11 §

Arkivhandlingarnas vård och användning (17-21 §§ Aas)

1 mom. Vid större myndighet bör finnas särskilt utsedd person, som under chefen är närmast ansvarig för arkivvården vid myndigheten (arkivansvarig).

Där särskild arkivvårdare dessutom utses jämlikt 19 § Aas, bör instruktion för denne utfärdas efter samråd med arkivmyndigheten. Cirkulär (1979:679).

2 mom. Aktuella lösa handlingar förvaras på det sätt, som arbetet kräver (t.ex. i fack, vertikalskåp, kortskåp eller i samlingspärmar).

Övriga lösa handlingar skall förvaras enligt följande: a) Handlingar, som skall bevaras, inbinds eller inläggs i kapslar (arkivkartonger, buntomslag eller kortlådor); handlingar av större format (t.ex. kartor och ritningar) läggs om möjligt plana i kartskåp eller portföljer, pergamentsbrev i askar eller konvolut, filmer och magnetband i kassetter.

Kapslar, portföljer och kassetter skall vara av hållbart material, som ej färgar av sig eller på annat sätt skadar innehållet.

Viktigare arkivhandlingar såsom protokoll, diarier och vissa register till diarier bör bindas.

Akt eller dossi e, som kapslas tillsammans med andra handlingar, bör förses med skyddsomslag (aktomslag) med påskrift om innehållet.

Ljudband bör vara inneslutet i isärtagbar kassett. (Betr. upptagningar jfr 7 mom. nedan.) b) Utgallringsbara handlingar inläggs i enklare paket eller förvaras i samlingspärmar, vilka kan användas på nytt, sedan etiketterna tagits bort vid gallringsfristens utgång. Cirkulär (1979:679).

Anmärkning. Det bör observeras, att plastfickor kan skada innehållet och därför bör undvikas.

3 mom. Arkivhandlingarna skall snarast möjligt överföras från tjänsterummen till arkivlokalen. Är denna belägen i anslutning till tjänsterummen, skall arkivhandlingarna såvitt möjligt ständigt vara placerade i denna utom då arbete pågår.

4 mom. I arkivlokalen skall bundna och kapslade volymer vara uppställda på hyllor.

I arkiv, vilkas serier är av väsentligt skiljaktiga format, får serierna grupperas efter volymhöjd eller -djup i den utsträckning, som erfordras för att rationellt utnyttja hyllutrymmet, inom varje grupp dock i arkivförteckningens ordning.

Efter varje tillväxande serie bör lämnas tomrum för motsedda tillskott (accessionsutrymmen). Cirkulär (1979:679).

5 mom. Varje volym skall vara försedd med påtryck eller etikett med arkivets (myndighetens och i förekommande fall byråns) namn samt volymens rubrik (innehållsuppgift) och signum enligt arkivförteckningen (se 12 §). Härvid bör - särskilt i vad avser myndighetens namn - förkortningar icke användas.

Beträffande etikettering av upptagningar gäller särskilt meddelade föreskrifter (se mom. 7). Cirkulär (1979:679).

6 mom. För lagning av svårare skador på arkivhandlingar bör myndighet, som ej förfogar över specialutbildad arbetskraft, rådfråga arkivmyndigheten.

Lagning av revor får endast utföras med material, som icke kan skada handlingen.

7 mom. Om handhavande och kontroll av upptagningar, som skall bevaras för framtiden, gäller följande.

Film En av film får begagnas endast för framställning av nytt arkivexemplar. Om särskild masterfilm för framställning av brukskopior ej finns, får arkivexemplaret begagnas även härför, dock endast under förutsättning att kopiering för bruksändamål sker i mindre utsträckning.

Film, som efter förvaring eller begagnande i viss lokal skall överföras till lokal med annan temperatur eller luftfuktighet, skall genom konditionering anpassas till denna. Den som arbetar med arkivexemplar av film bör bära luddfri tyghandske.

Arkivexemplar av film skall kontrolleras regelbundet, lämpligen genom stickprov. Testbrickor för påvisande av luftföroreningar skall placeras i arkivlokalen och besiktigas varje månad. Iakttas utslag på testbricka eller skada på film, som förvaras i lokalen, skall orsakerna utredas och lämpliga åtgärder vidtas. Skadad film repareras eller kopieras, om så kan ske. I annat fall tillvaratas dess innehåll på annat sätt. Arkivexemplaren skall förvaras i väl slutna förpackningar av för filmen oskadligt material. Endast sådana förvarings- och monteringsmedel får användas, som godkänts av statens provningsanstalt.

Den i förpackningen inneslutna luften skall vara ren, och fuktinnehållet får ej överstiga 30 % relativ luftfuktighet.

Av filmen och/eller dess förpackning bör framgå

arkivbildare och, i förekommande fall, byrå- eller projekttillhörighet serierubrik och volymsignum enligt arkivförteckningen

löpnummer för kassett eller annat förvaringsmedel tekniska data (positiv, negativ, filmslag, generationsnummer m.m.)

tidpunkt för filmningen (och, om filmen tillhör en senare generation, tidpunkt för filmens framställning)

huvudsakligt innehåll innehållsregister eller index

förminskningsförhållande och företagna kontrollåtgärder.

För att arkivexemplar på rulle skall kunna identifieras måste märkskyltar fotograferas på startsladd och i vissa fall även på slutsladd.

Vid transport av mikrofilm skall hänsyn tas till riskerna för skadeverkningar vid omkonditionering. Cirkulär (1979:679).

Magnetband Hantering och förvaring av upptagning skall ske i dammfria lokaler. Bandet skall vara skrivskyddat och dess fria ände låsas med därför avsedd skumgummikudde. Det skall förvaras i sluten plastkassett, som är transparent, så att etiketten på spolen kan läsas utan att kassetten behöver öppnas.

Magnetband bör förses dels med direkt läsbar etikett, som anbringas på bandspolen och innehåller uppgifter av teknisk, administrativ och innehållsmässig art, dels ock med magnetisk etikett (label), som bör utformas enligt ISO 1001.2. Cirkulär (1979:679).

Anmärkningar. Den visuellt läsbara etiketten bör innehålla uppgift om

arkivbildarens namn (myndighet, enhet etc.)

serierubrik i klartext enligt arkivförteckning volymsignum enligt arkivförteckning

löpnummer i bandsviten volymserienummer

registeridentifikation (datasetnamn) enligt systemdokumentation och magnetisk label

volymens ordningsnummer inom registret (file)

volymens framställningsdatum (skrivdatum)

antal kanaler teckentäthet.

Utformningen av visuellt läsbar etikett beskrivs i statskontorets tekniska norm nr 11.

Har magnetband utsatts för ovanliga miljöförhållanden eller konstateras att spänningar har uppstått i bandet, bör det omspolas, eventuellt efter konditionering.

Varje ADB-band, som icke används i drift, skall kontrolleras genom körning, minst en gång under den första tioårsperioden och därefter en gång vart femte år. Sådana ADB-band skall dessutom uttas stickprovsvis för okulärbesiktning. Vid användning eller kontroll av dylikt ADB-band förs anteckningar om bandets kondition. Påträffas permanent läsfel eller iakttas annan skada, kopieras bandet.

Till magnetband hörande systemdokumentation skall bevaras och åtfölja upptagningen. I dokumentationen bör ingå bl.a. eventuella utskrifter av datablock med informationsförlust samt anteckningar om bandets fysiska kondition.

Om upptagning, som är tillgänglig för myndighet, förvaras hos dataservicecentral eller eljest hos annan än myndigheten, bör särskilt avtal upprättas om upptagningarnas behandling i arkivhänseende. Myndighet skall tillse, att vården sker i enlighet med överenskommelsen.

Särskilt framställt arkivexemplar av magnetband skall vid transport förvaras i emballage så konstruerat, att avståndet från bandet till emballagets yttersidor är minst tre tum eller cirka 7,5 cm.

Ljud- eller videoband bör omspolas 24 timmar före användning eller kontrollkörning. Varje band kontrolleras minst en gång vart femtonde år genom körning. Iakttas skada, kopieras bandet. Cirkulär (1979:679).

8 mom. Arkivhandling får, utom för ändamål som särskilt anges i Aas, föras från myndighetens lokaler endast i samband med tjänsteförrättning eller eljest vid utförande av arbete utom lokalerna eller för inbindning, lagning, reproducering eller likartad åtgärd för myndighetens egen räkning. Härvid skall nödig försiktighet iakttas och tillses, att handlingen snarast möjligt återställs.

9 mom. Vid lån ur arkiv bör på uttagen volyms plats anbringas en markering (t.ex. pappskiva) med volymens rubrik och signum, låntagarens namn samt datum. Cirkulär (1979:679).

10 mom. Då arkivhandling hålls tillgänglig för allmänheten inom myndighetens lokaler, skall dess handhavande övervakas.

11 mom. För vården av upptagning som är tillgänglig för flera myndigheter ansvarar huvudmannen för det datasystem, vari upptagningen ingår, eller annan myndighet som riksarkivet bestämmer. Cirkulär (1979:679).

Anmärkningar Rörande inbindning av arkivhandlingar har anvisningar meddelats i riksarkivets cirkulär 1974-10-03. Jfr riksarkivets broschyr nr 12 (1975).

För förvaring av icke utgallringsbara handlingar finns godkända arkivkartonger med plastlaminering, vilka tillhandahålls bl.a. genom poststyrelsens centralförråd.

Anvisningar om buntning tillhandahålls av arkivmyndigheten.

Uppgift om tejp som i vissa fall kan användas för lagning av arkivhandlingar, återfinns i postens sortimentlista. Annan tejp skadar papperet och får därför inte användas på arkivhandlingar.