8 §

Övertagande av arkivhandlingar (14 § Aas)

1 mom. Föreskriften i 14 § första stycket Aas är uttryck för grundsatsen, att ett arkiv är en organiskt framvuxen helhet, som ej får sammanblandas med annat eller andra arkiv (proveniensprincipen eller den organiska samhörighetens princip).

2 mom. Föreskriften åsyftar framför allt sådana fall, där en myndighet till följd av förändring av dess verksamhetsområde får överta för verksamheten behövliga arkivhandlingar från annan myndighet (upphörd eller alltjämt bestående), vars uppgifter eller befogenheter den helt eller delvis övertar, eller från en av staten förvärvad egendom eller rörelse, vars skötsel uppdras åt myndigheten.

Bland dessa handlingar kan finnas sådana, som genom sina uppgifter i myndighetens fortsatta verksamhet organiskt införlivas med myndighetens eget arkiv. De är:

• a) sådana register, matriklar, längder och liggare samt dossiéer, som det åligger myndigheten att i fortsättningen föra eller fullständiga (t.ex. fastighetsböcker, jordeböcker);
• b) sådana åtkomst- eller nyttjanderättsbevis, kontrakt och likartade handlingar, som ligger till grund för bestående rättsförhållanden, liksom kartor och ritningar över egendom förvaltad av myndigheten;
• c) kartor samt ritningar till materiel, byggnader och andra anläggningar, vilka inte avses under b) ovan.

Rörande de handlingar, som skall införlivas med myndighetens arkiv, bör kontakt tas med arkivmyndigheten. Cirkulär (1979:679).

3 mom. Övriga övertagna handlingar, dvs. sådana som i myndighetens fortsatta verksamhet enbart skall tjäna som upplysningsmaterial, skall behandlas enligt 14 § första stycket Aas.

Exempel: Domböcker och protokoll, vilka vid ändring i den judiciella indelningen överlämnas från en tingsrätt till en annan; mantals- och taxeringslängder för tidigare år hos lokal skattemyndighet, vilka vid överflyttning av kommuner till annat fögderi överlämnas till detta.

Då beståndet av sådana handlingar skall utgöra ett avslutat helt, får andra ämbetsböcker än de under 2 mom. avsedda icke vidare användas. Oavslutade ärenden, som införts i den tidigare myndighetens diarium, måste därför införas även i den nya myndighetens diarium (lämpligen under särskild rubrik). Cirkulär (1979:679).

4 mom. Om det övertagna arkivaliebeståndet ej åtföljs av en som inventeringslista användbar förteckning, skall sådan ofördröjligen upprättas. I denna förteckning skall för de handlingar, som införlivas med myndighetens eget arkiv, antecknas deras plats (volymsigna) i myndighetens arkivförteckning. Avskrift av förstnämnda förteckning skall inges till arkivmyndigheten.

5 mom.Arkivhandling, som anses rätteligen tillhöra annat arkiv än det, vari den förekommer, får överflyttas till det förstnämnda endast efter hörande av arkivmyndigheten.

Anmärkning. I kung. (1961:514) har bestämmelser givits rörande dispositionen av vissa kyrkliga arkiv vid ändring i den kyrkliga indelningen eller den prästerliga organisationen. - I k cirk. 23 okt. 1964 har föreskrifter meddelats om förfarandet med arkivhandlingar vid förstatligandet av polis-, åklagar- och exekutionsväsendet. - I kung. (1964:744) har bestämmelser givits om överlämnande av handlingar från magistrater vid deras upphörande. - I k brev 4 nov. 1966 har bestämmelser utfärdats om arkivering i samband med övergång till ny fögderiorganisation.