3 §

Arkivhandlingar (12 § Aas)

För bedömande om en handling skall anses vara arkivhandling meddelas följande riktlinjer. A. Till en myndighets arkivhandlingar räknas sådana handlingar, som

upprättats hos myndigheten för dess eget bruk (t.ex. protokoll, arkivexemplar av utgående skrivelser, olika slags ämbetsböcker och register såsom diarier, matriklar, räkenskapsböcker ävensom minnesanteckningar, föredragningspromemorior och liknande arbetspapper samt interna skrivelser, vilka tillfört ärendet sakuppgift eller i övrigt innehåller uppgifter av värde för förvaltningen) eller i upprättat skick inkommit dit för fortsatt förande (t.ex. personakter hos pastorsämbeten);

inkommit till myndigheten för efterrättelse, handläggning eller kännedom och stannat kvar där (t.ex. skrivelser, rapporter, räkenskapsverifikationer);

återställts till myndigheten efter handläggning hos annan myndighet (t.ex. reviderade räkenskaper, remisshandlingar).

Om handling som avses ovan hör till mål eller ärende, blir den arkivhandling först då målet eller ärendet slutbehandlats hos myndigheten. Hör handling inte till särskilt mål eller ärende, blir den arkivhandling när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.

Observeras bör att en till myndighet inkommen skrivelse är allmän handling från det att den avlämnats dit, men blir arkivhandling först i och med att den vid avslutad handläggning läggs till förvaring. En ämbetsbok och ett register blir arkivhandling i och med att någon anteckning införts däri. Till arkivhandlingar räknas även sådana handbrev, som är att anse som allmänna handlingar.

Materialet i en handling och det sätt på vilket den framställts, är i och för sig utan betydelse för frågan, om den är arkivhandling eller icke. Arkivhandlingar är icke blott skriftliga framställningar utan även exempelvis kartor, ritningar, diagram eller andra bilder, elstatkopior och andra fotografiska kopior samt upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel, exempelvis upptagningar för ADB och mikrofilm. B. Till arkivhandlingar räknas icke anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse samt sådana utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphör i och med att slutligt arkivexemplar upprättats eller arbete fullbordats.

Upptagningar för ADB, vilka tillkommit vid olika moment av en bearbetning och endast utgjort mellanled i arbetsprocessen och vilkas betydelse upphört, när den färdiga produkten framställts, är ej att anse som arkivhandlingar.

Till arkivhandlingar räknas icke heller regelbundet inkommande allmänna författningar och likartade publikationer samt sådana trycksaker av annat slag, som varken påkallar någon åtgärd eller eljest tillhör mål eller ärende.

Utgående expeditioner, som ligger kvar hos myndigheten; sådana inkomna handlingar, som skall återställas viss tid efter det att handläggning avslutats (t.ex. vissa ansökningshandlingar); såsom lån eller deposition mottagna handlingar; inlösliga eller utbytbara värdehandlingar och andra säkerhetshandlingar, som under viss förutsättning skall återställas (t.ex. kvitton på utlånade förmål), är ej att anse som arkivhandlingar.

Anmärkning. En myndighets lager av egna för utdelning avsedda redogörelser, cirkulär o.d. utgör ej arkivhandlingar.