13 §

Utlån av arkivhandlingar (26-27 §§ Aas)

1 mom. Framställning om lån för tjänsteändamål bör ske skriftligen och med angivande av det ärende, för vars handläggning handlingarna behövs.

2 mom. Myndighet eller institution, som erhållit rätt att för vetenskapligt ändamål inlåna arkivhandlingar, skall noga pröva forskares lånebegäran och därefter göra skriftlig framställning om lånet med angivande av forskarens namn, forskningens ändamål samt önskad lånetid.

3 mom. Utlån av arkivhandlingar till enskild för användning utom myndighetens lokaler är icke tillåtet.

4 mom. Utlån bör ej ske av handlingar av särskild vikt (t.ex. kyrkoböcker, jordregister, diarier). Ömtåliga eller skadade handlingar bör ej försändas till annan ort. Ett hinder för utlån är även arkivhandlings alltför otympliga beskaffenhet.

Lösa handlingar, som utlånas, skall räknas och antalet blad anges, om handlingarna ej är numrerade.

I regel bör endast ett fåtal volymer på en gång utlånas för samma forskares räkning.

5 mom. Arkivhandlingar, som utlånas till annan ort, skall emballeras på betryggande sätt. Vid transport av magnetband bör därför avsedd behållare användas. Försändes lån med posten, skall försändelsen assureras. Försändelse får, även då lånet avser vetenskapligt ändamål, äga rum med tjänstepost, om ej särskilda föreskrifter lägger hinder i vägen; har försändelsen icke skett med tjänstepost, är den, för vilkens räkning lånet begärts, skyldig att erlägga transportkostnaderna. Cirkulär (1979:679).

6 mom. Utlån av arkivhandling bör endast ske mot kvitto, som återställs sedan handlingen återkommit.

Lån skall dessutom på lämpligt sätt noteras; där lån förekommer ofta, skall särskild liggare över lånen föras.

Återställs ej utlånad arkivhandling inom tre månader eller annan för lånet bestämd tid, bör den återfordras. Myndigheten äger dock rätt att medgiva förlängning av lånetiden liksom även att vid behov återfordra handlingen före lånetidens utgång.

7 mom. Myndighet eller enskild, som begär att få låna upptagning, skall om ej eljest hinder föreligger, erhålla upptagningen i kopia, såvida icke riksarkivet för visst fall medger att arkivexemplaret av upptagningen utlånas. Om avgift för kopia är särskilt föreskrivet. Cirkulär (1979:679).

Anmärkningar

• 1. Rätt att för vetenskapligt ändamål inlåna arkivhandlingar beviljas av riksarkivet endast åt myndigheter och institutioner, som kan bereda handlingarna betryggande förvaring och vård. Sådan lånerätt kan beviljas dels generellt, dels för tjänstemäns enskilda forskningar, dels under begränsad tid för en speciell forskningsuppgift.
• 2. Lånerätt har riksarkivet, krigsarkivet, landsarkiven, stadsarkiven i Stockholm, Malmö, Borås, Eskilstuna, Gävle, Göteborg, Norrköping, Uppsala, Västerås, Örebro, riksantikvarieämbetet, kungl. biblioteket, universitetsbiblioteken samt ett antal andra myndigheter och institutioner. Uppgifter om dessa kan erhållas från riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven.