6 §

Papper och skrivmedel m.m. (12 § Aas)

1 mom. Rörande papper och skrivmedel m.m. hänvisar riksarkivet till därom gällande föreskrifter. Cirkulär (1979:679).

Anmärkningar. 1. Sådana bestämmelser finns bl.a. i:

kung. (1964:504) om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivmaterielkungörelsen). Jfr. även Kommentar till skrivmaterielkungörelsen, bilagd poststyrelsens sortimentslista; k. cirk. 14 sept. 1946 (nr 615) till statsmyndigheterna ang. användning av skrivpapper av standardiserade format (SIS-format);

statens provningsanstalts förteckning över skrivmateriel och reproduktionsmetoder som är godkända till vissa slag av handlingar, vilken årligen i januari månad kungörs i SFS. Cirkulär (1979:679).

• 2. Ang. marginal på vissa expeditioner se kung. (1964:618) om expeditionsavgift m.m. (expeditionskungörelsen) och statskontorets handledning i systematisk maskinskrivning (jfr. k. cirk. 3 maj 1968, nr 221, om tillämpning av systematisk maskinskrivning).
• 3. För stencilduplicering och vissa fotografiska kopior finns särskilt papper märkt svenskt arkiv Cirkulär (1979:679).

2 mom. I fråga om upptagningar för ADB och mikrofilm meddelas följande anvisningar. A. Av upptagning som inte är utgallringsbar, skall efter det att bearbetning slutförts, framställas särskilda för långtidsförvaring avsedda arkivband. Nya och förut inte begagnade band som uppfyller av statens provningsanstalt uppställda kvalitetskrav skall därvid användas. Informationen skall lagras på magnetband med nio spår. Packningstätheten skall, såvida ej annat överenskommes med arkivmyndigheten, vara 1600 bpi, och skrivmetoden PE (Phase encoding) skall begagnas. I övrigt bör statskontorets tekniska norm nr 3 och 5 följas. Cirkulär (1979:679).

Anmärkning. Det bör observeras, att även upptagningar som icke överförts till ''arkivband'' kan vara arkivhandlingar (jfr 3 §).

Samtidigt med arkivband skall en s.k. körlogg framställas; den bör om möjligt innehålla utskrift av datablock där informationsförlust förekommer samt uppgifter om bandets identitet, in- och utgående bands volym- och serienummer, postformat, post- och blocklängd och antal poster. Cirkulär (1979:679).

Anmärkning. Maskinlistor, som ej är utgallringsbara, skall framställas på arkivbeständigt papper och med begagnande av färgband som godkänts av statens provningsanstalt. För att underlätta maskinell läsning av listorna i framtiden bör de lämpligen utskrivas med typsnitt OCR-B (enligt SIS 662242). Cirkulär (1979:679). B. Med stöd av 8 § skrivmaterielkungörelsen (1964:504) kan riksarkivet medge, att mikrofilm i stället för papper får begagnas för framställning av arkivhandling, som skall bevaras eller för ersättande av pappershandling, som skall bevaras.

Då mikrofilm skall tjäna som arkivexemplar av icke utgallringsbar upptagning, skall den uppfylla av statens provningsanstalt uppställda krav. Mikrofilm av detta slag skall kontrolleras med avseende på bildkvalitet och beständighet. Arkivexemplar av mikrofilm kan vara negativt eller positivt; vid tvekan härom bör samråd sökas med arkivmyndigheten. Från arkivexemplaret (normalt kamerafilmen) bör minst tre generationer film, som är klart läsbara, kunna framställas; den fjärde generationen skall vara väl läsbar i läsapparat och bör i övrigt ha sådana egenskaper, att tillfredsställande brukskopior på papper kan tas från den. För att säkerställa denna bildkvalitet hos filmen måste vid dokumentmikrofilmning förminskningsförhållandet alltid väljas med hänsyn till förlagans bildkvalitet. Vid dokumentfilmning av vanlig text med förminskningsförhållande 1:30 och däröver och vid utdatamikrofilm (Computer Output Microfilm, COM) 1:48 måste noga kontrolleras, att fastställd bildkvalitet hålles. Vid tvekan bör kontakt tas med arkivmyndigheten.

Då mikrofiche eller jackets skall ingå i arkiv, bör format A 6 väljas för att möjliggöra rationell hantering och förvaring.