet

Svenska Läkaresällskapet

Sveriges Industriförbund

Sveriges Läkarförbund

Tjänstemännens
centralorganisation (TCO)

Riksarkivet
har inhämtat yttrande från riksarkivets nämnd för enskilda arkiv.

Stockholms
stadsarkiv har inhämtat yttrande från arkivnämnden och statskontorets juridiska
avdelning.

UHÄ
har inhämtat yttrande från universiteten i Göteborg, Linköping, Lund,
Stockholm, Umeå och Uppsala samt tekniska högskolan i Stockholm, Chalmers
tekniska högskola och högskolan i Karlstad. Universitetet i Göteborg överlämnar
yttranden från humanistiska utbildnings- och forskningsnämnden,
samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden samt enheten för arkivering och
registrering. Universitetet i Lund överlämnar yttranden från rektorsämbetet,
juridiska fakultetsstyrelsens forskningsnämnd, humanistiska fakultetsnämnden,
vars yttrande utarbetats av historiska institutionen, samt av tekniska
fakultetsnämnden. Universitetet i Stockholm har inhämtat yttrande från
universitetets humanistiska sektionsnämnd samt juridiska och
samhällsvetenskapliga fakultetsnämnderna. Universitetet i Umeå har inhämtat
yttrande från humanistiska forsknings- och utbildningsnämnden,
samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden samt biblioteksnämnden.

SACO/SR
har inhämtat yttrande från Sveriges arkivtjänstemäns förening.

Svenska
Läkaresällskapet har inhämtat yttrande från sektionen för allmänmedicin, barn-
och ungdomspsykiatri, lungmedicin samt socialmedicin.

Järnvägs
Historiska Riksförbundet (JHRF) har inkommit med yttrande.

Remissinstanser
som har avstått från att yttra sig.

Data-
och offentlighetskommittén (DOK) och domkapitlet i Visby har uppgett att de
avstår från att yttra sig.

Mål och ansvarsfrågor

Överenseendet
över arkivverksamheten i Sverige skall ligga på riksarkivet.

Förslaget
stöds av riksarkivet, statskontoret, FALK och riksförbundet för hembygdsvård.

Landsarkivet
i Uppsala anser att formuleringarna rörande sektorsansvaret är vaga.

FA
anför: "Frågan om "sektorsansvar" är alltså inte bara
bristfälligt 116

utredd. Den strider också
mot principerna för - och äventyrar - ett gott Prop. 1989/90:72

och friktionsfritt samarbete arkivsektorerna emellan." Bilaga
1.1.3

Varje
sektor — statlig, kommunal och enskild — skall i huvudsak bära sina egna
kostnader. Statens uppgift i fråga om kommunala och enskilda arkiv bör vara att
medverka till lösningar som möjliggör att för samhället relevant information
bevaras.

RSV,
Stockholms stadsarkiv, lantmäteriverket, statskontoret, Umeå kommun och
industriförbundet tillstyrker förslaget i princip.

Lantmäteriverket
anser att principen för kostnadsfördelning bör vara att myndigheten ansvarar
för arkivets vård. Det uppkommer dock situationer där särskild finansiering
måste till då det gäller mer omfattande vårdåtgärder. LMV anser att detta
måste klaras ut eftersom det i framtiden antagligen blir nödvändigt att satsa
mer pengar på bevarande åtgärder om inte betydande delar av vårt kulturarv
skall gå till spillo.

Den statliga sektorn

De arkivbildande myndigheternas uppgifter

Myndigheterna
skall ha hela ansvaret för att arkivvården sköts på ett ändamålsenligt sätt.
Varje myndighet skall upprätta en beskrivning av hur arkiven skall vårdas.

Av
de 26 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrker 22.

Kulturrådet
anför: "Utredarens förslag beträffande ansvarsfördelningen mellan
arkivbildande myndigheter och arkivmyndigheter innebär att arkivbildarna ska
ha hela ansvaret för arkivvården. Samtidigt betonas att arkivvården ska
bedrivas på ett ändamålsenligt sätt.

Vår
bedömning är att detta sannolikt kommer att medföra behov av ökade resurser för
arkivverksamhet hos såväl arkivbildarna som arkivmyndigheterna.

Inom
museisektorn har man i dag på många håll svårigheter att tillfredsställande
utföra arkivverksamheten. Ökad ambition måste därför åtföljas av
resurstillskott till museiområdet eller omprioriteringar inom museerna för att
förstärka arkivfunktionen."

Universitetet
i Göteborg, enheten för arkivering och registrering anför: "Betänkandet
präglas även i övrigt av en stark tendens att lägga fram de statliga
myndigheternas utökade ansvar för lösandet av arkivfrågorna, men en uppenbar
brist på förslag till offensiva program och åtgärder från RA:s sida. Att kräva
ett större ansvar och direkta ekonomiska resurser utan att redovisa vad RA i
sin tur ska göra medför en obalans i resonemanget."

Chalmers
tekniska högskola anför: "Vi menar att högskolans ekonomis

ka ansvar i arkivfrågor aldrig bör sträcka sig längre än till ambitionsnivån

att ha arkivmaterial ordnat så att det är förenligt med en effektiv informa

tionshantering i verksamheten och möjliggörande av tillgängligheten i

relation till offentlighetsprincipen. 117

Detta innebär att vi inte
anser att högskolan bör åläggas långsiktigt Prop. 1989/90:72 arkivansvar
för allmänna forskningsändamål. Den uppgiften bör åvila Bilaga 1.1.3
arkivmyndighet och finansieras med utgångpunkt i allmänna samhällsintressen.
Så snart CTH inte längre har behov av sitt material, vilket sker relativt
snabbt, bör det överföras till en arkivmyndighet som ansvarar för vården och
kostnaderna för arkivbeståndet."

SPV
anser att det inte lär stärka arkivens roll att bara flytta över ansvaret.
Riksarkivet måste ta aktiv del i utvecklingen av nya arkivmetoder, vara
kompetent i lagrings- och informationssökningsmetoder och genom rådgivning och
information sprida kunskaperna till arkivbildarna. Om myndigheterna skall ta
ett större ansvar måste resurser sättas in och verksamheten drivas effektivare.

Landsarkivet
i Uppsala anför: "Beträffande de föreslagna beskrivningarna över
arkivvården kan det bli nödvändigt med tämligen handfast medverkan från
arkivmyndigheternas sida."

Landsarkivet
i Vadstena anser att få myndigheter kan utforma beskrivningar själva och att
det ställer krav på ökad rådgivning.

PRV
anför: "Mycket arbete kommer att krävas för upprättande av denna
beskrivning. För myndigheternas del föreligger inget behov av en så utförlig
beskrivning. Inte heller allmänheten torde ha intressa av den. PRV vill starkt
ifrågasätta detta förslag, vars enda syfte förefaller vara att förse RA med
detaljerade planeringsinstmment."

Skara
domkapitel anser: "Den av utredaren föreslagna beskrivningen för
arkivvården avsedd att upprättas på varje myndighet anser domkapitlet vara en
åtgärd ägnad att i ett sammanhang samla upp olika arkivfrågor på ett sätt som
kan fokusera behov av åtgärder m.m. Här bör riksarkivet i så fall söka utarbeta
någon form av normalbeskrivning som kan tjäna till ledning för
myndigheterna."

Arkivmyndigheternas uppgifter

Riksarkivet
skall få utfärda föreskrifter och allmänna råd avseende flera och vidgade
sakområden än tidigare.

Av
de tolv remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrker elva. RRV
är negativ till förslaget och anför: "Detta kan enligt RRV komma att
medföra en höjd ambitionsnivå för arkiveringen. De arkivbildande myndigheternas
kostnader pga detta kommer dock först att framgå när riksarkivet har utarbetat
olika tillämpningsföreskrifter. RRV anser att det är riksarkivets uppgift att i
samband därmed beräkna föreskrifternas kostnadskonsekvenser."

Arkivmyndigheterna
skall ägna sig åt tillsyn och rådgivning och därigenom kontrollera
efterlevnaden.

Domstolsverket,
RFV, RSV. riksarkivet, landsarkiven i Visby och Vadsle

na. RAA och Umeå kommun har yttrat sig över förslaget och är alla positiva

tilldel. 118

Riksarkivet ges
möjlighet att bygga upp kompetens för registrerings- och Prop. 1989/90: 72

reprografifrågor. Bilaga 1.1.3

Domstolsverket,
RFV. socialstyrelsen. RSV. landsarkivet i Vadstena. SÖ, samhällsvetenskapliga
forskningsnämnden och biblioteksnämnden vid Umeå universitet, LON och Umeå
kommun har yttrat sig över förslaget och alla tillstyrker det.

Leveransregler

De
nuvarande leveransreglerna som innebär automatisk fast leveransgräns skall
upphöra.

Av
de 26 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är tolv stycken positiva.

Domstolsverket,
socialstyrelsen, landsarkivet i Östersund. Stockholms stadsarkiv, universitetet
i Linköping, lantmäteriverket. Skara domkapitel. AAS. Sveriges släktforskarförbund
och STär negativa till förslaget.

Krigsarkivet
och överbefälhavaren anför att de leveransregler som redovisas i betänkandet
inte har gällt myndigheter under försvarsdepartementet.

Domstolsverket
anför: "Utredningsförslaget om att upphäva de nuvarande leveransreglema
avstyrks av DV. Om leverans av handlingarna från domstolarna till
arkivmyndigheterna inte kan ske i nuvarande omfattning måste arkivutrymmena vid
domstolarna byggas ut." Vidare påpekar domstolsverket att det vid
domstolarna finns en expanderande utrymmesbrist bl. a. på gmnd av en
kontinuerlig mål- och ärendeexpansion.

Landsarkivet
i Östersund anser att det underlättar med en fast leveransgräns.

Stockholms
stadsarkiv anför: "I sak skulle stadsarkivet uppfatta en fast men till 25
— 30 år förkortad avlämningsfrist som lämpligast men delar utredarens bedömning
att det inte är realistiskt."

Universitetet
i Linköping anför: "Principen borde snarare vara att en myndighet skall
kunna lämna ifrån sig material som inte behövs för myndighetens verksamhet,
dvs. myndighetens depåfunktion bör begränsas. Det saknas skäl för att
myndigheterna skall vara sina egna depåer och att material ligger kvar där, till
förfång inte minst för tillgänglighet för forskning."

Lantmäteriverket
anser i motsats till utredaren atl det finns fördelar ur forsknings- och
kultursynpunkt om arkivalierna förvaras hos arkivbildande myndigheter.

Skara
domkapitel anför: "Mot bakgmnd av den nuvarande situationen

vad gäller riks- och landsarkivens lokalutrymmen ter det sig från deras

synpunkt givetvis naturligt att ändra leveransreglerna medan domkapitlet

istället vill förorda att förvaringsmöjligheterna utökas. Detta är särskilt

angeläget med tanke på den förestående omorganisationen på folkbokfö

ringsområdet vilket kommer all innebära avsevärda svårigheter för de då

avvecklade pastorsämbetena att kunna vidmakthålla sina arkiv inte minst

ur kostnadssynpunkt." 119

AAS
förordar en lösning där fast leveransgräns kombineras med avgifts- Prop.
1989/90: 72 belagda leveranser. Material som exempelvis är äldre än 100 år
skall Bilaga 1.1.3 kostnadsfritt levereras till arkivmyndigheten.
Arkivmaterial som är yngre, men som inte längre är aktuellt för den arkivbildande
myndigheten, får levereras till ett överenskommet pris.

SläktforskarJÖreningen
anför: "Om de automatiska leveranserna efter vissa år upphör och ett
flexiblare leveranssystem införs, blir det svårare för användarna (forskarna)
att hålla reda på var visst material bör sökas. Förändringen ställer stora krav
på följsam och lättillgänglig information i form av kataloger e. d."

Arkivmyndigheterna
skall inte ta emot några leveranser utan att få ytterligare resurser. Ansvaret
för den årligen ökande arkivmassan kommer helt att vila på de arkivbildande
myndigheterna. Formen för eventuell överföring av resurser från förvaltningen
till riksarkivet och landsarkiven sker lämpligen inom ramen för den årliga
budgetprocessen inom regeringskansliet.

Av
de 15 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är RSV, landsarkivet i
Vadslena. Stockholms stadsarkiv, stadsarkivet i Malmö och Umeå kommun positiva
till förslaget.

RFV,
SJ. byggnadsstyrelsen, riksarkivet, landsarkivet i Lund och LON är negativa
till förslaget.

Krigsarkivet
anför: "Överföring av resurser från arkivbildande myndighet till
arkivmyndighet i samband med överlämnande av handlingar eller en årlig
avstämning av resursöverföring är inte lämplig inom ramen för det fasta
planerings- och budgetsystem som tillämpas inom försvaret." "Ansvaret
för att arkivmyndigheten hålls med goda lokaler och resurser i tillräcklig
utsträckning bör ligga på central nivå inom försvarsorganisationen."

RFV
anför: "Däremot avstyrkes förslaget om att kostnadsansvaret för långtidsförvaring
skulle överföras på de arkivbildande myndigheterna. Ansvaret för
förverkliganden av kulturpolitiken åvilar regeringen och medel bör anslås till
arkivmyndigheterna för förvaring av de handlingar som bör bevaras."

Riksarkivet
anser att den föreslagna modellen för resursöverföring måste preciseras och vad
gäller långsiktiga investeringsbehov kompletteras.

Landsarkivet
i Lund anför att det är billigare att bygga ut arkivmyndigheter än att få
någorlunda kompetent personal inom de arkivbildande myndigheterna att sköta
arkivvården.

Statskontoret
anför att utredaren har skisserat en resursöverföringsmo

dell och fömtsätter att formema för en sådan får utvecklas närmare inom

ramen för den åriiga budgetprocessen. "Modellen fömtsätter att riksar

kivet i sin anslagsframställning skall ange vilka leveranser som planeras tas

emot och vilka resursbehov man därvid anser uppkomma, detta i ett

femårsperspektiv. Dessa ställningstaganden skulle — i avsaknad av klara

bedömningskriterier — ställa arkivmyndigheterna inför svåra avvägnings

problem och avsevärda resurser krävas för bedömning och diskussioner

med enskilda myndigheter som önskar avställa sitt material. Risken finns 120

också
- även om ett visst planeringsperspektiv förutsätts - att kortsiktiga Prop.
1989/90:72

och akuta problem med bl. a lokaler får styra. Bilaga
1.1.3

Enligt
statskontorets uppfattning bör i stället ett system med fasta regler övervägas,
med tidsgränser för de arkivbildande myndigheternas kostnadsansvar.
Tidsgränserna bör kunna variera från myndighet till myndighet eller grupp av
myndigheter. Dessa bör fastställas av regeringen efter förslag från
riksarkivet. Principen bör vara att myndighetens kostnadsansvar kvarstår så
länge som materialet behövs ur förvaltningens synpunkt. Bevarandet av
arkivmaterial för tiden därefter bör ses som en angelägenhet för forskning och
kultur och resursbehovet vägas mot andra behov inom dessa områden."

SCB
anför: "SCB anser att arkivbildarna skall svara för kostnaderna för sitt
arkivmaterial så länge som det behövs för den egna verksamheten. När arkivmaterial
överlämnas till arkivmyndighet så är det i stället andra behov som skall
tillgodoses, nämligen de allmänna kultur- och forskningsbehoven. Det är
riksarkivet som har ansvaret för att så sker. Därför bör resursplanering och erforderiiga
prioriteringar göras ur ett centralt perspektiv, annars finns det risk för
felallokering av resurserna. Det är riksarkivet som skall avgöra var
samhällets resurser skall sättas in när det gäller att utvälja material,
mikrofilma och införa speciella söksystem för det långsiktiga bevarandet. Medel
bör tilldelas arkivsektorn för dessa ändamål i den reguljära budgetprocessen,
där avvägning sker mellan olika samhällssektorer."

LOA
anför: "LON kan inte heller acceptera resonemangen kring frågan om
överföring av resurser från arkivbildande myndighet till arkivmyndighet i
samband med leverans av arkiv. Arkivbildarnas ansvar bör enligt utredaren
omfatta de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna av sin arkivbildning. LON
menar att myndigheter bara till viss del kan påverka sin arkivbildning. När det
gäller riktiga och effektiva gallringsåtgärder är man tex beroende av att
riksarkivet fattar gallringsbeslut såvida inte denna rätt delegeras till
myndigheten."

Arkivmyndigheternas organisation

En
utbyggnad av landsarkivorganisationen baserad på länstanken föreslås.

Av
de 41 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är det stora flertalet
positiva.

Landsarkiven
i Göteborg och Uppsala samt TCO är tveksamma till förslaget och anser att
landsarkiven inte får bli för små.

Statskontoret
och ST är negativa till förslaget. ST anför "Enligt vår uppfattning är
"vinsterna" med de föreslagna länsvisa landsarkiven inte tillräckligt
utredda i betänkandet. I stället borde en total översyn av landsarkiven och
dess organisation genomföras innan en utbyggnad påbörjas."

RRV
anser att kostnaderna för en utbyggnad av landsarkivsorganisa

tionen bör utredas innan beslut fattas. 121

Landsarkiv bör inrättas i
Karlstad och Umeå. Prop. 1989/90:72

21
instanser har yttrat sig över förslaget. Av dessa är landsarkivet i Lund. t*naga
1.1.3 Stockholms stadsarkiv, högskolan i Karlstad, HSFR, länsstyrelsen i Värmland,
landstinget i Värmland, Karlstads kommun och föreningen Värmlandsarkiv
positiva till att ett nytt landsarkiv inrättas i Karlstad. Landsarkivet i
Göteborg och Härnösands kommun är negativa till förslaget.

Stadsarkivet
i Malmö, Stockholms stadsarkiv, rektorsämbetet, humanistiska forsknings- och
utbildningsnämnden, samhällsvetenskapliga forskningsnämnden och
biblioteksnämnden vid Umeå universitet, HSFR, AMS och länsstyrelsen i
Västerbottens län är positiva till förslaget att inrätta ett nytt landsarkiv i
Umeå.

Landsarkiven
i Lund och Härnösand, länsstyrelsen i Västemorrlands län samt Härnösands kommun
är negativa till förslaget.

Riksarkivet
anför: "I fråga om Karlstad och Umeå, där förutsättningar finns för en
praktisk och ekonomisk samverkan, tar riksarkivet definitiv ställning när de
ekonomiska förutsättningarna har preciserats. Om ett landsarkiv inrättas i
Umeå, bör dess distrikt även omfatta Norrbottens län."

Stockholms
stadsarkiv omvandlas till landsarkiv för Stockholms län.

Av
de fem remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är riksarkivet,
Stockholms stadsarkiv, universitetet i Stockholm. — hl storisk-filosofiska
utbildnings- och forskningsnämnden saml språkvelenskapliga sektionsnämnden —
och Stockholms läns landsting positiva till förslaget.

Stockholms
kommun anför atl den inte kan tillstyrka förslaget utan att en komplettering
sker avseende motiv, analyser och kalkyler.

Stadsarkivet
i Malmö behåller sin ställning som landsarkiv och får statsbidrag.

Riksarkivet,
stadsarkivet i Malmö, universitetet i Lund — humanistiska fa-kidtetsnämnden —
och FRN tillstyrker förslaget.

Den kommunala sektorn

Bestämmelserna
om arkivvård i kommunallagen skall ersättas av bestämmelserna i den nya
arkivlagen. Kommunerna beslutar dock själva om sin arkivvård och förvarar sina
arkiv. Riksarkivet utfärdar råd om gallring och arkivvården i övrigt.

Av
de 15 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget tillstyrker alla utom
en instans.

Kalmar läns landsting
ifrågasätter om det är riktigt att kommunallagen

skall befrias från arkivparagraferna och ersättas med en gemensam arkiv

lag. Landstinget anser dock att mycket talar för en samordning. Det är

värdefullt all riksarkivet får utfärda råd om gallring. Forskningsvärdet i en

landstingskommuns arkivalier måste bedömas både ur lokal och nationell 122

synvinkel.
Därför är det viktigt att kommunerna själva kan bestämma Prop. 1989/90:72
bevarandet av handlingsserier som eventuellt riksarkivet bedömer kunna
Bilaga 1.1.3 gallras. Det är viktigt att betona att det är råd riksarkivet
utfärdar.

Den enskilda sektorn

Värdefulla
enskilda arkiv skall bevaras och hållas tillgängliga. Samverkan mellan stat,
kommun och enskilda organisationer skall stärkas. En fortsatt utbyggnad av
bidragssystemet till nya folkrörelsedepåer skall ske. Riksarkivet skall
beredas möjlighet att ge bidrag till olika organisationer så att den information
som är av betydelse för forsknings- och kulturverksamheten bevaras och tillgängliggörs.

Av
de 16 remissinstanser som har yttrat sig över förslagen är 13 positiva.

Arbetarrörelsens
arkiv, LO och Slf är negativa till förslagen. Arbetarrörelsens arkiv och LO
ifrågasätter att riksarkivet skall ha sektorsansvar för även de enskilda
arkiven. SAF anser att förslagen är otillräckliga.

Gallrings - och urvalsfrågor

Gallringens
omfattning bör vara oförändrad

RSV,
riksarkivet, landsarkivet i Visby, FA, FALK och Svenska journalistförbundet är
positiva till förslaget.

PR
V. statskontoret, RR V, SCB. vallenfad och AAS är negativa till förslaget.

Krigsarkivet
anför: "Krigsarkivet förutsätter, att aktuellt gällande gallringsföreskrifter
som bygger på bevarande av handlingar i intensivdataområden, inte kommer att
utfärdas." "När frågan om gallring av t.ex. individrelaterade data
hos myndighet under försvarsdepartementet blir aktuell, bör gallringsutredning
göras och gallringsbeslut utfärdas i varje särskilt fall."

PRV
anser att gallringsproblematiken inte är tillräckligt penetrerad. "PRV är
vidare av den uppfattningen att RA bör ta initiativ till ett omvänt synsätt på
gallring, ett bevarandesynsätt."

Statskontoret
anför: "Vi accepterar inte utredarens uppfattning att gallringen ligger
på en acceptabel nivå utan anser att denna bör intensifieras. Ett beslut om att
tillämpa modellen med intensivdataområden bör tas snarast."

RRVanrör:
"RRV saknar en djupare analys av problemen kring gallringen och kan
därför ej acceptera utredningens syn att gallringens omfattning ej kan
öka." "RRV anser det vara av största vikt att resurser satsas på att
vidare utveckla gallrings- och urvalsarbetet samt metoderna för detsamma."
"Rutinerna för rensning och gallring bör även ses över, så att i princip
allmänna handlingar bara bevaras i ell statligt eller kommunalt arkiv."

SCB
anser att det är viktigt att inte låsa sig vid en viss bevarandenivå,

eftersom man då förlorar handlingsfriheten. En ökad gallring kan nämli

gen ge resurser för att öka tillgängligheten genom att material konverteras , 123

till
annat medium och genom att förbättra informationen om arkivens Prop.
1989/90:72

innehåll. Bilaga 1.1.3

Vattenfall
anför: "Gallringen är ell viktigt led i dokumenthanteringen och skulle med
bättre styrmedel, t. ex. en författningsenligt gmndad beva-randepolicy kunna
göras betydligt effektivare än i dag. Arkivhanteringen präglas nu av stor osäkerhet
om vilka handlingar som kan gallras och det gäller såväl tillämpningen av den
generellt utfärdade gallringsförordningen som speciella gallringsföreskrifter
utarbetade av riksarkivet."

.445
anför: "AAS har i flera sammanhang efterlyst en s. k. bevarandepo-licy,
för att fastställa vilket material som är viktigt att bevara. Med genomarbetade
bevarandeplaner får man en effektivare arkivvård."

Utredaren
föreslår en modifierad version av förslagen i betänkandet Arkiv för individ
och miljö, dvs. av förslagen om intensivdataområden och individurval.

Av
de 24 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är 15 positiva.

Flera
instanser är positiva till delar av förslaget men negativa till andra.

Socialstyrelsen
ser positivt på inrättandet av intensivdataområden, men anser att balansen
mellan individbaserade urvalsserier och intensivdataområden måste övervägas
ytterligare. Det är styrelsens uppfattning atl forskningens intressen i dessa
sammanhang måste väga synneriigen tungt. Arkivutredningens urval av
intensivdataområden stämmer väl överens med den uppfattning som styrelsen gav
uttryck för i sitt yttrande över det betänkandet. ARKU förordar att det redan
nu tillämpade systemet med 15:e-födda bibehålls. Vid en utökning till tio
procents urval förordar utredaren att de tidigare använda urvalsdagarna 5, 15
och 25 bibehålls. Styrelsen delar utredarens skepsis till förslaget om 12
slumpvis uttagna födelsedatum. Systemet kan bli svårt att praktiskt hantera.
Instämmer i att principen om urvalsmetod inte är generellt tillämpbar.

Dsf
anför att den delar utredarens bedömning att det urval som föreslagits
tidigare för intensivdataområde inte uppvisar önskvärd spridning i befolkningsmässigt
hänseende. Delegationen anser vidare att ett tio procentigt individbaserade
urval är en för låg nivå. "I diskussionen om urvalskriterier för det individbaserade
urvalet anser arkivutredningen att man i första hand bör bygga ett urval på de
15:e-födda varje månad, samt vid en utvidgning inkludera de 5:e resp. 25:e-födda.
DSF delar denna uppfattning. Det är angeläget att fastställa gallringsprinciper
som är enkla att administrera och som så långt möjligt eliminerar risken för
felgallring."

Universitetet
i Göteborg, institutionen för socialt arbete anser att varken frågan om
intensivdataområden eller frågan om individurval är tillräckligt utredda.

Universitetet
i Lund anser att ur forskningsperspektiv är förslag till

omfattande gallring i arkivbestånden oacceptabla. Utredarens förslag till

intensivdataområden är ett steg i rätt riktning. "Det är uppenbart att
valet

av inlensivdataområden alltid måste beakta såväl regionala som nationella

intressen.... Valet av ett intensivdataområde hämtat från en storstad

(Malmö) och ett annat mera ruralt, agrikulturellt område (Halland) kan i 124

sig
vara intressant, men ur ex.vis rättshistorisk synvinkel är det i hög grad Prop.
1989/90:72 olyckligt.... Varje socialhistorisk och rättshistorisk undersökning
av mera Bilaga 1.1.3 longitudinell art är beroende av arkivmaterialet såväl i
stad som på land. Det måste därför anses angeläget att vid val av
intensivdataområden hänsyn också tas till den domstolsorganisation som genom
tiderna präglat den rättsliga verksamheten i områdena. Det är ett uttalat
önskemål från den rättshistoriska forskningens sida att statsmakterna bereder
ekonomiska fömtsättningar för att intensivdataområdena icke ges en för
begränsad utformning. Forskningsnämnden förordar således att Malmöhus län också
blir intensivdataområde. Likaså stödes varmt förslaget att Jönköpings kommun —
med sina många typarkiv på rättsväsendets område — också skall få karaktär av
intensivdataområde."

Universitetet
i Stockholm anser att Stockholm måste vara med som intensivdataområde.

SCB
anför: "Ett slutligt val av intensivdataområden för ett eventuellt införande
bör gmndas på mera utförliga överväganden. För övrigt är det i statistisk
mening inkorrekt att tala om representativitet hos intensivdataområden.
Principen med områdesvisa urval innebär fastmer ett avsteg från statistisk
representativitet. Principen med urval efter födelsedatum är förenad med
väsentliga relevans- och kvalitetsproblem som bör utredas från statistiskmetodologisk
synpunkt före ett eventuellt införande. Numera kan ett urval efter födelsedatum
inte utan vidare betraktas som likvärdigt med ett statistiskt korrekt
slumpurval."

—Värmlands
län landsting anför: "För landstingets vidkommande verkar det helt
orealistiskt med slumpmässigt valda datum för bevarande av t.ex. patientjournaler.
Även utredningens förslag om vissa fasta datum blir svårt att realisera."

Vmeå
kommun anser att den föreslagna gallringen och urvalsnivån kan accepteras men
är negativ till att Västerbottens län inte har tagits med som intensivdataområde.

FA
anser att förslagen gällande individbaserade urval är bättre. FA tillstyrker
ett system med slump:'nässigt utvalda födelsedata, men anser att intensivdataområden
strider mot de rättvise- och jämlikhetsideal som folkrörelserna av tradition
har hävdat.

Hembygdsvårdsföreningen
anser att anslutningen till individurval och intensivdataområden bör vara
frivillig. Antalet län bör utökas.

LO
avvisar tanken på intensivdataområden eftersom det inte är rättvist att alla
inte har tillgång till likvärdig information oavsett var man bor.

Svenska
läkaresällskapet anser att man bör skjuta på gallringen i avvaktan på
datajournaler och optiska skivor. Om detta inte går att genomföra kan ett
individurval göras. Miniminivån bör dock ligga på tio procent. Man bör inte
välja att spara de 15:e-födda eftersom alla som invandrar och saknar känd
födelsedag registreras på den 15:e.

Riksarkivet
får utfärda föreskrifter och råd avseende gallring.

Hovrätten
över Skåne och Blekinge. Dfs. RSV, riksarkivet, LON och Skara

domkapitel
är positiva till förslaget. 125

L/och svenska
journalistförbundet är negativa till förslaget. De anser att Prop. 1989/90:
72

gallringen bör regleras i grundlag. Bilaga 1.1.3

Arkivens forsknings- och kulturpolitiska uppgifter

En
nationell arkivdatabas skall utvecklas. Samverkan mellan arkiv- och forskarsamhälle
bör förstärkas och mikrofilmning utökas.

Alla
de 30 remissinstanser som har yttrat sig över förslagen är positiva.

Riksarkivet
påpekar dock att ett genomförande av dessa förslag förutsätter att personal
med stor erfarenhet och hög vetenskaplig och teknisk kompetens kan kopplas in
från arkivens sida.

Fortbildning och vidareutbildning

Regeringen
bör uppdra åt UHÄ att i samråd med riksarkivet göra en översyn av grundutbildningen
samt lämna förslag angående samordnad fortbildning och vidareutbildning av
arkivtjänstemän.

De
26 remissinstanser som har yttrat sig över förslaget är alla positiva.

UHÄ
tillstyrker att UHÄ får göra en översyn av gmndutbildning och lämna förslag på
samordnad fortbildning och vidareutbildning av arkivtjänstemän.

Länsstyrelsen
i Stockholms län anser: "Den nuvarande arkivutbildningen vid Stockholms
universitet är nästan helt inriktad på arkivinstitutionens behov. Det bör dock
påpekas att det inom arkivarieyrkeskåren finns olika yrkesgmpper. Verksarkivarierna
utgör idag en större yrkesgmpp än institutionsarkivarierna och deras
kompetensprofil varken kan eller ska vara identisk med arkivmyndigheterna.
Staten måste ta ansvar för att verksarkivarierna får en utbildning som
motsvarar de krav som ställs på dem."

Författningsförslag

En
särskild arkivlag skall reglera arkivverksamheten hos i princip samtliga
statliga och kommunala organ. En ny arkivförordning tillkommer för de statliga
organen.

Av
de 40 remissinstanser som har yttrat sig över förslagen är alla utom kulturrådet
positiva lill förslagen.

Göteborgs
kommun anser att en ny arkivlag kan accepteras i princip, men kommunallagens
bestämmelser är fullt tillräckliga.

Kommentarer
till de enskilda paragraferna.

Endast
ett fåtal remissinstanser har kommenterat de enskilda paragra

ferna. 126

1
§ Prop. 1989/90:72

Hovrätten
över Skåne och Blekinge anser att en målsättningsparagraf inte är Bilaga
1.1.3 nödvändig i en lag av arkivlagens karaktär. Hovrätten anser vidare att
det är oklokt att räkna upp de behov ett arkiv skall fylla eftersom ett arkiv
kan tänkas användas av andra avnämare.

Riksarkivet
anser att det är tillfredsställande att lagen innehåller en klar målformulering.

2 §

Hovrätten
över Skåne och Blekinge anser all om begreppet "handling" skall ha
samma vida innebörd som enligt legaldefinitionen i 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen
bör det komma till öppet uttryck i paragrafen.

Krigsarkivet
anför: "Definition av orden arkiv och arkivhandling saknas i förslagen till
arkivlag och arkivförordning, vilket är en brist."

Televerket
anför: "För Televerket innebär skyldigheten att redovisa arkivets innehåll
i en förteckning en avsevärd skärpning av tidigare bestämmelser med betydande
ekonomiska och personella konsekvenser."

3 §

Hovrätten
över Skåne och Blekinge efterlyser en precisering av termen beskrivning. RAÅ
anser att paragrafen bör utgå.

5§

Hovrätten
över Skåne och Blekinge anför att det finns ett förslag att en regel om
gallring skall införas i tryckfrihetsförordningen. Arkivlagen bör anknyta till gmndlagsbestämmelsen
och om möjligt ge denna en konkret innebörd.

RAÅ
anför: "1 enlighet med ämbetets uppfattning att arkivlagen i princip bör
avse arkivhandlingar, anser ämbetet icke, att lagen bör uttala sig om gallring
av sådana allmänna handlingar som inte blivit arkivhandlingar." "I
övrigt finner ämbetet denna rambestämmelse, vilken innebär en nyhet, viktig att
fastslå."

8
§

Landsarkivet
i Vadstena anser att det i paragrafen även bör ingå en bestämmelse som säger
att om en myndighet får ett väsentligt ändrat arbetssätt (ändrade diarieföringsmtiner,
datorisering av mtiner etc.) skall myndigheten snarast underrätta
arkivmyndigheten.

Stockholms
stadsarkiv anför: "En positiv förändring är att arkiv blir

avlämningspliktigt först när myndighets "verksamhet" upphört och inte

när myndigheten genom enbart tex en omorganisation eller namnänd

ring upphört som juridisk person i rent teknisk mening." 127

9§ Prop. 1989/90:72

Krigsarkivet
anser att det av arkivlagen klart skall framgå att statlig myn- ''"ga
1.1.3 dighet får avhända sig allmänna handlingar genom gallring, återställande eller
avlämnande endast med stöd av författning eller med särskilt medgivande.

10
§

Landsarkivet
i Vadstena anser att också arkiven hos de allmänna försäkringskassorna bör
nämnas i paragrafen. Det är vidare viktigt att kyrkoarkiv definieras så att
det också omfattar stiftssamfalligheterna. Kammarkollegiet anser att kyrkoarkiv
är ett oklart begrepp.

12 §

Stockholms
stad.sarkiv anför: "Även de kommunala arkivmyndigheterna bör ha ett redan
i arkivlagen utsagt tillsynsansvar enligt arkivlagens 12 §."

13 §

Hovrätten
över Skåne och Blekinge anser att det i paragrafen bör anges vem som skall
besluta om arkiv som härrör från en kommunal verksamhet som har upphört.

Beteckningen svenskt arkiv

Kungörelsen
(1964:504) om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivmaterielkungörelsen)
skall upphävas. Föreskrifter om godkännande och användning av skrivmateriel
utfärdas av riksarkivet.

Endast
två av remissinstanserna har berört frågan.

Riksarkivet
anser att det skydd som i dag finns i skrivmaterielkungörelsen för beteckningen
svenskt arkiv bör bibehållas.

RAÄ
anser att det är lämpligt att delegera rätten att utfärda föreskrifter om
godkännande till statens provningsanstalt eller riksarkivet. Däremot
ifrågasätter RAÄ om riksarkivet bör åläggas att ge förskrifter om användning
av skrivmateriel. Vidare anser RAÄ att det är angeläget att de för hela
statsverket gällande godkännandeförteckningarna även fortsättningsvis publiceras
i SFS.

Allmän bedömning

Det
stora flertalet remissinstanser har tillstyrkt de principer som har lagts fram
i betänkandet.

Hovrätten
över Skåne och Blekinge anför: "Slutsatserna i betänkandet

förefaller dock ofta väl allmänt hållna. Frågorna synes därför kräva ytterli

gare överväganden, bl.a. med hänsyn till de särskilda problem som den

nya informationstekniken skapar." 128

RFV
anser att utredningens målsättning att skapa en klar ansvarsfördel- Prop.
1989/90:72 ning mellan arkivmyndigheter och de arkivbildande myndigheterna inte
har Bilaga 1.1.3 nåtts fullt ut.

Landsarkivet
i Vadslena anser att det är en välgenomarbetad rapport och välkomnar förslagen
i den. Landsarkivens inre organisation bör dock bli föremål för en utredning.
Det krävs vidare ytterligare resursförstärkningar.

Landsarkivet
i Östersund anKr: "Betänkandet "Öppenhet och minne" ger en
utmärkt översikt över arkivproblemen i samhället idag och presenterar en lång
rad väl genomtänkta förslag för framtiden. Huvudinvändningen från
landsarkivets sida är, att den inte tillräckligt beaktar den regionala
arkivorganisationens ytterst utsatta läge."

Stockholms
stadsarkiv godtar i huvudsak utredarens helhetsuppfattning och konkreta
förslag. Förslaget till nya leveransrutiner är inte idealiskt men troligen det
enda realistiska alternativet. Frågan om formerna för denna resursöverföring
måste lösas snarast. Arkivstadgan för Stockholm föreslås upphävas samtidigt som
arkivlagen träder i kraft.

Universitetet
i Göteborg, reklorämbetet, påpekar först att universtitetet är både
arkivbildande myndighet och en myndighet som utnyttjar och är beroende av
tillgång av arkiv och anför vidare: "Utifrån båda rollerna vill universitetet
uttrycka en positiv respons på betänkandets övergripande hållning med bl. a.
formuleringar om övergripande mål, förslag om arkivlag med detaljregleringar
ombesörjd av riksarkivet och en strävan mot ökad flexibilitet."

Universitetet
i Göteborg, enheten för arkivering och registrering, anför: "Som en
avslutande, allmän synpunkt på betänkandet måste sägas att det tyvärr är mycket
upprepningar och vaga angivningar som blivit det bestående huvudintrycket och
inte det produktiva framåtblickande som man kunde hoppats på när vi nu äntligen
ska få en arkivlag."

Universitetet
i LinköpinganKr: "Den nu föreliggande utredningen,sällar sig till andra
genom att undvika stora och samlade grepp på arkivområdet, framför allt genom
att begränsa det långsiktiga perspektivet och'genom att arbeta utifrån alltför
begränsade ekonomiska förutsättningar. Det är synnerligen angeläget, att de
för nu levande och kommande generationer viktiga arkivfrågorna sätts in i ett
betydligt mer övergripande och långsiktigt sammanhang än vad som skett i den
nu aktuella utredningen."

Universitetet
i Lund, humanistiska fakulletsnämnden. anför: "Det är utmärkt att
utredningen på detta sätt tar ett samlat grepp på problematiken, och de
förslag som presenteras framstår som väl genomtänkta."

Universitetet
i Lund. juridiska fakulletsstyrdsens forskningsnämnd, anför: "Betänkandet
framstår allmänt sett som ett mycket angeläget måldokument, som måste
välkomnas av universiteten.... Samtidigt är det emellertid viktigt att
framhålla, att om arkivmyndigheterna — som föreslås — skall få ett större
ansvar för arkivfrågorna, kommer detta också att medföra ökade kostnader för arkivbildarna
— inklusive universiteten."

Universitetet
i Umeå. .samhällsvetenskapliga forskningsnämnden och bib

lioteksnämnden, anför att de stödjer den grundsyn på arkivens roll i sam

hället som redovisas i utredningen. 129

9
Riksdagen 1989/90. 1 saml. Nr 72

Universitetet i Uppsala
anser att arkivutredningen ger en god överblick Prop. 1989/90:72 över det
svenska arkivväsendet i alla dess former. Arkiven inplaceras här i Bilaga
1.1.3 ett vidare allmänkulturellt perspektiv, där samhällets efterfrågan blir
ett ledmotiv.

Högskolan
i Karlstad anför: "Arkivutredningen har enligt högskolans mening utarbetat
ett förtjänstfullt betänkande som dels ger en värdefull och intressant
problembild som bakgrund dels ger konstruktiva förslag till åtgärder för att
lösa problemen."

PRVanKr:
"PRV anser att utredningen i första hand beaktat arkivinstitutionernas
behov och intressen och endast i ringa omfattning de arkivbildande
myndigheternas." "PRV anser det vara en brist att utredningen inte närmare
behandlat arkivfrågor sammanhängande med användningen av modernare teknik, t.ex.
lagring och gallring av ADB-lagrad information." "Sammanfattningsvis
anser PRV att arkivutredningens förslag till arkivlag och arkivförordning inte underiättar
arkivverksamheten hos de arkivbildande myndigheterna."

Statskontoret
anser att betänkandet innehåller förslag som är ägnade att förbättra
förutsättningarna för en ändamålsenlig utveckling på arkivområdet.
"Utredaren har dock fört frågorna framåt i den utsträckning som enligt
statskontorets mening är nödvändig för att lösa samhällets arkivproblem. I
flera fall saknas också motiv för utredningens ställningstaganden. Förslagens
praktiska, organisatoriska och ekonomiska konsekvenser är genomgående
ofullständigt belysta. Det hade vidare varit värdefullt om utredaren innefattat
även försvarets arkivorganisation i sina överväganden."

RRV
anför: "I arkivutredningens betänkande slås fast att arkiven utgör en
viktig del av det nationella kulturarvet och att de spelar en stor roll för
offentlighetsprincipens krav på insyn samt forskarnas behov av information.
Denna syn delas av RRV." "RRV saknar en analys av såväl förslagens
ekonomiska konsekvenser som av olika intressenters behov och krav på
arkiven."

SCB
anför: "SCB instämmer i utredningens konstaterande att ambitionsnivån
måste höjas när det gäller kulturområdet och vill särskilt framhålla att det
är viktigt att man inte bara inriktar sina ansträngningar mot de allmänna
kulturkonsumenterna utan också förbättrar servicen till och kontakterna med
forskarvärlden."

Domkapitlet
i Lund anser att det är tillfredsställande med ett lagförslag men anser att det
finns oklarheter när det gäller kyrkoarkiven.

Kalmar
läns landsting anför: "Kalmar läns landsting stödjer arkivutredningens
synsätt att arkiven bör göras mer tillgängliga och marknadsföras bättre till
gagn för allmänhetens och forskningens intresse. Det är också värdefullt att
arkivutredningen betonar betydelsen av att arkiven finns tillgängliga inom den
region där de bildats."

AAS anför: "AAS
noterar med tillfredställelse förslaget att arkivverk

samheten i framtiden skall regleras med stöd av en konsekvent författ

ningsstruktur. AAS anser också att utredarens åsikt, att man bör komma

bort från en detaljstyrning och i stället öka möjligheterna till delegering

från arkivmyndigheterna till de arkivbildande myndigheterna, är mycket 130

positiv. AAS anser dock
att utredningen inte följt upp dessa intentioner i Prop. 1989/90:72 sina
förslag." "Sammanfattningsvis konstaterar AAS att förslagen i
betan- Bilaga 1.1.3 kandet — tyvärr — inte innebär något större
nytänkande, utan bara bekräftar den faktiska situationen i dagsläget."

131

Sammanfattning av betänkandet (SOU 1987:38) Ar- Prop.
1989/90:72

kiv för individ och miljö '' -2'

Utredningen
har genom kontakter med olika myndigheter analyserat och försökt precisera
universitetsforskningens behov när det gäller urvalsmetoder och material av
aktuellt slag.

Forskningens
behov varierar från inget intresse alls för arkivdata till starkt uttalat
intresse. Bland forskare som använder arkiv eller kan tänka sig att använda
arkivdata finns en oro för att urvalsmetoder av de slag utredningen behandlar
kan komma att medföra en allmänt ökad gallring i olika aktserier. Om ändå
gallring är nödvändig är det självfallet gallringsmetoder som är skonsamma mot
informationsbortfallet som bör användas.

Både
metoden med individbaserade urvalsregister och metoden med intensivdataområden
har starka företrädare. Som framgår av betänkandet kan dock metoderna användas
parallellt, vilket också är utredningens förslag.

Enligt
utredningsuppdraget skall de statliga insatserna prioriteras och rymmas inom de
samlade forskningsanslagen. Utredningen ser en sådan finansiering som fullt
rimlig. Utredningen visar även på hur de aktuella urvalsmetoderna kan öka
effektiviteten inom både den statliga och kommunala arkivsektorn.

När
det gäller forskning som kräver arkivdata har utredningen under arbetets gång
kommit att ge begreppet forskning en betydligt vidare tolkning än traditionell
akademisk forskning. Arkivinstitutionerna bör enligt utredningens förmenande
ges en betydligt större folklig och kulturell tyngd än de har för närvarande.
Det inneDär också att utredningen ser det som angeläget att tanken på ett fåtal
stora statliga arkivinstitutioner för akademisk forskning måste kompletteras
med nya idéer som gör arkivmaterial tillgängligt för större grupper medborgare
i deras hemkommuner. Det innebär att de kommunala arkiven i framtiden får en
större betydelse. En förskjutning i denna riktning tycks redan vara på gång.
Utredningens förslag måste ses i detta perspektiv.

Efter
samråd med den kommunala sektorn har utredningen försökt klarlägga fömtsättningama
för att olika huvudmän tillämpar samma urvalssystem — både beträffande
individregister och geografiska områden. Med tanke på de samordningsvinster som
kommer alla parter tillgodo torde det vara möjligt att fortsätta dessa
diskussioner. Det föreligger ett klart intresse hos olika huvudmän att få fram
en gemensam lösning i denna fråga.

Utredningen
avvisar förslaget att staten lagreglerar urvalsmetoderna för att på så sätt
tvinga fram en samordning. Den alternativa möjligheten att förhandla fram en
överenskommelse om de av utredningen föreslagna urvalsmetoderna bör prövas
ytterligare.

Kostnadsansvaret
för långsiktsförvaring av arkivdata bör enligt utred

ningen ligga på dem som ansvarar för den kortsiktiga förvaringen. Den

kommunala sektorn kan enligt utredningen ha lika långsiktiga mål för sina

arkivinstitutioner och för en medborgarservice inom denna sektor som 132

staten.
Med den breda forskningssyn som utredningen företräder är inte Prop.
1989/90:72 frågor som rör insyn i samhällsutvecklingen, inkl. miljöns
förändringar. Bilaga 1.2.1 uteslutande en statlig angelägenhet som enbart
gagnar universitetsforskningen. Arkivinstitutionerna skall ge även den
folkligt förankrade forskningen service i form av bl.a. urvalsdata.

Utredningen
har haft fortlöpande kontakter med departement och myndigheter för att
diskutera hur urvalsmetoderna kan tillämpas på t.ex. handlingar till
socialregistret eller sjukvårdens patientjournaler. Som framgår av betänkandet
föreslår utredningen att åtminstone ett urval på 14 procent av dessa material
bevaras för nutida bruk i undantagsfall och för framtida mer allmänt bmk.
Utredningen visar även på möjligheter att konstruera fiktiva individbaserade
urvalsregister som kan tillgodose viss forskning utan att risk för
integritetsintrång föreligger.

Utredningen
har inte haft möjligheter att gå igenom alla slags arkivmaterial och
prioritera dem med tanke på universitetsforskningens behov. Några material
diskuteras dock närmare varvid både kostnader och besparingar för den
offentliga sektorn beräknas för det alternativ att en minimi-bevarandenivå
införs.

Fyra
geografiska områden, motsvarande Östergötlands, Gotlands, Hallands och
Västernorrlands län, föreslås få utgöra intensivdataområden. Utredningen tänker
sig att olika huvudmän i framtiden bemödar sig om riklig tillgång på miljödata
i dessa områden. Existerande miljö- och persondata i dessa områden skall också
i stor utsträckning undantas från gallring. Som framgår av betänkandet är
syftet att ge faktaunderlag för bl. a. den forskning som skall skydda oss mot
livs- och hälsohotande miljöförändringar.

Kostnader
och intäkter diskuteras i betänkandet. För sju utpekade datamaterial får olika
huvudmän kostnader på ca 3,6 milj. kr per år när en miniminivå för de
föreslagna urvalsmetoderna tillämpas. De granskade arkivmaterialen är alla dyra
att långsiktsförvara eftersom de för närvarande normalt förvaras på papper i
olika myndigheters arkiv. För datamaterial som ligger lagrade på andra media
blir kostnader för arkivutrymme försumbara. Bland de utpekade materialen ingår
omdiskuterade individbaserade material, t.ex. sjukjournalema, som utredningen
tror kan bli oerhört viktiga för framtida forskning om långsiktiga hälsoförändringar
i befolkningen. Även dataserier över miljöförändringar bedömer utredningen som
viktiga.

I
betänkandet redovisas även ungefärliga kostnader för ett mer omfattande
sparande av individbaserade urvalsregister. Så länge urvalet sker i samordnade
former finns inget som hindrar större urval. Skälen kan vara inomsektoriella.
Materialet måste dock få samma särställning och sekretesskydd som den av
utredningen föreslagna miniminivån.

All
lagring av känsliga persondata i arkiv kan medföra risk för otillbör

ligt intrång i den personliga integriteten. Det gäller även långsiktsförvaring

av urvalsdata av de typer som behandlas i betänkandet. Utredningen

föreslår därför att ett sekretesskydd skrivs in i 9 kap. 4§ sekretesslagen

(1980:100). Därigenom stärks skyddet för den personliga integriteten sam

tidigt som den nutida forskningen på urspmngliga data försvåras. Utred- 133

ningen menar dock att
tidigare berörda fiktiva befolkningsuppgifter i viss Prop. 1989/90:72

utsträckning kan ersätta autentiska data. Bilaga 1.2.1

För
att öka anonymiteten i de individbaserade urvalsserierna föreslår utredningen
att vissa födelsedatum, 15:e-födda, inte får större sannolikhet än andra att
ingå i registren. Med slumpmässigt valda födelsedatum erhålls samma
samordningsvinster som tidigare. De utvalda individerna följs hela livet, men
begreppet 15:e-födda kommer att försvinna. Merkostnaderna för den ökade
anonymiteten torde vara små.

Under
utredningsarbetet har fortlöpande diskussioner förts med arkivutredningen. De
här föreslagna bevarandemetoderna ligger enligt utredningens uppfattning i
linje med vanligt förekommande tankar inom arkivsektorn.

Utredningens
kommentar till allmänna arkivproblem

1
avsnitt 2.1 anger utredningen några frågor som avslutningsvis skall kommenteras
kortfattat. Delvis upprepas därvid synpunkter som redovisas på annan plats i
betänkandet. Det öppna svenska samhället ger medborgare rätt till insyn i bl.a.
myndigheternas arbete. Yrkesgmpper som journalister eller universitetsforskare
har möjligheter att bevaka, diskutera och redovisa olika skeenden. Det finns en
bred uppslutning kring denna öppenhet. Utredningen menar att arkivinstitutioner
och arkivdata kan organiseras så att fler medborgare ges möjligheter till insyn
i olika samhällsförändringar. En sådan insyn kan förbättras samtidigt som
integritetsproblemen minskar.

För
universitetsforskningens vidkommande försvåras en del forskning på autentiska
data genom det ökade integriletsskydd utredningen föreslår. Som alternativ till
fullständigt förstörande av arkivalier är dock ett bevarande i fyra län för
miljö- och individuppgifter och ett bevarande av 3-procentiga individbaserade
urvalsserier i hela landet av stort värde. Viss viktig forskning, t. ex.
statistiska bearbetningar kommer fortfarande att kunna genomföras.

Integritetsproblemen
är, som framhålls i betänkandet, möjliga att bemästra. De hanteras lättare i
arkiv för långsiktig förvaring än när data förvaras och används på olika
myndigheter. Både statliga och kommunala arkivmyndigheter har normalt kompetens
att hantera integritetsfrågan. Kommuner som ännu ej byggt upp sin arkivfunktion
kan anlita yttre hjälp, t. ex. i form av förvaring i statliga arkivdepåer, för
att klara skyddad lagring. Förebilder för trygg förvaring finns både inom den
offentliga och den privata sektorn. Exempelvis anlitar bankerna särskilda
företag med resurser för säker förvaring utan informationsläckage.

Svaret
på utredningens fråga i avsnitt 2.1 humvida arkiven är till för att

trygga offentlighetsprincipen eller för att förse forskare och allmänhet med

möjligheter att studera samhällsförändringar är följande: Arkiven kan fylla

bägge funktionerna. Kortsiktig förvaring tryggar i första hand offentlig

hetsprincipen. Med tiden blir det alltmer forskarnas intresse som tillgodo

ses av arkiven. De olika syftena gör det dock möjligt att använda olika 134

bevarandeprinciper
och helst även olika sökmöjligheter i nya och gamla Prop. 1989/90:72

arkivmaterial. Bilaga 1.2.1

Utredningen
betonar att en offentlighetsprincip bör tolkas i vid mening och att
arkivinstitutionen bör tillgodose inte bara medborgarnas insyn i enskilda
ärenden utan deras systematiska kunskapssökande om samhällsförändringar. Med
detta synsätt sammanfaller målen att uppfylla offentlighetskrav och
forskningskrav.

Som
framgår på flera ställen i betänkandet bör olika arkivansvariga samsas om de
två här aktuella bevarandeprinciperna. En miniminivå föreslås men inget hindrar
t.ex. riksarkivet från att samordna urval på mer ambitiösa bevarandenivåer. När
det gäller miljödata torde det ofta vara ekonomiskt möjligt att bevara alU
insamlat material. 1 de utvalda intensivdataområdena kan det dessutom bli
intressant att samla in mer miljödata än i dag. Intensivdataområden som
bevarandeprincip har, som framgår på • flera ställen i betänkandet, just
fördelen att möjliggöra forskning om mer komplexa samband när det gäller
miljöförändringar och deras inverkan på människors hälsa. Sådan kunskap är ett
värdefullt komplement till experimentella erfarenheter av mer kortsiktiga
partiella hälsoeffekter av olika kemiska ämnen.

När
det gäller kostnadsnivåer har utredningen berört vad urvalsprinciperna har för
konsekvenser. Vidare förs en allmän plädering för att arkivinstitutionerna har
stor betydelse och kan ges ännu större uppgifter. Utredningen ser fram mot bl.a.
arkivutredningens förslag beträffande dessa frågor.

Den
tekniska utvecklingen gör det snart praktiskt möjligt att lagra ofantliga
mängder data på begränsat utrymme och till rimliga kostnader. Medborgarnas
möjligheter att själva få forska i olika samhällsförändringar kan därmed
förbättras avsevärt. Liksom när organisationer och myndigheter i dag använder
stora resurser för att informera medborgare om frågor inom sina resp.
ansvarsområden blir det snart möjligt att ge medborgarna resurser för att mer
systematiskt orientera sig om olika samhällsprocesser.

Politiska
beslut i denna riktning är mer långtsyftande än en lösning på de frågor
utredningen behandlar. Det behöver inte heller vara arkivinstitutionerna som
får en nyckelroll i detta sammanhang, tekniken gör det möjligt för biblioteken
eller andra organ att medverka. Utredningens uppfattning är dock att
arkivinstitutioner med olika huvudmän nu strävar efter både samordning i
detaljfrågor, av typen urvalsprinciper, och en viktigare kulturpolitisk roll
när det gäller att betjäna allmänheten med kunskapsservice.

135

Betänkandets lagförslag

Förslag till

Lag om ändring i sekretesslagen (1980: 100)

Härigenom
föreskrivs att 9 kap. 4 § sekretesslagen (1980: 100)' skall ha följande
lydelse.

Prop. 1989/90:72 Bilaga
1.2.2

Nuvarande lydelse

Föreslagen lydelse

Sekretess gäller i sådan
särskild verksamhet hos. myndighet som avser framställning av statistik samt,
i den utsträckning regeringen föreskriver det, i annan därmed jämförbar undersökning,
som utförs av myndighet, för uppgift som avser enskilds personliga eller
ekonomiska förhållanden och som kan hänföras till den enskilde. Uppgift i
företagsregister, uppgift som avser avliden, uppgift som behövs för
forskningsändamål, uppgift som avser personal- och lönestatistik och uppgift,
som inte genom namn, annan identitetsbeteckning eller därmed jämförbart
förhållande är direkt hänföilig till den enskilde, får dock lämnas ut, om det
står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon
honom näi-stående lider skada eller men.

Sekretess gäller i sådan
särskild verksamhet hos myndighet som avser framställning av statistik samt,
i den utsträckning regeringen föreskriver det, i annan därmed jämförbar undersökning,
som utförs av myndighet, för uppgift som avser enskilds personliga eller
ekonomiska förhållanden och som kan hänföras till den enskilde. Sekretess
gäller också, i den utsträckning regeringen föreskriver del, för uppgift om enskdds
personliga eller ekonomiska förhållanden, som kan hänföras till den enskilde
och som bevaras enligt gallringsföreskrifier som bygger på au handlingar av
visst slag bevaras inom vissa geografiska områden eller i fråga om personer
födda på en viss dag i månaden. Uppgift i företagsregister, uppgift som avser
avliden, uppgift som behövs för forskningsändamål, uppgift som avser personal-
och lönestatistik och uppgift, som inte genom namn, annan identitetsbeteckning
eller därmed jämförbart förhållande är direkt hänförlig till den enskilde, får
dock lämnas ut, om det står klart att uppgiften kan röjas utan att den som
uppgiften rör eller någon honom närstående lider skada eller men.

I Lagen
omtryckt l'W.S: lO.S.

136

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse Prop. 1989/90:72

I
fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst Oaga 1.2.2
sjuttio år, såvitt angår uppgift om enskilds personliga förhållanden, och
annars i högst tjugo år.

Denna
lag träder i kraft den XX.

137

Remissammanställning över betänkande från Prop. 1989/90:72

utredningen angående intensivdataområden och %3.1.2.3

individbaserade urvalsserier inom arkivväsendet, (SOU
1987:38) Arkiv för individ och miljö

Efter
remiss av utredningen har yttrande kommit in från:

Justitiekanslem (JK)

Datainspektionen (DI)

Riksförsäkringsverket (RFV)

Socialstyrelsen

Riksarkivet (RA)

Landsarkivet i Göteborg

Landsarkivet i Härnösand

Landsarkivet i Lund

Landsarkivet i Uppsala

Landsarkivet i Vadstena

Landsarkivet i Visby

Landsarkivet i Östersund

Stadsarkivet i Malmö

Stockholms stadsarkiv

Universitets- och
högskoleämbetet (UHÄ)

Högskolan i Östersund

Sveriges
lantbruksuniversitet (SLU)

Forskningsrådsnämnden (FRN)

Humanistisk-samhällsvetenskapliga
forskningsrådet (HSFR)

Medicinska
forskningsrådet (MFR)

Naturvetenskapliga
forskningsrådet (NER)

Skogs- och jordbrukets
forskningsråd (SJFR)

Delegationen för
vetenskaplig och teknisk informationsförsörjning (DFI)

Statistiska centralbyrån (SCB)

Länsstyrelsen i Gotlands
län

Länsstyrelsen i Hallands
län

Länsstyrelsen i Jämtlands
län

Länsstyrelsen i
Västernorrlands län

Länsstyrelsen i
Östergötlands län

Statens naturvårdsverk (SNV)

Hallands
läns landstingsförbund

Landstingsförbundet (LQ

Landstinget i
Västernorrlands län

Landstinget i
Östergötlands län

Svenska kommunförbundet

Boxholms kommun

Falkenbergs kommun

Gotlands kommun

Göteborgs kommunstyrelse

Halmstads kommun

Härnösands
kommun

138

Kungsbacka
kommun Prop. 1989/90:72

Laholms
kommun Bilaga 1.2.3

Linköpings
kommun

Mjölby
kommun

Norrköpings
kommun

Sollefteå
kommun

Sundsvalls
kommun

Timrå
kommun

Valdemarsviks
kommun

Ydre
kommun

Ange
kommun

Timrå
kommun

Ödeshögs
kommun

Örnsköldsviks
kommun

Arkivrådet
för arkivverksamma inom statliga sektorn (AAS)

Arbetarrörelsens
arkiv

Data-
och offentlighetskommittén (DOK)

Delegationen
för social forskning (DsO

Föreningen
arkivverksamma i landsting och kommun (FALK)

Folkrörelsernas
arkivförbund (FA)

Sveriges
släktforskarförbund

Universitets-
och högskoleämbetet redovisar yttranden från Göteborgs, Linköpings, Lunds,
Stockholms, Umeå och Uppsala universitet samt från karolinska institutet.
Göteborgs universitet redovisar yttranden från samhällsvetenskapliga
fakultetsnämnden, odontologiska utbildnings- och forskningsnämnden,
humanistiska utbildnings- och forskningsnämnden. Linköpings universitet
redovisar yttranden från rektorsämbetet, utbildnings- och forskningsnämnden
vid hälsouniversitetet, institutionen för pedagogik och psykologi,
institutionen for tema Vatten i natur och samhälle samt från Teknik och social
förändring (Tema T). Lunds universitet redovisar yttranden från rektorsämbetet,
juridiska fakultetsstyrelsens forskningsnämnd, medicinska fakultetsstyrelsen,
tekniska fakultetens fakultetsnämnd samt från samhällsvetenskapliga
fakultetsnämnden. Stockholms universitet redovisar yttranden från historisk-
filosofiska utbildnings- och forskningsnämnden utarbetat av institutet för
folklivsforskning, juridiska fakultetsnämnden, samhällsvetenskapliga
fakultetsnämnden med underliggande yttrande från kriminologiska institutionen
samt ett eget yttrande från ekonomisk-historiska institutionen.

Remissinstanser
som inte närmare har kommenterat utredningens förslag

Högskolan
i Östersund, naturvetenskapliga forskningsrådet, skogs- och jordbrukets
forskningsråd, Hallands läns landstingskommun. Boxholms, Falkenbergs,
Härnösands och Ange kommuner har antingen uppgett att de avstår från att yttra
sig eller inte tagit ställning till förslaget.

JK,
delegationen för vetenskaplig och teknisk informationsförsörjning,

länsstyrelsen i Gotlands län, landstinget i Västernorrlands län. Svenska 139

kommunförbundet. Timrå
kommun samt data- och offentlighetskommit- Prop. 1989/90: 72