7 §

Ändring av organisation och arbetssätt (13 § Aas)

1 mom.När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras, bör hänsyn tas dels till att handling i myndighetens arkiv utan svårighet skall kunna återfinnas - även efter mycket lång tid - med kännedom om antingen ingivningsdatum, beslutsdatum eller ärende, dels till att sådan gallring, som medgivits därför att handlingens huvudsakliga innehåll kan återfinnas i andra handlingar, fortfarande skall vara möjlig.

I många fall kan dessa önskemål uppnås med enkla medel.

Uppmärksamhet bör även ägnas de nya gallringsmöjligheter, som ändringarna kan skapa. Cirkulär (1979:679).

2 mom. De åsyftade organisationsändringarna kan avse avdelnings-, byrå- eller sektionsindelning, överflyttande av byrå till annan myndighet, utvidgning av verksamheten med nya ärendegrupper, förändringar i distrikts indelning m.m.

Ändring av arbetssätt (arbetsrutiner) kan avse diarieföring, registrering, bokföring, statistisk bearbetning eller arkivläggning samt förändringar, som förorsakas av övergång till ADB eller till rutiner som innefattar mikrofilmning. När system som bygger på mikrofilmning eller ADB utformas skall kontakt tas med arkivmyndigheten redan på planeringsstadiet. Cirkulär (1979:679).

Exempel: Övergång från byrådiarium till centralt diarium; uppdelning av diariet efter en diarieplan; upphörande med viss registrering; inskränkning i statistisk bearbetning av inkomna uppgifter; övergång från arkivläggning av inkomna skrivelser i diarienummerordning till arkivläggning efter dossiéeplan eller i registerordning; övergång till matrikelföring med hjälp av ADB.