9 §

Gallring (15-16 §§ Aas)

1 mom. Utgallring av arkivhandling innebär, att handlingen kasseras såsom arkivhandling och avlägsnas (genom försäljning eller omedelbar förstöring, se 16 § Aas) eller att uppgift som ingår i upptagning utplånas. Utgallringsbarär endast sådan handling, som enligt lag eller föreskrift skall eller får utgallras efter viss tid (gallringsfrist) eller omedelbart. Sådan föreskrift meddelas av regeringen, riksarkivet eller, försåvitt det gäller personregister som förs med hjälp av ADB, av datainspektionen.

Varje utgallringsföreskrift är i sak en undantagsbestämmelse och skall följaktligen tolkas och tillämpas med sträng begränsning till vad den uttryckligen omfattar. Utgallringen får under inga förhållanden utsträckas till att omfatta andra handlingar än de i föreskrifterna angivna. Cirkulär (1979:679).

Anmärkning. I fråga om personregister, som förs med hjälp av ADB, kan gallringsföreskrift meddelas av datainspektionen efter samråd med riksarkivet enligt 6 § datalagen (1973:289) och 5 § datakungörelsen (1973:291). Cirkulär (1979:679).

2 mom. Allmänna bestämmelser om utgallring av handlingar hos myndigheter, för vilka riksarkivet eller landsarkiv är arkivmyndighet, är meddelade i förordn. (1953:716) angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter, den s.k. ''allmänna gallringsförordningen'' samt i förordn. (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling. Sistnämnda förordning är tillämplig även på myndigheter, för vilka krigsarkivet är arkivmyndighet.

Därutöver gäller för särskilda förvaltningsområden eller för vissa handlingar bestämmelser i ett stort antal andra författningar och av regeringen, riksarkivet eller datainspektionen meddelade gallringsbeslut (''gallringsbrev''). I vissa fall är utgallring medgiven, i andra ovillkorligt föreskriven. Enstaka typarkiv (t.ex. ett kronofogdearkiv i varje landsarkivdistrikt, ett kyrkoarkiv i varje län) är i särskild ordning undantagna från gallring för att för framtiden utgöra fullständiga exempel på arkivbildningen inom vederbörande förvaltningsområden. Cirkulär (1979:679).

3 mom. Utgallringsbar handling är utgallringsmogen när den gallringsfrist gått ut, som gäller för, handlingen. Gallringsfristen är antingen fastställd i utgallringsföreskriften eller bestäms enligt denna av myndigheten själv. Myndighets beslut om sådan frist skall, om riksarkivet är arkivmyndighet, delges riksarkivet.

Rörande förberedandet av utgallring genom att de utgallringsbara handlingarna redan vid arkivläggningen samlas i särskilda volymer se ovan 4 §. Dessa volymer förses med innehållsrubrik och påskrift om tidpunkten för utgallring (t.ex. ''Utgallras 1980'').

Anmärkningar 1. Med gallring(se bl.a. 11 § Aas) förstås den minskning av ett arkiv, som sker genom utgallring av vissa handlingar; gallring och utgallring är således ej liktydiga termer. Att gallra en serie innebär, att vissa handlingar i serien avlägsnas och förstörs; att utgallra en serie innebär däremot att hela serien avlägsnas och förstörs. I fråga om upptagning kan gallring ske därigenom att uppgift utplånas.

Gallring och utgallring är ej att förväxla med avlämning av arkivhandlingar till arkivmyndighet (28-34 §§ Aas), med avställning av inaktuella handlingar (4 § 2 mom. ovan) eller med överförande av arkivhandlingar från tjänsterum till arkivlokal (11 § 3 mom. nedan).

Observeras bör även, att vissa utgallringsföreskrifter, framför allt ''allmänna gallringsförordningen'' (1953:716), gäller myndighetens samtliga handlingar och ej enbart dess arkivhandlingar. Cirkulär (1979:679).

• 2. Om återställande av handlingar se t.ex. rättegångsbalken 50:30, 51:30 och 52:13; riksarkivets gallringsbeslut nr 283 (SFS 1971:204) om återställande eller utgallring av ansökningshandlingar samt kung. (1955:32) ang. återställande eller utgallring av vissa ansökningshandlingar hos myndigheter tillhörande försvaret; 21 § kung. (1964:618) om expeditionsavgift m.m. Cirkulär (1979:679).
• 3. Förteckning över de t.o.m. 1968 utfärdade gallringsföreskrifterna har publicerats i Arkivgallring hos myndigheter (Meddelanden från svenska riksarkivet broschyr nr 10, Stockholm 1969) och tillhandahålls av riksarkivet. Uppgifter om gallringsbeslut, som därefter fattats, återfinns i riksarkivets publikationer Meddelanden från svenska riksarkivet och RA-nytt (ser. Myndighetsservice). Cirkulär (1979:679).

4 mom. Om arkivhandling förstörs eller information utplånas efter skedd överföring av informationen till annat medium, är åtgärden att betrakta som gallring och får endast ske i härför fastställd ordning.

Förstöring i samband med överföring till ny databärare tillhörande samma slag av upptagning är ej gallring, förutsatt att den nya databäraren är av likvärdig kvalitet och att ändring i informationen ej sker. Så t.ex. är förstöring vid överföring från skivminne till magnetband eller tvärtom ej gallring, medan däremot förstöring vid överföring från upptagning för ADB till mikrofilm är gallring.

Beslut om verkställande av föreskriven eller medgiven gallring fattas av den myndighet, till vars arkiv upptagning hör, även om upptagningen av tekniska eller andra skäl förvaras annorstädes.

Beslut om verkställande av utgallring av upptagning, vilken är tillgänglig för flera myndigheter, fattas av huvudmannen för systemet eller av myndighet, som i särskild ordning bestämts. Är gallring ej ovillkorligt föreskriven, fattas sådant beslut först sedan övriga berörda myndigheter meddelat, att de biträder gallringen.