12 §

Arkivförteckning (22-25 §§ Aas)

1 mom. Förteckningsplanerna ger regler för hur arkivens serier systematiskt skall ordnas och förtecknas (jfr 4 § 3 mom. ovan). Enligt flertalet förteckningsplaner indelas ett arkiv i första hand i vissa huvudavdelningar, såsom protokoll, diarier, inkomna handlingar, räkenskaper m.fl., vilka betecknas med stora bokstäver. Omfattar en huvudavdelning flera serier, indelas den i underavdelningar, vilka betecknas med arabiska siffror fogade till huvudavdelningens beteckning, A 1, A 2 o.s.v. Sådan underavdelning kan omfatta flera serier och indelas då i sin ordning i lägre underavdelningar o.s.v., så att de lägsta underavdelningarna alltid utgör var sin serie. Dessa lägre underavdelningar betecknas med tillagda stora bokstäver, A 1 A, A 1 B o.s.v., och vid fortsatt underindelning A 1 AA, A 1 AB o.s.v. Den på detta sätt bildade beteckningen för en serie är seriesignum Cirkulär (1979:679).

Anmärkning: I vissa fortfarande gällande förteckningsplaner används romerska siffror och små bokstäver för att beteckna underavdelningar (A I a, A I b o.s.v.). Denna princip för signering bör bibehållas, så länge förteckningsplanen gäller. Cirkulär (1979:679).

Exempel: Flera förteckningsplaner upptar en huvudavdelning C, Diarier. Om i ett visst slags arkiv endast en serie diarier förekommer, är dess beteckning, seriesignum, endast C. Finns däremot exempelvis både brevdiarier och ansökningsdiarier, betecknas dessa C 1 och C 2. Om den förra underavdelningen (C 1) omfattar serierna ingående brevdiarier och utgående brevdiarier, betecknas dessa C 1 A resp. C 1 B.

Inom huvudavdelning eller underavdelning, som omfattar flera serier, ordnas dessa, om ej annat anges i förteckningsplanen, i kronologisk följd efter begynnelseår.

Är förteckningsplan ej fastställd, upptas serierna i den ordning och med den signering arkivmyndigheten anvisar.

I arkivförteckningen skall för varje serie utsättas såväl rubrik med innehållsbeteckning som signum (t.ex. C 1 A, Diarier över ärenden).

Se även bilagda förteckningsexempel. Cirkulär (1979:679).

2 mom. Serierna skall, såvida ej gällande förteckningsplan föreskriver annat, ordnas och förtecknas efter systematiska grunder, oberoende av material, format och framställningssätt. Cirkulär (1979:679).

Exempel: Om myndighet vid diarieföring använder sig av elektromagnetiska databärare, skall dessa tas upp i förteckningen under huvudavdelning C, Diarier. Likaså skall magnetband, som används för lagring av information hörande till räkenskapsföringen, förtecknas under huvudavdelning G, Räkenskaper. Cirkulär (1979:679).

3 mom. Inom varje serie numreras volymer (t.ex. band, kapslar, kortlådor, kassetter) och i förekommande fall särskilt förvarade lösa handlingar (t.ex. kartor, ritningar, vilka är bilagor till handlingar i annan arkivserie eller eljest få till antalet) med arabiska siffror. Seriesignum tillsammans med volymens nummer utgör volymsignum (t.ex. A 1:5; A 2:16).

Om ändring i redan genomförd numrering måste göras, därför att ytterligare volymer påträffats eller eljest tillkommit, kan man, till förekommande av fullständig omnumrering av serien, göra tillägg genom liten bokstav (t.ex. A 1:2a, A 1:2b o.s.v.). Tillvägagångssättet bör dock endast begagnas i undantagsfall.

Utom med nummer redovisas volym med tidsuppgift och vid behov delbeteckning. Har volymen en särskild titel, som skiljer sig från seriens rubrik (t.ex. ''expeditionsbok'' på en volym i serien diarier), bör denna anges i förteckningen. Är volymen försedd med register, anmärks detta.

Går innehållet i en volym in under olika avdelningar, upptas volymen med nummer endast i den serie, som den främst tillhör och i vilken den kommer att vara uppställd. Under de övriga avdelningarnas rubriker hänvisas till volymen i fråga. Cirkulär (1979:679).

Exempel: I ett arkiv har de ingående och utgående diarierna 1966-1970 bundits i ett band. Denna volym upptas i förteckningen under C 1 A, Ingående diarier, med volymnummer (15), tidsuppgift (1966-1970) och anmärkningen: Innehåller även utgående diarium 1966-1970. Under C 1 B, Utgående diarier, antecknas: 1966-1970 se C 1 A:15; i kolumnen för volymnummer görs ett tvärstreck.

Ifall en serie upphör, skall anmärkas var eventuell fortsättning skall sökas.

Serie som består av utgallringsbara volymer behöver i förteckningen redovisas endast med rubrik och seriesignum samt anteckning om den bestämmelse, som ligger till grund för utgallringen, och om fastställd gallringsfrist. Finns inom en underavdelning flera i sin helhet utgallringsbara serier (t.ex. inom ett ADB-system) kan dessa upptas under ett gemensamt signum, dock med angivande av rubrik och gällande gallringsgrund för varje särskild serie. Volymer, som skall bevaras som typexemplar eller eljest, förtecknas dock i vanlig ordning.

Kort- eller lösbladsregister eller dossiéesystem samt de volymer, som bildats genom avställning (se 4§ 2 mom.) därur, redovisas såsom en gemensam serie. Vid rubriken anges året för uppläggningen och reglerna för uppläggning och avställning; de avställda volymerna förtecknas därefter med nummer och titel: Avställda kort (blad, dossiéer).

Se bilagda förteckningsexempel.

Rörande tidsuppgift för arkivhandlingar gäller:

• a) För volym, som omfattar eller gäller viss tidrymd, anges denna (för icke avslutad volym begynnelsetid). Består sådan volym av inkomna handlingar eller akter, grundas denna datering på ankomst- eller beslutsdata, om de är ordnade efter dessa, i annat fall på deras egen datering. För volym, som består av avställda handlingar, anges avställningsår (avställningsperiod); för avskriftssamling eller reproduktion anges om möjligt tillkomsttiden.
• b) Om en särskilt förtecknad lös handling utgör avskrift, kartrenovation eller annan kopia, anges förutom dess eget datum även originalets.

Arkivförteckning bör förses med innehållsförteckning, som upptar förekommande huvud- och underavdelningars rubriker och signa.

Vid förteckning på lösblad är detta nödvändigt bl.a. från kontrollsynpunkt. Cirkulär (1979:679).

4 mom. I fråga om vissa slag av upptagningar redovisas tekniska data särskilt i förteckningen enligt föreskrifter i förteckningsplanen. Närmare anvisningar härför meddelas nedan. a) Då det gäller förtecknandet av icke utgallringsbar upptagning för ADB, bör på härför avsedd plats i arkivförteckningen eller i bilaga till denna anges förvarande myndighet eller företag (om arkivbildaren ej själv förvarar upptagningen)

projekttillhörighet, registeridentifikation enligt systemdokumentationen seriebeteckning för systemdokumentation och andra till upptagningen hörande handlingar

varifrån upptagningens uppgifter hämtats och vilka uppgifter som finns på bandet sorteringsordning, maskintyp, teckentäthet, antal kanaler, övriga tekniska data (t.ex. postlängd, postformat, antal poster, blockstorlek)

löpnummer för band eller annan informationsbärare samt kassett eller annat förvaringsmedel.

I fråga om upptagning, som förvaras hos annan myndighet än arkivbildaren, kan dessa uppgifter efter samråd med arkivmyndigheten ersättas av hänvisning till inventeringsliggare (beståndsöversikt), som förs hos den förvarande myndigheten. Cirkulär (1979:679). b) Mikrofilm förtecknas liksom övriga arkivhandlingar efter systematiska grunder enligt gällande förteckningsplan. Härutöver skall på härför avsedd plats i arkivförteckningen eller i bilaga till denna anges vissa tekniska och andra data som är av betydelse för begagnande, kontroll och vård, främst angående

filmform (rullfilm etc.)

tidpunkt för filmningen (och, om filmexemplaret representerar en senare generation, tidpunkt för framställningen)

tekniska data (filmtyp m.m.)

förekomsten av masterfilm och arbetskopior sökmöjligheter (strukturering av innehållet).

Här angivna tekniska och andra data behöver endast anges för filmexemplar, som är avsedda för långsiktigt bevarande. Cirkulär (1979:679).

5 mom. Över kartor och ritningar bör föras särskilda register. Uppgift att sådana finns skall lämnas i myndighetens arkivförteckning på därför avsedd huvudavdelning. Myndighets innehav av ritningar och kartor, vilka icke är bilagor till andra handlingar, redovisas i arkivförteckningen. Är antalet ringa, bör de förtecknas styckevis, medan förekomsten av stora bestånd redovisas summariskt genom anteckningar i arkivförteckningen. Dessa bör ge en uppfattning om ritningarnas typ (innehåll), ålder (ev. en dast begynnelseår), förvaringssätt och ungefärligt antal. Här bör även hänvisning göras till befintlig registrering, inklusive sökregister och ev. andra handlingar som använts vid hanteringen av kartorna och ritningarna. Cirkulär (1979:679).

6 mom. Vid den årliga genomgången av arkivförteckningen skall denna fullständigas, om så ej redan skett, genom införande av nytillkomna arkivhandlingar och av slutår för avslutade volymer samt anteckning om arkivhandlingars avgång genom avlämning till arkivmyndigheten eller annan myndighet, genom utgallring eller på annat sätt. Genomgången bör ske i början av året och vara avslutad före mars månads utgång. Cirkulär (1979:679).

7 mom. Tioårsuppgift enligt 25§ Aas kan antingen lämnas i form av särskild tilläggsförteckning eller införas i tidigare till arkivmyndigheten insänd förteckningsavskrift, som kan återlånas för komplettering.

Arkivförteckning, i 25 § Aas föreskriven avskrift av sådan och tilläggsförteckning skall skrivas på av arkivmyndigheten godkänd blankett eller på skrivpapper märkt svenskt arkiv 100.

Myndighet för vilken riksarkivet eller krigsarkivet är arkivmyndighet skall inge bestyrkt förteckningsavskrift och tioårsuppgift i ett exemplar, myndighet för vilken landsarkiv är arkivmyndighet i två exemplar.