4 §

Arkivbildning (12 § Aas)

1 mom. För att skapa en sådan ordning i arkivet att handlingar med lätthet kan återfinnas måste myndigheten ägna särskild uppmärksamhet åt arkivläggningen, dvs. placeringen av inkomna skrivelser och upprättade handlingar sedan ett ärende avgjorts, av inkomna uppgifter efter granskning och registrering, av kort och registerblad efter första notering osv. Arkivläggning kan ske så, att handlingarna kommer i kronologisk ordning, i bokstavsordning, i nummerordning eller i ordning efter sak (ämne) enligt ett visst system (t.ex. decimalsystem, alfadecimalsystem).

Om upptagning är tillgänglig för myndighet för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas, ansvarar myndigheten för arkivbildningen även om upptagningen är placerad annorstädes (t.ex. hos dataservicebyrå). Om upptagning är tillgänglig för flera myndigheter, åvilar ansvaret för arkivbildningen den myndighet, som jämlikt 11 § 11 mom. nedan svarar för vården av upptagningen.

Handling skall arkivläggas omedelbart efter avslutad handläggning. Dessförinnan bör akten ha rensats från sådana anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört genom att arbetet fullbordats, liksom sådana avskrifter och kopior som är övertaliga eller obehövliga för förståelsen av akten (aktrensning).

Vid arkivläggningen skall såvitt möjligt utgallringsbara arkivhandlingar skiljas från de handlingar, som skall bevaras.

Myndigheter med mera omfattande arkivbildning bör fastställa bestämmelser om sättet för arkivläggningen (arkivbildningsplan).

Vid uppläggning av system som bygger på mikrofilmning eller ADB bör ställning på ett tidigt stadium tas till frågan, på vilket medium information som skall bevaras på längre sikt lämpligen bör bevaras och till den därmed sammanhängande gallringsfrågan. Vid bestämmande av medium för bevarandet bör hänsyn tas till beständighet, framställnings- och förvaringskostnader, återvinningsmöjligheter m.m. Särskilt bör, när det gäller mikrofilmning, beaktas möjligheten att vid utarbetande av blanketter och eljest underlätta filmning och skapa förutsättningar för god bildkvalitet. Vid ändringar av rutiner enligt vad som beskrivits ovan skall kontakt tas med arkivmyndigheten. Cirkulär (1979:679).

2 mom. Lösa handlingar skall i regel sammanföras till volymer, t.ex. genom inbindning eller kapsling (se härom vidare 11 § 2 mom.). Oftast kan volymbildningen ske utan omplacering av handlingarna. I vissa fall är det emellertid nödvändigt, att från ett arkivlagt bestånd (dossiéer, kort- eller lösbladsregister) avställa inaktuella handlingar, dvs. utta dem och placera dem för sig för slutlig inbindning eller kapsling. Avställning kan ske efter hand, årligen eller med längre tidsmellanrum.

Exempel: Persondossiéer (en mapp för varje tjänsteman) i bokstavsordning avställs successivt allt eftersom tjänstemännen lämnar tjänsten. De avställda dossiéerna placeras i bokstavsordning under förslagsvis en femårsperiod, varefter kapsling sker. En ny bokstavsföljd avställda dossiéer läggs upp för att i sin tur kapslas efter fem år.

Inaktuella uppgifter på upptagning för automatisk databehandling kan avställas genom överföring till annan maskinläsbar databärare.

Vid volymbildningen skall tillses, dels att volymernas innehåll blir komplett, dels att utgallringsbara handlingar och handlingar, som skall bevaras, så vitt möjligt kommer i olika volymer.

Regler för volymbildning inklusive avställning från dossi30esystem och register bör fastställas av myndigheten, för avställning redan vid uppläggningen av dossi30esystemet eller registret. Cirkulär (1979:679).

3 mom. Genom den successiva tillkomsten av volymer av ensartat innehåll (t.ex. protokoll, koncept till/kopior av utgående handlingar, diarier, inkomna skrivelser, akter, dossiéer, huvudböcker, verifikationer) framväxer arkivets serier(seriebildning). Serierna skall hållas åtskilda och ordnas systematiskt (se nedan 12 §).

Vid seriebildningen bör iakttas att utgallringsbara volymer samlas i särskilda serier (i förekommande fall parallellserier till sådana som skall bevaras). Cirkulär (1979:679).

Anmärkningar. 1. Med konceptmenas egentligen en handling, efter vilken ett protokoll, en utgående skrivelse, en räkenskap m.m. renskrivs. Sådant koncept ersätts numera oftast med en genomslags- (genomskrifts-) kopia av den renskrivna handlingen eller med första exemplaret av denna. Sådana genomslagskopior eller första exemplar behandlas i arkivbildningshänseende efter de för koncept gällande reglerna.

Akt är under ett ärendes handläggning sammanlagda handlingar rörande ärendet; akten är färdigbildad, då ärendet slutligt avgjorts hos arkivbildaren. (Ex.: akt i mål hos domstol, upphandlingsakt, anmärkningsakt.)

Dossiéeär handlingar rörande samma ämne, vilka efter hand vid arkivläggningen sammanläggs. Dossiéen kan växa så länge ämnet är föremål för arkivbildarens behandling. (Ex.: persondossiée, fastighetsdossiée.) 2. Om arkivläggning och volymbildning hos domstolar se protokollskung. (1971:1066) för de allmänna domstolarna, kung. (1971:974) om protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna, förordning (1975:520) om protokollföring m.m. vid arrendenämnd och hyresnämnd samt förordning (1947:774) om dagbok och aktbildning m.m. i mål om lagsökning och betalningsföreläggande; hos länsstyrelser se riksarkivets föreskrifter och anvisningar den 24 februari 1972; hos lokala skattemyndigheter se riksarkivets broschyr nr 11, Lokala skattemyndigheters arkiv, 1971.